Списание бензина при командировке на личном транспорте

Как производится списание ГСМ без путевых листов


6780 Содержание страницы Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, , однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете.

Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже. Какие есть обязательные ? Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд.

Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином.

Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла.

В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива). Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени.

Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы.

В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию.

Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем. Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  • Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.
  • При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего. Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает.

Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г.

делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы.

Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г.

Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Как признавать ? Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

  1. 25 + 120 = 145 л.
  2. 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
  3. 25 * 41 = 1025,00 руб.
  4. 120 * 39 = 4680,00 руб.
  5. 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты. Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах.

Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае. Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км.
Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км.

Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T. Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период.

Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются.

Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб.

Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб. Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Как учесть влияние зимних условий при ?

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт.

Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше. ООО «Рассвет» ПРИКАЗ №5 г. Москва 1 июня 2021 г.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.

3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П. С приказом ознакомлены: главный инженер Мартынов А.А.

заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.

главный бухгалтер Михалкова Т.В. ФАЙЛЫ

  • Приняв такое решение, необходимо издать приказ, отражающий новый механизм контроля затрат в соответствии с законодательством РФ.
  • Учет списания ГСМ возможен без использования путевого листа, если организация не является перевозчиком.
  • В случаях, когда топливо можно списать без учета пробега, пробег представляет собой постоянную величину либо используются современные технические системы контроля за использованием горючего, организация имеет право разработать собственные учетные формы, отказавшись от путевых листов.

Компенсация расходов на гсм для сотрудников с личным транспортом

/ Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: «» с комментариями и выводами от практикующих специалистов.СодержаниеДата публикации 13.02.2020Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он едет в командировку на личном автомобиле? По какому виду расходов и коду КОСГУ отразить эти расходы в учете казенного учреждения субъекта РФ?

Какие документы оформить?Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.

166 ТК РФ).В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

  1. расходы по найму жилого помещения;
  2. расходы на проезд;
  3. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
  4. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ.Трудовой кодекс РФ и положение, утв.

постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), не ставят обязанность работодателя возмещать расходы на проезд до места командировки и обратно в зависимость от вида транспорта, которым сотрудник добирается до места назначения. Об этом говорится, например, в письме Минфина России от 27.11.2019 № 03-03-07/92053.Расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте могут быть закреплены в нормативном акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) в перечне расходов на проезд или в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Об этом говорится, например, в письме Минфина России от 27.11.2019 № 03-03-07/92053.Расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте могут быть закреплены в нормативном акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) в перечне расходов на проезд или в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

В таком случае они возмещаются по КВР 112 (122, 142) и подстатье 226 КОСГУ (п.

46.5 порядка, утв. приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н, п.

10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее — Порядок № 85н, 209н). В ином случае эти расходы следует квалифицировать как закупку через подотчетное лицо по КВР 244. Такие разъяснения даны в п. 2.3 письма Минфина России от 10.08.2017 № 02-05-11/52212.

Полагаем, этой логикой можно руководствоваться и в целях применения Порядка № 85н.В письме от 15.07.2016 № 01-05-10/41796 специалисты Минфина России допускают принятие ГСМ к учету на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов (если работник приобрел ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом). Применительно к действующим редакциям инструкций записи будут следующими:Дебет КРБ 1 106 34 343 Кредит КРБ 1 208 26 667 – приняты к учету расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);Дебет КРБ 1 105 33 343 Кредит КРБ 1 106 34 343 – приняты к учету ГСМ, приобретенные в командировке (п.

23 Инструкции № 162н).По нашему мнению, компенсационный характер выплаты расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает необходимости постановки на учет ГСМ в качестве нефинансовых активов.

Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ закреплены в перечне командировочных, в учете можно сделать запись:Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 401 20 226 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 667 – приняты расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н).Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не включены в перечень командировочных, то приобретенные ГСМ необходимо оприходовать:Дебет КПС (000) 1 105 33 343 Кредит КПС (КРБ 244) 1 208 34 667 – приняты к учету ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н, п. 11.4.3 Порядка № 209н).Списание фактически израсходованных ГСМ, ранее принятых к учету, оплаченных сотрудником в командировке, отражается на основании акта (ф.

Рекомендуем прочесть:  Практика спора в суде по 264 1 ук рф

0504230), составленного комиссией по поступлению и выбытию активов и утвержденного руководителем учреждения с приложением к нему путевого листа:Дебет КПС (000) 1 401 20 272 Кредит КПС (000) 1 105 33 443 — списана стоимость израсходованных ГСМ (п. 26 Инструкции № 162н).Сумма расходов подотчетного лица отражается согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету ф.

