Написать отказ от поставки товара клиенту

Письмо-отказ


28997 Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде. В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями.

Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

  1. Проверено экспертом
  2. Онлайн просмотр
  3. Бланк и образец
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки.

Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина. В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается. При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества.

Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»). Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании. формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия).

При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание.

В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции.

Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  • В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  • Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  • При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  • В заключение подпишите письмо и датируйте.

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации.

Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Письмо о задержке поставки товара

17802 Образец письма о задержке поставки товара, доступный для скачивания ниже, иллюстрирует всю важность подобной документации для партнерских отношений компаний.

Посредством этого письма один контрагент в приемлемой форме сообщает другому о невозможности поставить товар в оговоренные сроки.

Подобного рода бумаги значительно упрощают взаимодействие, предоставляя сторонам возможность вести конструктивный диалог.

  1. Бланк и образец
  2. Бесплатная загрузка
  3. Проверено экспертом
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ составляется в свободной форме, унифицированных бланков и типовых образцов этого документа не существует. Однако при составлении деловых писем следует соблюдать ряд правил, гарантирующих впоследствии юридическую грамотность предоставления документации.

Если у организации есть специальные бланки с указанием реквизитов, то всю исходящую документацию лучше составлять на них. Если же таковых нет, то не помешает указать их в заглавии письма. Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации.

Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара. Письмо имеет достаточно простой вид:

  1. Причины задержки товара.
  2. Подпись руководителя, печать организации.
  3. Реквизиты организации-поставщика.
  4. При наличии форс-мажора, указанного в договоре, ссылка на конкретные пункты.
  5. Обращение к заказчику (лучше конкретно к руководителю и по имени-отчеству).
  6. Ссылка на договор, по которому осуществляются поставки.
  7. Ориентировочные (либо точные) сроки, когда материальные ценности поступят на склад или к заказчику.

В первой части документа подразумевается обращение к конкретному лицу. Чаще всего это руководитель компании-партнера.

Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов. Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской.

Все будет зависеть от ситуации.

Можно ограничиться общими фразами. Например:

  1. «Из-за проблем компании-партнера и пр.».
  2. «Возникли проблемы на таможне.»
  3. «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
  4. «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».

Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара.

Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями. Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер.

Так легче будет восстановить ход переписки. Кроме того, отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах. Ни одна из организаций, естественно, не будет рада задержке поставки товара.

Различные компании реагируют по-разному. Например:

  1. Контрагент считает задержку поставки товара ударом по своим позициям, требует компенсации. В этом случае стороны обычно имеют шанс договориться о взаимовыгодных условиях.
  2. Заказчик в ответ составляет претензию о возврате денежных средств. Возможно, при удовлетворении этой претензии, стороны возобновят сотрудничество либо заказчик разорвет договор. Все будет зависеть от конкретных рабочих моментов.
  3. Партнер сразу обращается в судебные инстанции. Самый неприятный исход задержки поставки товара, но и самый редкий. Отстоять свои интересы поможет корректное поведение, аргументированная и доказательная позиция отсутствия вины и пр.
  4. Самый лучший вариант – погашение в зародыше возникающего конфликта. Заказчик входит в положение, предлагает варианты выхода.

Если был составлен между сторонами договор о поставках, который предусматривал форс-мажор (и он фактически случился), то поставщик, задержавший товар по уважительным и не зависящим от него причинам, вполне может выиграть суд.

При этом он не понесет юридическую ответственность в виде штрафов и пр. Как бы ни развивались события, уведомить о задержке поставленного товара – необходимо.

Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу.

Кроме того, ему могут помочь изложить свою позицию дополнения в письмо о задержке поставки товара. Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает:

  1. Также, помимо этого, следует указать дату, к которому числу товар будет у заказчика. Даже если она приблизительная. Сообщения с конкретикой воспринимаются намного лучше.
  2. Форс-мажорные обстоятельства. Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.
  3. Гарантии и заверения. Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику.

Есть много способов «подсластить пилюлю».

Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:

  1. В будущем логистическая компания (которая является причиной задержки) будет заменена на другую.
  2. Будет введена автоматизация процесса поставок (если сбой произошел из-за человеческого фактора).
  3. Будет перезаключаться договор либо к нему будут изданы дополнения.

Документацию, которая касается поставок, предписано хранить пять лет. Это касается как первичных документов, так и деловой переписки.

Однако к письмам о задержке поставок налоговая относится не так строго, так как они могут вообще отсутствовать. Хотя предоставить их необходимо по первому требованию проверяющих, массивом.

Официальное письмо о том что не можем поставить товар клиенту

» Статьи Меню– Полезная информация – Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:Тема письма: Задержка оплатыЗдравствуйте, [Имя].

[Дата] я отправил Вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет? Если необходимо, я пришлю его повторно.

Жду от Вас оплаты в течение недели.Спасибо за Вашу помощь.

[Подпись]Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами.

А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM.Претензия поставщику В результате финансово-хозяйственной деятельности у предприятий, приобретающих товары (услуги) у сторонних организаций, могут возникать проблемы, связанные с качеством, техническим состоянием поставляемой продукции (оказываемых услуг). В сложившейся ситуации потребитель имеет право осветить возникшую проблему в документе, именуемом претензией поставщику. м претензионного письма могут быть вопросы, связанные с ненадлежащим качеством товаров и несоответствием условий их поставки, или иные проблемы.

С помощью данного документа можно урегулировать все спорные ситуации, до момента обращения в судебные инстанции.Вам останется лишь дополнить их деталями.1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиентЗдравствуйте, [Имя].Мы [краткая информация о компании].Если это Вас заинтересовало, я готов обсудить возможность сотрудничества.

Сообщите, в какое время Вам было бы удобно созвониться.

[Подпись]2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:Тема письма: Не отставайте от конкурентовЗдравствуйте, [Имя].Мы успешно работаем с [конкурентом X и Y] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов.Тем же клиентам, кто, не смотря на задержку, все-таки не изменит своего решения, мы, в качестве компенсации, будем прилагать к заказанному оборудованию подарок. Подарок — в компенсацию времени ожидания будет непосредственно обсуждаться с каждым клиентом и учитывать пожелания клиента.Еще раз приносим свои извинения.С уважением, Петр ПетровПисьмо #3: Уважаемый Иван Иванович,Приносим извинения за задержку поставок.

С вами свяжется менеджер по продажам, чтобы урегулировать данную ситуацию, чтобы не пострадали Ваши интересы.С уважением, Петр ПетровПисьмо #4: Уважаемый Иван Иванович,Приношу Вам извинения за задержку поставки автомобиля.Ваши отношения с вашим поставщиком должны основываться на взаимном доверии и честности, поэтому важно не преувеличивать свое текущее состояние дел. Если у вас нет веб-сайта, это не имеет большого значения.

Рекомендуем прочесть:  Возврат денег за товар срок

Если вы в бизнесе не очень долго, не переживайте. Каждый успешный бизнес должен начинаться откуда-то.Также нужно понимать, что есть большое разнообразие поставщиков, которые обслуживают различные классы потребителей.Факты убеждают лучше.Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]Здравствуйте, [Имя].Я недавно отправил Вам письмо о [название компании], и думаю, мы могли бы быть полезны [вашей компании].Наши клиенты наблюдают рост [указать показатели], когда используют [название продукта и услуги].

Мы также предлагаем [рассказать об акциях] и [упомянуть другие выгодные предложения].Если захотите узнать подробности, пожалуйста, сообщите, и мы договоримся о переговорах по телефону или при встрече.С нетерпением жду ответа. [Подпись]6.Например, когда:

  1. сторона в ходе договорного процесса отказывается от подписания договора поставки (ч. 2 ст. 507 ГК РФ) или государственного/муниципального контракта (ч. 2 ст. 528 ГК РФ).
  2. у лица, обязанного заключать публичный договор, появились основания для отказа контрагенту-потребителю;

Письмо-отказ от заключения договора Четко регламентированной на законодательном уровне формы письма с отказом от подписания договора нет.КАК ГРАМОТНО НАПИСАТЬ ПИСЬМО ОТКАЗ Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?Здравствуйте, [Имя].Я надеюсь, что у Вас была возможность прочитать мое предыдущее письмо и подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией].Есть ли у Вас какие-то вопросы или мысли по моему предложению?

Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече.

Когда у Вас найдется время для этого? [Подпись]5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то поделитесь ими в письмах клиентам компании.Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человекуЗдравствуйте, [Имя].Несколько дней назад я отправил Вам письмо о [компании или продукте] и теперь сомневаюсь, что обратился по адресу.Это Вы принимаете решения по интересующему меня вопросу?

Если нет, не могли бы Вы помочь мне связаться с нужным сотрудником в Вашей компании?Жду вашего ответа. [Подпись]Назад8.По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2016 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту?Тогда используйте лучшиеобразцы писем клиентам,которые мы собрали для вас в этом обзоре.I.

Как правильно написать письмо клиентуII. Письма клиентам: примеры и готовые образцы 1.

Письма холодным клиентам 2. Письма-напоминания 3. Письма после встречи 4. Если клиент не выходит на связьВы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно.Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей.Источник: http://north-lawyer.ru/ofitsialnoe-pismo-o-tom-chto-ne-mozhem-postavit-tovar-klientu/4.Важно Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.

Электронные письма отлично справляются с этой задачей.Источник: http://north-lawyer.ru/ofitsialnoe-pismo-o-tom-chto-ne-mozhem-postavit-tovar-klientu/4.Важно Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.

Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.Тема письма: Подарок для Вашей компанииЗдравствуйте, [Имя].Несколько дней назад я прислал Вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с Вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.Буду рад обсудить всё подробнее по телефону или при личной встрече.

Я уверен, мы действительно можем быть полезны Вам в [область деятельности]. [Подпись]7.Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …» «Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами» «Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5.Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами. Например:

  1. «Из-за проблем компании-партнера и пр.».
  2. «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
  3. «Возникли проблемы на таможне.»
  4. «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».

Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников.Коротко напомню, как мы поступим дальше: [Дата]: Я вышлю Вам [договор/полный комплект документов].

[Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания. [Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.Если Вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать. [Подпись]10. Составьтетакоеписьмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:Тема письма: Информация по Вашему запросуЗдравствуйте, [Имя].Мы были рады познакомиться лично с представителями Вашей организации.

Я обещал Вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.Готов ответить на любые вопросы.

  1. Сроки, в течение которых следует отправить товар после получения денег.
  2. Стоимость партии товара или сырья.Указывается общая стоимость и цена за единицу товара, чтобы при неполной поставке или изменении ее объема сторонам было легче рассчитаться;

Условия и правила поставки и сырья (статьи 509 и 510); Инструкция по получению товара заказчиком и расчету за нее (статьи 513 – 516); Действия сторон в случае, когда продукция поставлена частично (статьи 511 и 512); Правила написания и оформления в распространенных случаях (статьи 517 – 524).В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда необходимо вернуть перечисленные контрагенту деньги.При этом он не понесет юридическую ответственность в виде штрафов и пр.Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому.

А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.Как избежать такого эффекта?

Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Рекомендации при написании писем-отказов 1.Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку.

Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе.Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.Образец письма о невозможности поставки товараБелякову Уважаемый Николай Николаевич! Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО «Продпоставка» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ. Большая часть Ваших замечаний и предложений по тексту договора значительно улучшат его структуру и содержание.

В то же время мы не можем согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ. В связи с этим хотели бы отметить, что согласование ценовой статьи договора станет, вероятно, предметом специальных переговоров между нашими Сторонами.Мы много говорим об индивидуальном, нешаблонном подходе к работе с заказчиками.

Мы внимательны к каждому, правда?При этом, иногда использование шаблонов в письмах клиентам не только не снижает градус внимательности, но и помогает заботиться о клиентах, быть оперативными, понятными и профессиональными.В каких случаях нужны шаблоны?

