Сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2022

Сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2022

Получение компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях


425 Поделиться Возмещение средств за применение персонального транспортного средства – возврат расходов работникам, чья трудовая деятельность связана с поездками по служебной необходимости. Траты покрывает работодатель за счет собственных средств.ОглавлениеВозмещение расходов на применение собственного транспортного средства предоставляется, если разъездной характер осуществления трудовой деятельности прописан в должностных обязанностях, соглашении, которое заключается с гражданином.Компенсация выдается на основании одного из следующих документов:

  1. соглашения об аренде, по которому работодатель берет у гражданина машину в прокат;
  2. дополнительного соглашения об использовании автомобиля в рабочих целях;
  3. соглашение об услугах по перевозке – заключается с работниками, если личный автомобиль используется не постоянно, а время от времени.

Работодатель возмещает траты на:

  1. бензин, смазочные материалы;
  2. платную парковку в рабочее время;
  3. мойку.
  4. ремонт в случае выхода авто из строя;

Вопрос возмещения затрат за применение собственной машины в рабочее время регламентируется статьей В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации.

Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.Размер выплат определяют следующими способами:

  1. Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
  2. Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.

Чтобы определить сумму выплат, учитывают:

  1. траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.
  2. интенсивность поездок;
  3. износ авто;
  4. срок полезного использования;

За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.По действующему законодательству, компенсация работодателя за применение личного имущества по рабочей необходимости не подлежит налогообложению и с суммы не взимаются страховые взносы, если траты не превышают установленные нормы.В зависимости от рабочего объема двигателя машины, действуют следующие нормативы расходов: Материалы по теме 1 из 37

  1. до 2000 см3 – 1200 руб. в месяц;
  2. для мотоциклов – 600 руб.

    в месяц.

  3. от 2000 см3 – 1500 руб. в месяц;

Если возмещение за износ авто превышает установленные нормы, то суммы облагаются НДФЛ.

Исключение – траты на ремонт, ГСМ, техобслуживание.Неоднозначная ситуация возникает, если автотранспорт гражданин использует по доверенности. Налоговая инспекция, ссылаясь на ТК РФ, заявляет, что личная машина должна принадлежать человеку на правах собственности.

Следовательно, использование автотранспорта по доверенности не подходит под это определение.Суд это утверждение опровергает.

В законодательстве нет определения того, что является личным имуществом. Это позволяет под данным понятием подразумевать и машины, которыми гражданин пользуется по доверенности.При возникновении спорных ситуаций вопросы законности предоставления компенсаций за применение личного авто решают через суд.Данный вид выплат в бухгалтерском учете отображается в расходах компании по обычным видам деятельности.

В документации делаются следующие записи:

  1. дебет 26 – кредит 73: начислено возмещение расходов за применение сотрудником собственного транспортного средства;
  2. дебет 73 – кредит 50: сумма предоставлена работнику.

Компенсация сотруднику компании выплачивается на основании приказа руководителя. Для этого гражданин подает администрации заявление, в котором указывает следующие сведения:

  1. периодичность применения авто.
  2. обстоятельства использования машины по служебной необходимости;

К заявлению прилагаются документы:

  1. чеки, другие документы, подтверждающие расходы сотрудника на машину.
  2. путевой лист;
  3. на автомобиль, включая техпаспорт и свидетельство о постановке на учет;

Когда руководитель получает от сотрудника заявление, документы, он оформляет приказ.

В документе указываются следующие сведения:

  1. основание предоставления компенсации – ссылка документ, который был заключен с гражданином;
  2. технические характеристики транспортного средства;
  3. обоснование размера выделяемой суммы.
  4. номер технического паспорта авто;
  5. сумма дотации;

В документе указывают срок выдачи денег. Обычно средства предоставляют до конца текущего месяца.Приказ предоставляется работнику для ознакомления под роспись.

Ставя подпись в документе, гражданин дает согласие на получение указанной суммы в установленные сроки.Когда все формальности соблюдены, приказ передается в бухгалтерию. На его основании сотруднику предоставляют деньги.В выдаче компенсации руководитель компании может отказать.