0504505 (п. 216 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н).

К нему сотрудник должен приложить служебную записку и подтверждающие документы: путевой лист, квитанции, чеки (п. 7 Положения № 749).Возмещение сотруднику произведенных расходов отражается записями:Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 567 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 304 05 226; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы закреплены в перечне командировочных (п.

84 Инструкции № 162н);Дебет КПС (КРБ 244) 1 208 34 567 Кредит КПС (КРБ 244) 1 304 05 343; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы не закреплены в перечне командировочных (п.

84 Инструкции № 162н).Существует еще один вариант оформления операции – возместить сотруднику стоимость ГСМ в качестве компенсации за пользование личным имуществом согласно ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Пунктом 48.1 Порядка № 85н, п. 10.2.2 Порядка № 209н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 222 КОСГУ.

10.2.2 Порядка № 209н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 222 КОСГУ.

Возмещение расходов сотрудника на приобретение ГСМ удовлетворяет понятию компенсации в натуральной форме, соответственно, может быть отнесено на подстатью 214

«Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме»

КОСГУ в увязке с элементом вида расходов 112 (122, 142) (п.

10.1.4 Порядка № 209н).Не пропускайте последние новости — подпишитесьна бесплатную рассылку сайта:

  1. ваш e-mail не передается третьим лицам;
  2. десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  3. рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;

При использовании личного имущества сотрудников в служебных целях компания обязана ему выплатить соответствующую компенсацию, а также возместить расходы, связанные с использованием этого имущества. Казалось бы, если речь идет об использовании личного автомобиля работника, то к возмещаемым расходам вполне можно отнести и стоимость бензина. Однако по сей день такой подход чреват возникновением претензий со стороны налоговых органов.

Поэтому при необходимости использовать имущество сотрудников для налоговых целей имеет смысл, что называется, пойти иным путем.Статья 188 Трудового кодекса гласит, что при использовании работником с согласия работодателя и в его интересах своего личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием (при условии их документального подтверждения).

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.В свою очередь, в силу положений подпункта 4 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса (далее — Кодекс) компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах по налогу на прибыль на дату их выплаты в размере, предусмотренном этим самым письменным соглашением с работником. Однако здесь есть как минимум одно «но».

Дело в том, что согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются только в пределах норм.Таковые определены в Постановлении Правительства от 8 февраля 2002 г.

N 92:Объем двигателя легкового автомобиляНорматив расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (руб/мес.)До 2 000 куб. см включительноСвыше 2 000 куб. смТаким образом, суммы «личных» компенсаций, превышающие установленный норматив, компании не могут списать на расходы при исчислении налога на прибыль.

Собственно говоря, с этим никто и не спорит.

Вопрос в другом. Согласно ТК сотруднику помимо «личной компенсации» возмещаются и расходы, связанные с использованием в служебных целях его автомобиля.

Каких-либо специальных норм, которые бы ограничивали сумму такого возмещения для целей налогообложения прибыли, Кодекс не содержит.Соответственно, это нам дает основание утверждать, что если возмещение расходов на бензин предусмотрено соглашением, заключенным сотрудником, а их размер подтвержден документально, то никаких препятствий для их учета в составе расходов по налогу на прибыль как таковых нет.

Однако не тут-то было.Либо компенсация, либо расходы на бензин?Минфин в письме от 10 апреля 2017 г. N 03-03-06/1/21050 заявил, что «личные» компенсации уже включают в себя возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), а потому стоимость расходов на бензин, возмещаемых работнику, использующему личный транспорт в служебных целях, нельзя повторно учесть в составе расходов.Отметим, что такой вывод чиновники делают не в первый раз.Так, в письме Минфина от 21 июля 1992 г. N 57, где прописывались порядок и условия выплаты компенсаций за использование в служебных целях личных автомобилей работников, прямо говорилось о том, что в нормах «личных» компенсаций уже учтены расходы, в том числе на ГСМ.

Продублирована эта позиция также в письмах Минфина от 23 сентября 2013 г. N 03-03-06/1/39239 и от 19 августа 2016 г.

N 03-03-06/1/48789.Аргументы против В то же время на сегодняшний день письмо Минфина от 21 июля 1992 г. N 57 уже отменено. Плюс ко всему совершенно очевидно, что установленные нормы «личных» компенсаций, если в них еще и заложены затраты на ГСМ, давно устарели. Сейчас в среднем один литр бензина АИ-95 стоит около 38 руб.