  1. Клиент отправил вам запрос, на который вы не можете ответить прямо сейчас. Вы заняты, или для подготовки ответа нужно дополнительное время. В этом случае уместно отправить клиенту быстрое письмо о том, что вы его увидели и услышали, и прямо сейчас занялись его вопросом.
  2. Клиенты часто задают вам одинаковые вопросы, на которые вы даёте примерно одинаковые ответы. Согласитесь, каждый раз заново печатать одно и то же — утомительно, неинтересно и занимает много времени.

Заключение сделок, предусматривающих финансовые расчеты между сторонами, предполагает договоренности участников соглашения в отношении порядка и условий оплаты, сроков поставки, требований к качеству и техническим характеристикам продукции.В случае если поставщик поставил покупателю меньшее количество товара, чем это предусмотрено соглашением, или вообще ничего не поставил, то покупателю следует написать в адрес поставщика претензию о непоставке товара. Все претензии необходимо отправлять заказным письмом с уведомлением и, желательно, с описью вложения .Если есть возможность, можно вручить претензию лично представителю поставщика под роспись.Источник: http://pravogarant23.ru/ofitsialnoe-pismo-o-tom-chto-ne-mozhem-postavit-tovar-klientu/Когда покупатели не платят в срок, а на звонки и письма не реагируют, может помочь официальная претензия. Покупатель поймет, что вы настроены серьезно и прощать долги не собираетесь.

А этот документ — первый шаг к судебному разбирательству.Претензии покупатели обычно не игнорируют. Ведь через 30 календарных дней продавец вправе подать заявление в суд. Срок отсчитывают с момента, когда отправили претензию, если в договоре компании не установили другой порядок (п.

5 ст. 4 АПК). Без этого документа судьи не станут рассматривать дело.

Ведь продавец обязан попытаться урегулировать спор до суда (п. 5 ч. 1 ст. 129, п. 2 ч. 1 ст.

148 АПК).В претензии укажите реквизиты договора, актов оказанных услуг или товарных накладных, сумму долга и ее расчет, срок, в течение которого покупатель должен был заплатить по договору. Кроме того, напишите, когда покупатель должен заплатить по претензии.

Если в договоре сказано, когда покупатель обязан дать ответ на претензию, то приведите этот срок.

Если такого условия нет, определите срок сами. Как на образце 1.Кроме задолженности компания вправе потребовать пени и штрафы за просрочку оплаты. Даже если в претензии укажете только основной долг, в суде вы вправе потребовать также штрафы или пени (п. 43 постановления Пленума Верховного суда от 24.03.2017 № 7, определение Верховного суда от 07.12.2018 № 305-ЭС17-17791 по делу № А41-88738/2017).Соглашение о зачете пригодится, когда у компании и контрагента есть взаимные долги.
43 постановления Пленума Верховного суда от 24.03.2017 № 7, определение Верховного суда от 07.12.2018 № 305-ЭС17-17791 по делу № А41-88738/2017).Соглашение о зачете пригодится, когда у компании и контрагента есть взаимные долги.

Составьте этот документ, тогда не придется выбивать у покупателя оплату и перечислять свои деньги.Компании вправе погасить взаимные требования зачетом (ст. 410 ГК). Проверьте, выполняются ли у вас условия, необходимые для зачета. Во-первых, зачитывайте встречные требования, которые являются однородными.

Например, обе стороны должны друг другу деньги: одна — за товары, другая — за услуги. Такие требования можно зачесть без риска.

Во-вторых, безопаснее зачитывать обязательства, по которым наступил срок исполнения.

В-третьих, зачет не должен быть запрещен законом и договором (ст. 410 ГК). Например, нельзя проводить зачет, если трехлетний срок исковой давности по требованиям истек (ст. 411 ГК).По закону заявления одной стороны достаточно, чтобы провести зачет.

Вам не потребуется согласие контрагента.

Достаточно будет того, что направите заявление о зачете контрагенту, а тот его получит (п. 4 информационного письма Президиума ВАС от 29.12.2001 № 65).Но при одностороннем зачете есть риск, что контрагент с ним не согласится. Например, когда между сторонами идет спор о сумме долга.