Причины: Материалы по теме 1 из 71

  1. гражданин отказывается предоставлять чеки, другие документы, подтверждающие наличие, размер расходов;
  2. был установлен факт применения машины в служебное время в личной цели.
  3. предоставление неполного пакета документов;
  4. сотрудник не трудоустроен в организации;

Если работодатель отказывается возмещать расходы необоснованно, вопрос решается через суд.По мнению экспертов, нормативы, установленные законодательством, привязанные к рабочему объема двигателя, не могут покрыть расходы сотрудников при использовании личного транспортного средства по служебной надобности.

Если же размер компенсации будет превышать нормы, то с суммы будет взиматься НДФЛ.Это означает, что гражданин в любом случае не получит всего объема средств, которые он потратил в поездках на своем авто по рабочей надобности.

Из-за этого часто сотрудники отказываются пользоваться собственными машинами.В результате руководитель вынужден искать альтернативные способы выхода из создавшейся ситуации.Компенсация за использование личного транспортного средства – возмещение расходов, связанных с амортизацией авто, ее применением в служебных целях.

Работодатель обязан покрывать траты на бензин, парковку, ремонт машины.

Размер доплат, порядок их предоставления оговаривается заранее и фиксируется в дополнительном соглашении либо других документах.

    425 Поделиться Возраст: 38 лет, г. Москва, высшее юридическое образование, автор сайта invalid.expert РанееДалее Похожие материалы Популярное 135 151 Пособие по безработице приходит гражданам России, которым присвоен этот статус, 2 раза в месяц.… 99 616 1 из 259 Новое 42 4 631 2 690 2 819 2 832 1 из 5 1 821 2 492 2 819 1 из 4 2 685 2 704 2 736 1 из 5 24 523 13 732 6 977 1 из 29 Помощь юристов:Бесплатно по России: Москва и область: Санкт-Петербург и обл.: © 2022 — Invalid.expert. Все права защищены Adblock detector

Использование личного транспорта в служебных целях

Важное По теме Читайте все материалы (129) по теме . Есть обновление (+16), в том числе: 26 сентября 2018 г.

13:07 Автор: Шадрина Т., эксперт журнала Журнал «» № 9/2018 В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля.

Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом.

Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля.

Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация. Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях: 1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

2. Заключается . Рассмотрим эти варианты подробнее. Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

  1. работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
  2. работодатель знает об этом или согласен на это;
  3. размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением.

Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора.

Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора.

Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано.

Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017. Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника.

Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Однако есть иное мнение, высказанное судами: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом и не облагается страховыми взносами.

Об этом говорится в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14. Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон. При определении размера работодатели руководствуются: 1.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

  1. легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
  2. легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
  3. мотоциклы – 600 руб.

2.

Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563. Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.

В частности, установлены следующие предельные размеры:

  1. мотоциклы – 1 200 руб.
  2. легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
  3. легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

  1. времени использования личного транспорта в служебных целях;
  2. необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  3. объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт.

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства.

При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях.

В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.

Выглядеть это может следующим образом. … 5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию.

Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения. … В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т.

д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.

… 1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ дополнить трудовой договор пунктами следующего содержания: «5.3.

С 01.09.2018 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый. 5.4. С 01.09.2018 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (одна тысяча двести) руб., а также возмещаются расходы:

  1. на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
  2. на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.

5.5.

Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.

5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника». … Для того чтобы работник смог получить компенсацию, издается приказ.

Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования

«Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва № 16 по художественной гимнастике»

(МБУ ДО СДЮСШОР № 16) 14 августа 2018 г. г. Н. Новгород ПРИКАЗ № 42-к На основании ст. 188 ТК РФ и дополнительного соглашения от 14.08.2018 к трудовому договору от 11.09.2017 № 12 ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Установить с 01.09.2018 водителю И.

И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб.

см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый. 2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства: – на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов; – на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.

2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства: – на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов; – на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае. 3. Главному бухгалтеру Е. Е. Петровой производить выплаты И. И. Иванову за использование личного транспортного средства в следующие сроки: – ежемесячную компенсацию – в последний день месяца; – выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И.