Соответственно, чтобы уложиться в норматив, «личный» автомобиль с двухлитровым двигателем должен «съесть» чуть более 30 литров (1 200 руб. : 38 руб.). Если говорить опять же в «среднем», то проехать на этом автомобиле можно будет около 300 км за месяц (!). Очевидно, что при таком раскладе в дальнюю командировку на личном транспорте сотруднику будет отправляться просто накладно.Немного о «личном» С «личными» компенсациями сопряжена и еще одна налоговая проблема.
Очевидно, что при таком раскладе в дальнюю командировку на личном транспорте сотруднику будет отправляться просто накладно.Немного о «личном» С «личными» компенсациями сопряжена и еще одна налоговая проблема. Дело в том, что статьей 188 ТК предусмотрена выплата компенсации за использование именно личного имущества работника.

И, как разъяснил Минтруд в письме от 13 ноября 2015 г. N 17-3/В-542, возмещение расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.

Исключение чиновники делают только для случаев, когда сотрудник управляет по доверенности автомобилем супруги, который был им приобретен в браке (см.

письмо Минтруда от 27 июля 2016 г. N 17-3/В-291).Альтернативный вариантКак видим, в настоящее время компаниям, которые выплачивают сотрудникам «личные» компенсации, с точки зрения возникновения налоговых рисков безопаснее не учитывать в расходах возмещенные им затраты на бензин.

При таких обстоятельствах имеет смысл подумать об ином оформлении отношений с работником.

К примеру, можно взять его… в аренду. Соответственно, и арендную плату, и затраты на ГСМ можно будет учитывать в составе расходов в общем порядке (при условии их экономической обоснованности и наличия документального подтверждения). Минусы в данном случае тоже есть: в отличие от «личных» компенсаций, предусмотренных ТК, арендная плата должна быть включена в базу по НДФЛ.

Минусы в данном случае тоже есть: в отличие от «личных» компенсаций, предусмотренных ТК, арендная плата должна быть включена в базу по НДФЛ. Страховыми же взносами ни «личные» компенсации, ни выплаты по договору аренды не облагаются (см. Страховые взносы на выплаты по договору аренды) (п.

4 ст. 420 НК, письмо ФНС от 7 февраля 2017 г.

N БС-4-11/2190). P.S.В завершение отметим, что нормы «личных» компенсаций для целей налогообложения прибыли установлены только для случаев, когда в служебных целях используется личный легковой (!) автомобиль сотрудника. То есть для грузовиков таких норм не предусмотрено. Соответственно, при использовании в предпринимательской деятельности личного грузового автомобиля работника выплачиваемая ему компенсация учитывается в составе расходов в размере, предусмотренном в соглашении, подписанном с данным работником.Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:Возможна ли компенсация ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях сотрудникам, использующим свои машины на работе?

Может ли компания включить такие затраты в состав расходов по налогу на прибыль? Правильный ответ – в статье.Действующее законодательство предусматривает возможность использования имущества работников в деятельности организации с их согласия с условием выплаты компенсации. Конкретные условия, такие как: вид имущества, размер компенсации, период использования, устанавливаются в соглашении между работником и работодателем.Обычно это оформляется как дополнительное соглашение к трудовому договору.

Однако такие правоотношения могут быть оформлены и приказом руководителя организации.

Волеизъявление работника подтверждает подпись об ознакомлении с документом.Важно знать, что компенсация ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях НДФЛ не облагается без учета величины выплаты.

Нормируются только расходы на прибыль. Подоходного налога и обязательных страховых взносов это не касается.

Не облагается вся сумма компенсации, установленная соглашением работника и работодателя.В принципе размер компенсации за эксплуатацию машины может быть любым, главное его обосновать.

Однако для целей налогообложения прибыли такие затраты предприятия учитываются в пределах норм. Они утверждены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.По мнению чиновников, они уже включают в себя компенсацию ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях 2021 .

И не только топливо включено в данный норматив.

Сюда входит износ, техническое обслуживание и ремонт.Норма расходов на выплату компенсации за автотранспорт составляет:Транспортное средствоСумма компенсации в месяцлегковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно1 200легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см1 500мотоциклы600Если же организация кроме выдачи работнику данной суммы выплачивает возмещение ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях , то такие суммы при налогообложении прибыли учитывать нельзя.