В таком случае лучше оформить зачет двусторонним соглашением (ст. 421 ГК). Как на образце 2.Бывают случаи, когда компании временно не могут воспользоваться своим счетом. Например, временно не работает Клиент Банк или нет денег на счете.

Тогда просят должников перечислить деньги не напрямую, а другим организациям. Такая операция не противоречит закону.

Направьте письмо покупателю, если хотите, чтобы он перечислил оплату не на ваш счет, а третьему лицу.

Составить его можно в свободной форме, например, как на образце 3.Если покупатель выполнит просьбу поставщика и перечислит деньги на счет другой организации, он исполнит свои обязательства по оплате товаров.Поставьте в письме подпись и печать, если она есть. Иначе контрагент может отказать вам в просьбе на том основании, что документ неверно оформили.

Чтобы потом ему не пришлось доказывать в суде, что свой долг он погасил (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.07.2016 № Ф08-5037/2016 по делу № А63-2526/2014).Контрагенты не всегда вовремя возвращают акты по работам, услугам или товарные накладные.

Иногда забывают или не находят времени подписать, а иногда, чтобы продлить срок для оплаты. Ведь, как правило, платят контрагенты только после подписания документов с обеих сторон.Если документы контрагент не возвращает уже долго, направьте ему письмо с требованием прислать бумаги или письменно отказаться от их подписания. Письмо составьте в свободной форме.

В нем укажите реквизиты документов и срок, в течение которого вы требуете вернуть их. Как на образце 4.Налоговики регулярно присылают автотребования пояснить расхождения между данными продавца и покупателя в декларациях по НДС.

Организация обязана ответить на требование в течение пяти рабочих дней со дня получения. Или налоговики выпишут штраф — 5000 тыс. руб. (ст. 129.1 НК). От пояснений зависит, доначислят ли инспекторы компании налоги, штрафы и пени по проверке.Самая проблемная ситуация, когда покупатель заявил вычет по счету-фактуре, а продавец не отразил этот счет-фактуру в декларации по НДС.

В этом случае в автотребовании налоговики указывают код ошибки 1. Если такое расхождение не устранить, налоговики потребуют от покупателя сдать уточненку и убрать вычеты.

Поэтому если вы, как покупатель, получили автотребование с кодом 1, направьте контрагенту письмо с просьбой пояснить расхождения.

Образец 5. В письме попросите контрагента сдать уточненку, если он вообще не отразил счет-фактуру в декларации.Если контрагент ответит, что исправит ошибку, то в пояснениях на автотребование подтвердите, что вы отразили счет-фактуру верно.

В случае если продавец отказывается устранять расхождения, обсудите с директором, как действовать. Первый вариант — вы можете сдать уточненку и убрать вычет.

Второй вариант — не сдавать уточненку, а в случае спора доказывать налоговикам, что заявили вычет правомерно.Ошибки в поле «Назначение платежа» в платежке не всегда безобидны. Приводят не только к спорам между контрагентами, но и к налоговым доначислениям. Иногда бухгалтер создает платежное поручение на основе старой платежки.

И забывает поменять в назначении платежа номер договора, сумму НДС или указать, что перечисляет аванс.К примеру, покупатель перечислил оплату за отгруженные товары, но в платежке указал неверный договор, по которому товары не получал. Если налоговики это обнаружат, то могут посчитать, что сумму перечислили в счет аванса по новому договору, и начислят продавцу НДС с этой суммы. Или покупатель перечислил аванс, но перепутал номер договора.

Есть риск, что контрагент не отгрузит товары, так как за эту поставку оплаты не было. Особенно часто возникают споры, если предыдущие поставки не полностью оплачены.Избежать последствий можно, если по согласованию с контрагентом изменить назначение платежа. Напишите письмо контрагенту, в котором укажите реквизиты платежного поручения и верное назначение платежа, как в образце 6.Чтобы подстраховаться, сообщите об уточнении в банк.