И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов. Директор Сидоров С. С. Сидоров С приказом ознакомлены: Петрова, 15.08.2018 Е.

Е. Петрова водитель Иванов, 14.08.2018 И.

И. Иванов В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов. На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.

При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату. Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.

В договоре обязательно указываются:

  1. размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;
  2. иные условия, согласованные сторонами.
  3. срок аренды;
  4. транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор, то есть учреждение (ст. 646 ГК РФ). В полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Отметим, что спортивное учреждение при каждом внесении арендной платы сотруднику, у которого арендует транспортное средство, должно удерживать НДФЛ в размере 13 %. А вот на арендную плату не начисляются (ст.

420 НК РФ). При расчете налога на прибыль учреждение может уменьшить сумму дохода на величину арендной платы и иных произведенных в соответствии с договором аренды расходов. Главное, чтобы такие расходы были документально подтверждены. Отметим, что нередко возникает путаница: учреждение арендует у работника автомобиль, но выплачивает ему компенсацию, а не арендную плату.

Некоторые сотрудники пытаются воспользоваться этим и обращаются в суд с требованием о взыскании арендной платы по договору.

Суды, рассматривая такие споры, тщательно исследуют все материалы дела.

Например, работодатель взял в аренду автомобиль сотрудника.

В договоре определен размер арендной платы, но работник данных выплат не получал и обратился в суд с требованием об их взыскании. Суд первой инстанции удовлетворил требования работника.

Однако апелляционная инстанция отменила это решение. Рассматривая жалобу, суд установил, что между сторонами фактически сложились правоотношения по использованию личного имущества в служебных целях, компенсация за использование имущества истца (автомобиля) выплачена ему в полном объеме.

Согласно расчетным листкам и справкам по форме 2-НДФЛ работнику ежемесячно выплачивались заработная плата и компенсация за использование автомобиля.

Кроме того, выяснилось, что автомобиль на протяжении всего времени находился у работника, он единолично осуществлял пользование транспортным средством, то есть фактически автомобиль ответчику не передавался. В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились.
В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились.

Значит, фактически автомобиль в аренду не передавался.

Следовательно, и арендная плата взыскана быть не может (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2018 по делу № 33-107/2018). Подводя итог, скажем, что использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства.

В первом случае заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за использование транспортного средства и расходов, связанных с его использованием.

Во втором случае спортивное учреждение может заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем или без такового.

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

Автор статьи Натали Феофанова 6 минут на чтение 7 355 просмотров Содержание Использование автотранспорта сотрудника предприятия в работе осуществляется в целях производственной необходимости при разъездном характере труда. Работодатель компенсирует затраты, произведенные сотрудником при эксплуатации техники. Условия предоставления компенсации по договоренности между работодателем и работником определяются в соответствии со ст.

188 ТК РФ. В статье расскажем, как рассчитывается компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2022, дадим образцы документов. Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем.

Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта.

Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.

Тип договора Дополнительные условия Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником Договор аренды Передача автотранспорта производится по акту.

Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов Договор на оказание транспортных услуг Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты Договор заключается и при осуществлении разовой поездки.

Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат.

Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.

ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:

  1. Расходов на приобретение топлива и ГСМ.
  2. Произведенных при эксплуатации иных затрат.
  3. Проведения текущего ремонта.
  4. Платы за парковку в течение рабочей смены, мойку автомобиля.

По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание. Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником.

Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально.

В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются.

Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта. Работодатель покрывает только траты, связанные с износом и текущими расходами на использование личного транспорта сотрудника, за управление техникой плата не производится. Работник эксплуатирует технику в рамках трудовых обязанностей, оплата за исполнение которых производится заработной платой.

Читайте также статью: → «». Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации. Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами.

Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563.

Сумма для легкового транспорта составляет:

  1. 2 400 рублей при объеме двигателя до 2 тысяч куб. см.
  2. 3 000 рублей для двигателей объемом свыше 2 тысяч куб. см.

В отношении личного грузового транспорта, привлекаемого для решения производственных задач, законодательством норм не установлено.

Компенсируемые лицу суммы определяются по договоренности о привлечении транспортного средства. Начисление оговоренной суммы должно подкрепляться первичными документами о расходах, понесенных при эксплуатации техники.