Такого мнения придерживаются чиновники контролирующих ведомств (см., например, письма Минфина от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).Другим вариантом оформить такие правоотношения является аренда автомобиля работника. То есть работодатель может заключить договор аренды с работником и эксплуатировать арендованный автомобиль.В этом случае организация сможет без проблем учесть расходы на ГСМ, не обращая внимания на установленный лимит (письма Минфина от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81, от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806). При этом следует учитывать, что с дохода работника придется удерживать НДФЛ.Не всегда предприятия располагают достаточным уровнем финансирования, который позволял бы снабжать сотрудников служебным транспортом.

Поэтому люди, чья работа подразумевает разъездной характер, используют личные автомобили. Они имеют право на компенсацию затрат на ГСМ.При использовании личного автомобиля между работником и организацией заключается договор, на основании которого компенсируются затраты личных денежных средств на горюче — смазочные материалы. Правила его составления и требования к документу определены ст.

188 ТК РФ.Компенсация транспортных расходов выплачивается только при постоянном использовании личного автомобиля в служебных целях. Это не касается, например, ежемесячных командировок, при которых основанием для начислений будет служить командировочный лист.Использование личного автомобиля сотрудника в нуждах предприятия невозможно без его согласия. Для эксплуатации личной машины в интересах организации потребуются:

  1. распоряжение, определяющее виды компенсируемых издержек, алгоритм расчета суммы, порядок и сроки ее выплаты.
  2. приказ руководителя предприятия, утверждающий список должностей с разъездным характером работ;
  3. должностная инструкция с описанием условий труда, прав и трудовых обязанностей сотрудника;
  4. соглашение об использовании личного автомобиля гражданина в трудовой деятельности;

Соглашение можно включить в трудовой договор при его составлении или оформить в виде приложения к нему.Помимо стоимости топлива, могут возмещаться:

  1. восстановление после повреждений, полученных в ходе эксплуатации в рабочее время и т.д.
  2. расходы на амортизацию;
  3. техническое обслуживание;
  4. мелкий ремонт;

Конкретный перечень трат, а также размер их возмещения определяется на стадии заключения соглашения об использовании машины сотрудника в нуждах организации.На законодательном уровне отсутствуют ограничения по типу личного транспорта, который может использоваться в интересах организации.

При соблюдении всех правил и условий оформления, компенсация ГСМ и других предусмотренных трат полагается в отношении как легковых, так и грузовых автомобилей.Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:

  1. информация о работнике;
  2. значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
  3. сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
  4. собственноручная подпись заявителя.
  5. сумма к выплате;
  6. дата составления заявления;
  7. сведения о работодателе;
  8. краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
  9. количество служебных поездок за последний месяц;

Типовой образец заявления на возмещение расходов на бензин можно скачать здесь.На основании поданной записки руководителем издается приказ на оформление компенсации, на основании которого бухгалтерия начисляет работнику указанную сумму.

Выплата производится в ближайший день выдачи заработных плат.Сумм, подлежащая возмещению, рассчитывается по методу, указанному в соглашении. Существуют три варианта:

  • исходя из показателей тахометра автомобиля;
  • в фиксированном размере независимо от фактической суммы расходов.
  • без учета километража, по путевым листам или журналам передвижений;

В первых двух случаях для получения денежных средств работник должен предоставлять подтверждающие документы: чеки с автозаправочных станций, квитанции о прохождении техосмотра, путевые листы и т.д.Денежное возмещение за топливо и траты на обслуживание автомобиля, используемого в служебных целях, облагается налогом на прибыль по ставке в 13%.

Кроме того, работодатель обязан отчислять страховые взносы в фонды за этот доход.Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  1. текущее техническое обслуживание;
  2. возможный внеплановый ремонт.
  3. затраты на ГСМ;
  4. амортизация транспортного средства;

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2021 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandirovki-komandirovki-v-vyhodnye-dniПутевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года .Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  1. паспортные данные;
  2. срок действия;
  3. данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
    1. реквизиты документа: название и номер;
    2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)
    3. фамилию, имя, отчество,
    4. сведения об используемом транспортном средстве:
      1. государственный номер,

      Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

      • копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
      • чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
      • авансового отчета;
      • заполненного путевого листа;
      • служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

      При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т.

      д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года .Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника. При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606 ).Договор аренды заключается в письменной форме.

      Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него.

      Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель. Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя.

      Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е. компания, отправляющая сотрудника в командировку.Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси.

      При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

      • дату выдачи квитанции;
      • наименование перевозчика, его ИНН;
      • подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.
      • сумму проезда;
      • реквизиты квитанции: серию, номер;

      Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.

      Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.

      Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.Добрый день! Работодатель отправляет на обучение 4 человека на моем автотранспорте по маршруту Ростов-Таганрог ежедневно на 5 дней. Какие мне нужны документы для оформления командировки и возмещения расходов?Наталья Гущина АвторОформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку.

      В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями.

      Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).

      Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы. Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения.

      После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочног о удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной.

      В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.Условия проезда в вашем случае решаются исключительно с вашим работодателем, в любом случае сохраняйте чеки с заправок и фиксируйте расход топлива на служебные поездки.

      • Грудцына, Л. Ю. Адвокатское право / Л.Ю. Грудцына. — М.: Деловой двор, 2014. — 320 c.
      • Гамзатов, М.Г. Английские юридические пословицы, поговорки, фразеологизмы и их русские соответствия / М.Г. Гамзатов. — М.: СПб: Филологический факультет СПбГУ, 2013. — 142 c.
      • Марченко, М.Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / М.Н. Марченко. — М.: Норма, 2017. — 415 c.
      • Рагулин, А.В. Современные проблемы регламентации и охраны профессиональных прав адвоката-защитника в России / А.В. Рагулин. — М.: Юркомпани, 2015. — 290 c.
      • Косаренко Н. Н. Валютное право. Курс лекций; Wolters Kluwer — Москва, 2010. — 144 c.

      Юрист.

      Опыт работы: 10 лет. Специализация: административное право.10 часов назад20 мин чтения23 часа назад23 мин чтения1 день назад25 мин чтения2 дня назад26 мин чтения4 дня назад22 мин чтения5 дней назад21 мин чтения1 неделя назад24 мин чтения1 неделя назад23 мин чтения

      Оформление командировки сотрудника на личном автомобиле

      » При отправке в командировку работники имеют право пользоваться личным транспортным средством.

      Для этого между сотрудником и работодателем заключается соглашение, в котором указываются все детали будущей поездки.

      Направление гражданина в командировку на собственном автомобиле предусматривает .

      Законодательство регулирует правила командирования на служебном автомобиле и личном транспорте. Эти вопросы рассматриваются в Трудовом кодексе РФ, Постановлениях Правительства № 92 и 749. Кроме того, организации закрепляют правила оформления командировок в своих внутренних нормативных актах.

      ВНИМАНИЕ! Использование автомобиля для служебных поездок с компенсацией расходов возможно исключительно при согласии работодателя и наличии соответствующей письменной договоренности. Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто.

      Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9.

      После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа.

      Дополнительно можно и командировочное удостоверение.

      Второй этап – составление путевого листа.

      Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина. Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или в течение трех дней.

      Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции.

      В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней.

      При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

      Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки.

      К ним относятся:

      1. копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
      2. ;
      3. квитанции и чеки, подтверждающие затраты.
      4. путевой лист;

      Дополнительно могут оформляться и авансовый отчет. Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов.

      Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:

      • Название и порядковый номер.
      • Личные данные работника.
      • Срок действия (срок служебной поездки).
      • Расход ГСМ.
      • Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).

      ВАЖНО!

      Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания. Основные образцы документов:

      1. .
      2. .

      Согласно ст.

      168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:

      1. проезда к месту назначения и обратно;
      2. прочих расходов при согласовании с работодателем.
      3. съема жилья для временного проживания;

      определяется начальником. Кроме них, гражданину начисляется заработная плата за все рабочее время, которое заняла командировка водителя.

      Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:

      1. служебная записка.
      2. квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
      3. маршрутный лист;
      4. чеки на ГСМ;

      Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.

      При поломке машины работник сохраняет документы, подтверждающие траты на ремонт автомобиля в пути (чек).

      Однако работодатель не может быть уверен в том, что повреждение действительно произошло во время командировки. Поэтому такие случаи иногда считаются спорными. Во избежание серьезных последствий сотрудник должен заблаговременно проверить наличие страхового полиса на автомобиль.

      Этот документ позволит избежать дополнительных расходов при ДТП, в котором работник не будет виноват. При установлении виновности сотрудника в ДТП компенсационные выплаты производятся на усмотрение работодателя. Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Сумма отпускных рассчитывается по усредненному заработку за день.

      Если в течение расчетного периода работник Заработок сотрудников выплачивается в установленный трудовым законодательством срок. Это касается и денег, начисляемых при Несвоевременно выплаченные взносы в казну государства или неверные расчеты влекут наложение административных санкций.