Банк может не отреагировать на такое письмо. Но зато в споре с налоговиками компания сможет подтвердить, что уведомила банк об изменении ошибочного назначения платежа. Уточняющее письмо в банк можно составить в произвольной форме.

В нем укажите реквизиты изменяемого платежного поручения: номер, дату, сумму, реквизиты плательщика и получателя.

Желательно, чтобы заверили заявление те же лица, которые подписывали платежку.По закону продавец обязан зачесть платеж в счет погашения того обязательства, которое покупатель указал в платежке или в письме, направленном сразу после оплаты (ст. 319.1 ГК). Но иногда это сделать невозможно, потому что неясно, какую поставку оплатил покупатель.Чаще всего так происходит, когда продавец заключает с покупателем рамочный договор с периодической оплатой, по которому отгружает товары на основании заявок, дополнительных соглашений или спецификаций.
319.1 ГК). Но иногда это сделать невозможно, потому что неясно, какую поставку оплатил покупатель.Чаще всего так происходит, когда продавец заключает с покупателем рамочный договор с периодической оплатой, по которому отгружает товары на основании заявок, дополнительных соглашений или спецификаций.

Это удобно — не нужно каждый раз согласовывать и подписывать многостраничный документ. Но есть в этом свой недостаток. Покупатель, когда оплачивает товары, иногда не указывает в платежке, за какую конкретно поставку перечисляет деньги.

Или по ошибке ссылается на уже оплаченную поставку, а нередко просто путает номер товарной накладной. В таком случае между продавцом и покупателем возникают споры о том, какая поставка оплачена, а какая — нет. Опаснее всего разногласия о том, перечислил ли покупатель аванс или заплатил за уже отгруженные товары.

Ведь если деньги поступили в счет будущих поставок, компания должна заплатить НДС с предоплаты.Бывает, что покупатель заплатил больше, чем должен.

Тогда продавец должен зачесть разницу в счет оплаты долга по предыдущим поставкам. Но не любого, а того, который возник раньше (ст.

522 ГК).Чтобы избежать споров с контрагентом, сообщите ему, как именно будете засчитывать платежи в случае ошибок в платежках.

Это можно прописать в договоре или письме.

Например, как на образце 7. Попросите контрагента письменно ответить согласием на письмо.

Так стороны договорятся о зачете платежа в счет той или иной оплаты.О чем письмоДля чего нужно и как составитьО том, что поставщик применяет общую систему налогообложенияЧтобы без опасений заявить вычеты по НДС, покупатели иногда запрашивают у поставщика письмо о том, что он применяет общую систему налогообложения. Если покупатель запросил такое письмо, оформите его на бланке организации, поставьте подпись и печать ответственного лица.

У покупателя есть право на вычет и в ситуации, когда счет-фактуру выставил контрагент на вмененке (постановление Конституционного суда от 03.06.2014 № 17-П). Но некоторые покупатели опасаются, что такой контрагент не отчитается по НДС и налоговики придерутся к вычетуО смене реквизитовКомпания обязана уведомить контрагента о смене реквизитов. Например, в случае смены номера расчетного счета, наименования банка, юридического адреса.

Сделать это нужно своевременно. Письма контрагентам безопаснее направить на бумаге.

Это поможет защититься в споре, если контрагент переведет деньги на прежний счет или направит важные документы по старому адресуО скидкеСкидки меняют цену товара, а значит, влияют на показатели в налоговых декларациях. Чтобы узнать, почему цена снизилась, налоговики запрашивают у продавца договоры, в которых есть условие о снижении цены, а также уведомление или другой документ на скидку.

В них должна быть причина, по которой продавец предоставляет скидки. Например, покупатель приобрел определенный объем товаров или оплатил их досрочно. Кроме того, в уведомлении на скидку укажите новую цену товаров и их общую стоимостьО достоверности юридического адресаКомпании боятся, что налоговики снимут вычеты и расходы по сделкам с контрагентами, у которых недостоверный юридический адрес.