Читайте также статью: → «». Вопрос №1. Обязательно ли указывать сумму компенсацию за использование личного транспорта в договоре?

Точную суммы компенсации не требуется указывать в договоре. Обязательным условием является перечисление расходов, компенсируемых работодателем. Сумма выплат зависит от наличия подтверждающих документов и количества дней использования транспорта. Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?

Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?

Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия. Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта. При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря).

Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации. При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления.

В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды. Порядок действия Описание условий Подача работником заявления Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется Представление документов на транспортное средство В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем Достижение договоренности с работодателем Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон Заключение договора Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование Составление акта приема-передачи Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем.

Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него. Если условие управления транспортом не оговорено, водителем автомобиля может быть любое лицо.

К договору аренды составляется акт приема-передачи транспорта, подписываемый обеими сторонами. Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Тип договора Взимание НДФЛ Соглашение к трудовому договору С сумм компенсации налог не удерживается Договор аренды Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом Договор оказания услуг в форме ГПХ Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально.

Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент. На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно.

В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.

Для учета движения средств используется счет 73. Счет отнесения расходов зависит от профиля предприятия и отделения, в котором трудится работник. Включение в состав расходов для целей БУ производится при начислении сумм.

Читайте также статью: → «». Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года.

Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:

  1. Начисляется сумма компенсации: Дт 44 Кт 73 на сумму 1 636,32 рублей;
  2. Производится выплата работнику на счет: Дт 73 Кт 51 на сумму 1 636,32 рубля.
  3. Рассчитывается сумма компенсации: К = 3 000 / 22 х 12 = 1 636,32 рублей;

Налог при выплате не удерживается.

Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы. Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст.

346.16 НК РФ). При учете расходов ⇓

  1. Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
  2. Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
  3. Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.
  4. Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
  5. Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.

При включении затрат требуется иметь полный перечень документов, подтверждающих экономическую оправданность расходов, позволяющих выплачивать компенсацию. При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм.

Оспаривание сумм производится в судебной инстанции. Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности.

Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.

Вопрос №3. Нужно ли обосновывать расходы на эксплуатацию транспорта, если компенсация выплачивается в форме арендной платы? Договор аренды предусматривает выплату платы в фиксированной сумме.

Подтверждать фактические расходы не требуется. Для внесения сумм в состав расходов необходимо иметь договор, акт и подтверждение использования транспорта в коммерческой деятельности. Вопрос №4. Является ли путевой лист обязательным документом, подтверждающим эксплуатацию транспортного средства?

Требование о необходимости наличия путевых листов является спорным вопросом. При выплате сотруднику компенсации в установленной фиксированной сумме количество дней эксплуатации транспорта можно определять по числу дней нахождения на рабочем месте. Дни отсутствия по причинам болезни, отпуска и другим исключаются из расчета положенной суммы.

Поделитесь статьей

(голосов: 4, средняя оценка: 2,25 из 5)

Загрузка. Рекомендуем похожие статьи Запишитесь в онлайн-школу Бухгалтерия для чайников 29 авторских уроков Поле не заполненоПолучить сейчас!

Более 45 000 подписчиков Наши книги © 2022 – Налоги и бухгалтерия Копирование материалов сайта запрещено. Все материалы, любая текстовая информация, графическая или видео, а так же структура сайта и оформление страниц, защищены российским и международным законодательством. Присоединяйтесь к нашим сообществам в социальных сетях ^ Adblockdetector

Личный авто в служебных целях: сколько?

как? почему?

Согласно ст.188 ТК РФ при использовании работником личного транспорта в интересах работодателя, ему выплачивается компенсация за использование и возмещаются расходы, связанные с таким использованием. Размер возмещения расходов определяется в трудовом договоре.Согласно п.1 пп.11 ст.

НК РФ данная компенсация может быть включена в налоговую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N92 от 08.02.2002г.Норма расходов (руб. в месяц)Легковые авто с рабочим объемомдвигателя до 2.000 куб. см. включительно 1.200Легковые авто с рабочим объемомдвигателя свыше 2.000 куб.

