Журнал регистрации приказов на отпуск скачать

Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel


» » » » Опубликовано 31.01.2018 Обновлено 23.08.2019Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.Учет приказов на предоставлении штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и подчиненного.Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро. При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал.

Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, , и .Полный список распорядительных бланков содержится в .Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:

  1. ;
  2. и 3 лет и досрочный выход из них.

Важно!

Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов. Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации.

В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:

  1. срок хранения книги;
  2. дата начала и окончания ведения;
  3. название компании;
  4. должность ответственного работника, его ФИО.

Главная часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:

  1. номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
  2. номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
  3. дата приказа — данные из распоряжения;
  4. основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
  5. продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;
  6. данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
  7. примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.
  8. вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;

Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу.

Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора.

Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров.

Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании.

Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — .О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами.
Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — .О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге.

Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.

Книга регистрации приказов по отпускам

Обеспечить надлежащий учет кадровой распорядительной документации помогает журнал регистрации.В нем отражаются данные об оформленных приказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.Распоряжения с разными сроками хранения нужно регистрировать отдельно.Приказы об ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться 5 лет, регистрировать их нужно в отдельной книге.Учет и регистрация приказов ведется обычно в тех организациях, где большая численность персонала.Отражения данных об оформленных распоряжениях в отдельной сводной книге не дает запутаться в оформленной документации, позволяет в короткие сроки определить, когда и кто уходил в отпуск, какие изменения вносились в порядок его предоставления.Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить новому документу номер.Кроме того, такой учет позволяет быстрой найти нужный документ, помогает в случае судебных и трудовых споров подтвердить факт выполнения обязательств работодателем.Законодательство не содержит обязательства по оформлению журнала регистрации, так как функцию учета предоставляемых отпусков выполняет график Т-7.Однако компания вправе сама по своему желанию вести учет оформленных распоряжений в журнале, если ей это удобно.Форма журнала учета и регистрации не установлена.Компания может разработать свой удобный бланк, никаких строгих требований не предъявляется, так как данная учетная книга нужна исключительно для внутренних нужд организации, и проверяющими органами никогда не запрашивается.Оформляется журнал обычно в виде таблицы, в которой проводится регистрация очередного приказа.Зарегистрировать распоряжение о предоставлении отпуска – это, значит, внести основные сведения о нем в табличную часть журнала.Обычно в книгу включают графы со следующими наименованиями:

  1. дата составления приказа;
  2. документ основание – заявление работника или график;
  3. порядковый номер записи;
  4. ФИО работника, которому предоставляется ежегодный отдых;
  5. вид предоставляемого отдыха – рекомендуется приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках регистрировать отдельно от прочих, у которых больший срок хранения, если журнал предназначен исключительно для учета и регистрации распоряжений об ежегодном отдыхе, то данную графу можно исключить;
  6. номер распоряжения – присваивается в соответствии с разработанной в организации нумерацией;
  7. продолжительность отдыха – также переносится из распоряжения;
  8. дата начала и окончания отпуска из приказа;
  9. примечание – любая дополнительная информация.
  10. его должность или профессия;
  11. подразделение, где работает;

Это примерное содержание граф, которые включают исчерпывающую информацию об оформленном документе. По желанию графы можно изменить – сократить или дополнить.Журнал лучше вести отдельно для приказов с разным сроком хранения.Распоряжения, касающиеся ежегодного отпуска (его предоставления, переноса, продления), должны храниться 5 лет.Приказы о предоставлении неоплачиваемого отдыха, декретного отпуска должны храниться 75 лет, их лучше регистрировать в отдельных книгах.Если журнал оформляется в бумажном виде, то рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью, то есть оформить по стандартным правилам ведения учетных книг.Можно вести регистрацию в электронном виде, это упрощает процесс, при этом позволяет вести учет документации без нарушения правил трудового законодательства.Хранить журналы следует 3 года.Скачать журнал учета и регистрации приказов об ежегодном отпуске – образец.Так выглядит образец:Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.Однако ведение такого учета удобно, особенно в больших компаниях. Поэтому на практике подобные учетные книги широко распространены.Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде, никаких ограничений на этот счет нет.Рекомендуется регистрировать распорядительную документацию по ежегодным отпускам отдельно.Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом.

Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро.

При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:Важно!

Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов.

Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации.
К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации.

В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:

  1. срок хранения книги;
  2. название компании;
  3. дата начала и окончания ведения;
  4. должность ответственного работника, его ФИО.

часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:

  1. примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.
  2. номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
  3. номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
  4. вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;
  5. данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
  6. основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
  7. дата приказа — данные из распоряжения;
  8. продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;

Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу. Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора.

Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров.

Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами.

Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге. Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.При оформлении отпуска для сотрудника работодателю следует подготовить ряд документов, включая приказ на отпуск и записку-расчет отпускных, внести отметку в личную карточку работника. Некоторые работодатели также ведут для удобства журнал учета отпусков.Обязанность работодателя по ведению журнала учета отпусков не предусмотрена Трудовым кодексом, а также иными нормативно-правовыми актами.

Информация об отпусках отражается в приказе на предоставление отпуска и в графике отпусков.

Указанные документы обычно составляются по формам Т-6 и Т-7, утвержденным Росстатом.Между тем ведение журнала учета отпусков не запрещено законодательно. По желанию работодатель может разработать форму такого учетного документа. Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала.
Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала.

Это позволяет кадровикам избежать путаницы при предоставлении очередных отпусков.Так, на практике сотрудники зачастую не соблюдают графики отпусков.

Им может потребоваться продлить отпуск, если они заболели в этот период, на весь период временной нетрудоспособности.

Также сотрудника могут вызвать на работу в период его отпуска, он может брать отгулы в течение года в счет отпуска, разбивать отпуск на несколько частей и пр.

Все это обуславливает целесообразность ведения специального учетного журнала отпусков для внутренних целей.Ведение журнала об учете отпусков может быть необходимо организации для решения следующих задач:

  • Систематизации сведений об отпусках.
  • Получения наглядных сводных данных.
  • Обобщения информации о предоставляемых сотрудникам отпусках.
  • Отслеживания последовательности издания приказов об отпусках, недопущения нарушения нумерации и обеспечения непрерывности номеров.

В некоторых случаях журнал об учете отпусков может стать основанием для принятия важных кадровых решений (например, для решений о применении дисциплинарных взысканий), использоваться в качестве доказательства в суде или в иных целях.Журнал учета отпусков обычно ведет ответственный сотрудник кадровой службы.

Если он отсутствует, то соответствующие полномочия обычно имеет бухгалтер, специалист канцелярии или же сам руководитель.Так как приказ учета отпусков не является обязательным документом, то работодатель вправе сам определить способ ведения такого журнала. Допускается ведение журнала в письменном или электронном виде. Способ ведения документа определяется работодателем из соображений удобства.Бумажная форма ведения журнала обычно используется для придания документу юридической силы (ведь только так можно доказать, что в документ не вносились правки постфактум, из него не удалялись записи и пр.).

Также бумажный формат целесообразен, если предполагается ознакомление сотрудников с записями в журнале под личную подпись. Бумажный вариант журнала необходимо прошить и скрепить официальной печатью организации.Если журнал необходим работодателю только для внутренних целей и для обобщения данных, то более удобно вести его в электронном формате.Типовая форма журнала учета не утверждена, поэтому разрабатывается непосредственно в компании-работодателе. Готовый образец журнала учета отпусков можно скачать здесь.Также готовые формы учетных журналов в твердой обложке выпускают некоторые типографии.

Их можно приобрести по желанию в любом магазине, реализующем печатную продукцию.Способ ведения журнала работодателю целесообразно прописать в соответствующем локальном нормативном акте (например, в принятом Положении о кадровом делопроизводстве). > Делопроизводство > Заполнение журнала приказов > Журнал регистрации приказов по личному составу — образецКадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе.

Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существованияЖурнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналамиСотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы.

К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок.

Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации.

Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.Поделись, пожалуйста, ссылкойДеятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет.

2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок.

В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю.

Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности.

Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.Журналы хранятся 5 или 75 летКак мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации.

Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении.

Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

  1. о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
  2. журналы отпусков;
  3. о командировании работников;
  4. о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном видеГлавные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

  1. ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
  2. грамотное построение делопроизводства;
  3. надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации.

Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря.

В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами.

Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  • номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).
  • инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия.

На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала.

Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства.

Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).Ответственность за ведение журнала несет определенный работникОсновная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора.

Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).Ответственность за ведение журнала несет определенный работникОсновная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.Иногда задачи организации носят комплексный характер.

В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  1. Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.
  2. Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
  3. Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
  4. Приказы по работе администрации.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя.

Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.Журнал регистрации кадровых приказов: заполнениеКак было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать.

Например:

  1. сотрудник,
  2. основное содержание приказа,
  3. основание распоряжения.
  4. номер распоряжения,
  5. дата приказа,
  6. порядковый номер,
  7. табельный номер,

Примерные резервные колонки:

  • куда передали приказ,
  • отметка о направлении в дело, и так далее.
  • кто исполняет приказ,
  • расписка о получении, дата,
  • кто подписал приказ,

Иногда требуется колонка «Примечания».

Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна».

После этого вносится новая запись.Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а.

Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников.Последние изменения: Январь 2021Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами.

Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет.

Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  2. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  3. оплата труда, доплаты и премирование;
  4. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.
  5. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  2. дисциплинарные взыскания.
  3. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  2. сокращение численности.
  3. утверждения обновления штатного расписания;
  4. назначения работников на руководящие посты;

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации.

Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  1. на последнем листе;
  2. на титульной странице;
  3. в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу.

Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  • назначение совмещения.
  • перевод на другую должность;
  • Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  • Название распорядительного документа.
  • отпуска;
  • приём или увольнение;
  • внесение изменения в штатное расписание;
  • Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  • Номер, присваиваемый в момент издания.

    Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.

  • Информация о сотруднике – виновнике составления.
  • Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.Бесплатный вопрос юристуНуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера.

Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  1. срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  2. большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  • Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  • Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом).

К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  1. перемещение между должностями;
  2. трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  3. порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  4. совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  5. оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).
  6. совмещение сотрудника;
  7. прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  8. направление в командировку;

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия.

И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям.

В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  • простановка печати фирмы;
  • внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  • указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  • наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
  • документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  • указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях.

В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  1. список лиц, ответственных за ведение Книги;
  2. главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.
  3. титулка;

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  • дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).
  • наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  • полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  • дата заведения отчетной тетради;

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа.

Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  1. фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  2. подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.
  3. реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах.

Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  • нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).
  • дата подписания и регистрации Приказа;
  • перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  • порядковый номер подписанного документа;
  • вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке. Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления.

Вся информация должна быть последовательной.Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории.

Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.Пример применения буквенного шифра:

  1. О – предоставление любого из видов отпуска.
  2. К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  3. КМ – оформление командировок;
  4. В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  5. ЛС – распорядительные документы по личному составу;

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации.

Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ.

Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата.

Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.ПриложениеОбразец заполнения журнала учета приказов по личному составу Как делать красивые и понятные клиентам отчеты Валентина Евтюхина, специалист по digital-коммуникациям City Life Как работают коллекторы ПКБ Задолженности в банковских организациях — весьма неприятный факт, ведь по истечению некоторого времени Почта России Отслеживание посылок ФГУП «Почта России» занимает отдельную нишу в реестре стратегически важных Как можно получить гражданство Таджикистана для граждан РФ: все доступные способы Таджикистан – одна Приступаю к исполнению обязанностей директора Перед тем как генеральному директору предстоит назначение на должность, Новое в правилах рыболовства.