А в выписке из ЕГРЮЛ в отношении контрагентов отметки о недостоверности адреса появляются не сразу. Банки отказываются работать с компаниями, у которых юридический адрес недостоверный. Поэтому некоторые покупатели опасаются переводить деньги и просят у контрагента письмо, в котором он подтвердит, что работает по месту регистрацииЗапросите у контрагента эти документы и храните вместе с договором.

Предоставите налоговикам, если у них возникнут сомнения в реальности сделки и добросовестности контрагента.Копии документовУставСвидетельство о государственной регистрации (или лист записи ЕГРЮЛ)Свидетельство о постановке на налоговый учетПротокол общего собрания участников о назначении директора (или решение единственного участника)Вторая и третья страницы паспорта руководителяБухгалтерская отчетность за прошлый годСправка об отсутствии задолженности перед бюджетомЛицензия, свидетельство о допуске к работам, если это необходимо для деятельности контрагентаДоверенности на право подписи счетов-фактур и товарных накладныхДополнительная информация о контрагентеФактический адрес, адрес складаИнформация о ресурсах у контрагента для исполнения договора (оборудование, квалифицированные работники, складские помещения и т. п.)Контакты менеджеров, других работников, с которыми компания общаласьНазвание сайтаКаталоги, реклама контрагентаРекомендательные письма от клиентов контрагентаОтветы контрагента на запросы компании о наличии основных средств, численности, других ресурсов, чтобы исполнить договорДругая деловая перепискаСправки, отчеты менеджеров о выборе поставщиковЗвездаза правильный ответТестНеправильноПравильно!Как по закону продавец должен зачесть платеж, в котором не указано назначение платежа?По закону, продавец не обязан переносить неясные платежи в счет будущих поставок. Он вправе зачесть эти суммы в счет оплаты долга, который возник раньше.

Как согласовать с контрагентом удобный способ зачета платежей — в статье.В счет любого долга по предыдущим поставкамВ счет долга по предыдущим поставкам, который возник раньше всехИсточник: https://e.glavbukh.ru/625438По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2016 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту?

Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.I. Как правильно написать письмо клиентуII. Письма клиентам: примеры и готовые образцы 1.

Письма холодным клиентам 2. Письма-напоминания 3. Письма после встречи 4. Если клиент не выходит на связьМы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец.

Вам останется лишь дополнить их деталями.11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:Тема письма: Не смог связаться с Вами12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение?

Дополните его письмом следующего содержания:Тема письма: Не дозвонился Вам13.

Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:Тема письма: Требуется короткий ответ14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса15.

Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:Тема письма: Задержка оплатыЭти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM.

Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.НазадВнедрите SalesapCRM!

  1. checkавтоматизация процессов и аналитика;
  2. checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.
  3. checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  4. checkшаблоны документов и писем;
  5. checkкалендарь для записи клиентов;
  6. checkкалькулятор стоимости услуг;

Любовь Аброськина e-mail письма клиентам шаблоныИсточник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/Белякову Уважаемый Николай Николаевич! Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО «Продпоставка» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ. Большая часть Ваших замечаний и предложений по тексту договора значительно улучшат его структуру и содержание.

В то же время мы не можем согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ. В связи с этим хотели бы отметить, что согласование ценовой статьи договора станет, вероятно, предметом специальных переговоров между нашими Сторонами.

Мы не можем принять во внимание результаты Ваших маркетинговых исследований, на основании которых Вы предлагаете снизить стоимость строительно-монтажных работ на 15-20%.ВниманиеВ ответ на Вашу просьбу высылаю условия выпол­нения заказа на поставку Вашему предприятию… ком­плектов… оборудования….

Прошу Вас подтвердить согласие с условиями вы­полнения заказа. Приложение: «Условия…» (проект договора), на… листах, только адресату.ВажноС глубоким уважением, Начальник регионального представительства компании «БББ» И. О. Фамилия Директору АОЗТ «ГГГ» И.

О. Фамилия Уважаемый (имя, отчество)!