см. включительно 1.500Мотоциклы 600Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с эксплуатацией автомобиля не облагаются НДФЛ (п.1 ст.217 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 20.04.2015 N03-04-06/22274 ) и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ, Письмо Минтруда РФ от 27.07.2016 N17-3/В-291) в пределах, установленных Соглашением работника и работодателя при наличии подтверждающих документов.

Могут ли расходы на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт, возмещаемые сотрудникам учитываться в составе расходов по налогу на прибыль? Согласно Письму Минфина от 14.08.2017г.

№03-03-06/1/52036 В размерах вышеприведенных компенсаций, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому их стоимость не может быть повторно включена в состав расходов.Какими документами подтвердить расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля?Следующие документы необходимо подготовить для подтверждения расходов:

  1. Документы, подтверждающие факт использования автомобиля в служебных целях. Например, если работник находится в отпуске, то такие расходы не могут быть компенсированы;
  2. Документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику;
  3. Документы, подтверждающие сумму понесенных расходов (путевые листы, чеки на покупку ГСМ, др.).

Пример Соглашения об использовании личного автомобиля:Соглашение об использовании личного автомобиля работника в служебных целях«__» ____________ 20__ г. г. ____________ ______________________________________ (________________), именуем__ в дальнейшем «Работодатель», в лице ________________________, действующего на основании __________________ , с одной стороны, и водитель автотранспортного средства _________________________________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», руководствуясь статьей 188 Трудового кодекса РФ, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:1.

В интересах Работодателя Работник использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль марки (модели) ______________________________________, год выпуска ______, рабочий объем двигателя ______ куб.

см, государственный регистрационный знак _________________, идентификационный номер (VIN) _____________________, цвет ___________ .2. Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях возмещаются расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, в соответствии с нормами расходов топлива и на основании представляемых Работником чеков ККТ АЗС и путевых листов, а также выплачивается компенсация _______________________________________________________ .3. Расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются работнику исходя из ____________ — ___л/____ км и километража, пройденного в служебных целях, по сведениям путевого листа.4.

Для получения компенсации Работник до ____ числа месяца, следующего за истекшим, предоставляет в бухгалтерию:

  1. документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы;
  2. путевой лист по форме ______ с указанием маршрута следования по служебным поручениям.

5.

Порядок выплаты денежной компенсаций и возмещения расходов: ___________________________________________________________________________.6.

За время нахождения Работника в отпуске, командировке (если при этом не используется личное транспортное средство) или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.7. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами.

8. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.Приложения:1) копия свидетельства о регистрации транспортного средства;2) копия водительского удостоверения Работника.Работодатель: Работник:_____________ _____________Сумму компенсации можно предусмотреть в Соглашении в фиксированной сумме или выплачивать на основании расчетной величины (например, в зависимости пройденных километров). Если принято решение выплачивать компенсацию на основании расчетной величины, тогда в Соглашении следует прописать порядок расчета и ежемесячно готовить бухгалтерскую справку. Пример бухгалтерской справки для расчета компенсации за использование личного автомобиля.УТВЕРЖДАЮБухгалтерская справка-расчеткомпенсации за использование легкового автомобиля работника за (месяц) 20__ г.________________________________________________ использовал личный автомобиль в служебных целях в ____________ 20__ г.

__ рабочих дней, за которые было пройдено ____ км пути (маршрут указан в путевом листе и прилагается к настоящей справке).

  1. Компенсируется стоимость __ литров бензина, в сумме _____ руб. (чеки АЗС прилагаются к настоящей справке);
  2. Компенсируется износ автомобиля в фиксированном размере в сумме ____ руб.;
  3. Компенсируется стоимость платной парковки за ___ рабочих дней в сумме ________ руб. (квитанции об оплате прилагаются к настоящей справке).

Общая сумма компенсации составляет _______ руб.Приложения:1.

Путевой лист движения автомобиля в ________ 20__ г. На __ листах.2. Чеки на покупку ГСМ в ________ 20__ г. На __ листах.3. Квитанция об оплате парковки за ________ 20__ г.

На __ листах.Главный бухгалтер ____________ ___________ (подпись) __.__.20__ Теги: Пост написан пользователем Это авторский материал.