ОАО «ДДД» заявляет Вам о рекламации в связи с ненадлежащей поставкой Вашей стороной очередной партии продукции. … (числа, месяца, года) Вашим предприятием для нужд ОАО «ДДД» была осуществлена отгрузка по… (указать способ отгрузки) партии… (указать наимено­вание продукции) общей стоимостью… руб. Вследствие недостаточно тщательной упаковки часть продукции оказалась повреждена (разбита), что засвидетельство­вано в акте, подписанном представителями ОАО «ДДД» и станции…Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании»

. «Мы внимательно изучили Ваш проект по …» «Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях». 4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами» «Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5.ГК РФ);

  1. в некоторых других оговоренных законом ситуациях.
  2. после направления безотзывной оферты, в том числе по правилам для опциона в рамках ст. 429.2 ГК РФ;

В большинстве случаев субъекту, не желающему заключать договор, достаточно просто промолчать в ответ на оферту.

Однако иногда закон прямо требует выразить свою позицию в виде документа. Например, когда:

  1. сторона в ходе договорного процесса отказывается от подписания договора поставки (ч. 2 ст. 507 ГК РФ) или государственного/муниципального контракта (ч. 2 ст. 528 ГК РФ).
  2. у лица, обязанного заключать публичный договор, появились основания для отказа контрагенту-потребителю;

Письмо-отказ от заключения договора Четко регламентированной на законодательном уровне формы письма с отказом от подписания договора нет.Составляется это письмо на фирменном бланке предприятия и заверяется подписью руководителя или иного уполномоченного на то лица. Однако рекомендуется включить в него следующие сведения:

  • Наименование адресата, а именно:
  1. для юридических лиц — наименование, адрес, контактные данные;
  2. для физических лиц — Ф.

    И. О., адрес, контактный телефон при наличии.

  • Далее по тексту необходимо изложить:
  • Название документа, а именно: «Уведомление об отказе от заключения договора».
  • Исходящий номер документа, а также дату его регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
  1. первоначальные условия, а также предложения, поступившие от адресата;
  2. формулировку отказа с указанием четких причин, а также ссылки на нормативно-правовую базу, дозволяющую совершить отказ.

Всем привет! Сразу не бейте, вроде через поиск такого не нашел. По договору мы поставщики. На часть товара цена была определена в размере 108 тыс.

руб. за единицу. Товар должен был закупаться у американской компании, они дали эту цену, на основании чего мы и заключили с покупателем договор на эту цену. Теперь американцы ссылаются, что это опасный товар и в соответствии с американским патентом (??) требует лицензии на обращение (транспортировку, хранение, использование) с ним.

Переписка с американцами только по электронной почте, никакой официальной переписки нет. Покупатель мирно решать вопрос отказывается, требует поставки и угрожает подать исковое заявление о возврате денежных средств и выплате неустойки по условиям договора.В этом случае стороны обычно имеют шанс договориться о взаимовыгодных условиях.

  1. Партнер сразу обращается в судебные инстанции. Самый неприятный исход задержки поставки товара, но и самый редкий. Отстоять свои интересы поможет корректное поведение, аргументированная и доказательная позиция отсутствия вины и пр.
  2. Заказчик в ответ составляет претензию о возврате денежных средств. Возможно, при удовлетворении этой претензии, стороны возобновят сотрудничество либо заказчик разорвет договор. Все будет зависеть от конкретных рабочих моментов.

Если был составлен между сторонами договор о поставках, который предусматривал форс-мажор (и он фактически случился), то поставщик, задержавший товар по уважительным и не зависящим от него причинам, вполне может выиграть суд.

При этом он не понесет юридическую ответственность в виде штрафов и пр.Уважаемый Иван Иванович, Компания ООО «Делопись.ру» приносит свои извинения за задержку в отгрузке оборудования для окраски.

В качестве компенсации, всем покупателям, заказавшим и оплатившим оборудование от [дата] мы предлагаем доставку оплаченного оборудования до дверей Вашего склада по всей России!

Задержка сроком на [число] дней в поставке оборудования связана с [причина].