Оглавление:
Облагаются ли НДФЛ выплаты за разъездной характер работы (водители грузового транспорта)?
Важное По теме Читайте все материалы (109) по теме . Есть обновление (+55), в том числе: 10 апреля 2015 г. 13:13 ИА Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Для решения вопроса о начислении (неначислении) НДФЛ с выплаты за разъездной характер работы необходимо определить, являются ли данные суммы компенсацией фактических расходов водителей, или они являются надбавкой к заработной плате.
В первом случае обязанности по начислению НДФЛ не возникает, в справках 2-НДФЛ такие доходы не отражаются. Во втором случае рассматриваемые выплаты облагаются НДФЛ и могут быть отражены в справках 2-НДФЛ по коду 2000 или коду 4800. Обоснование вывода: На основании НК РФ при исчислении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со НК РФ.
По общему правилу, закрепленному в НК РФ, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством и связанных с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, НДФЛ не облагаются. Таким образом, для принятия решения об исчислении (неисчислении) НДФЛ с выплаты за разъездной характер работы необходимо определить, являются ли данные суммы компенсационными выплатами, связанными с исполнением сотрудником трудовых обязанностей. В соответствии с ТК РФ компенсация расходов работников, связанных с исполнением трудовых обязанностей, может быть осуществлена путем выплаты: — надбавок (доплат) к заработной плате (в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера), которые являются элементами оплаты труда (ст.ст.
129, 135 ТК РФ); — компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей ( ТК РФ). Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
В связи с этим возможны два варианта оформления выплат сотруднику, работа которого носит разъездной характер: 1.
При выплате же фиксированной суммы каких-либо документов требовать от сотрудника не нужно.
Рассмотрим данные варианты. Действующее трудовое законодательство не раскрывает содержание понятия «разъездная работа».
Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.2009 N 22-2-3644 разъяснило, что поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, то решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе разъездного характера принимается в организации самостоятельно (письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488, УФНС России по г. Москве от 28.04.2012 N Из положений ТК РФ следует, что перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, если работа имеет разъездной характер, то соответствующее условие в обязательном порядке вносится в ( ТК РФ).
В соответствии со ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками: — расходы по проезду; — расходы по найму жилого помещения; — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); — иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором ( ТК РФ).
Важно отметить, что положения ТК РФ императивны, то есть работодатель обязан возмещать расходы работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11).
Если в рассматриваемом случае сотрудник (водитель) несет какие-либо расходы, связанные с исполнением им трудовых обязанностей (например, расходы на проживание в гостинице (в случае, если в процессе поездки он не имеет возможности вернуться домой), суточные, расходы на питание (если такие выплаты поименованы в трудовом (коллективном) договоре и т.д.)), то возмещение таких расходов можно рассматривать в качестве компенсации затрат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей ( ТК РФ).
При этом в трудовом (коллективном) договоре, заключенном с сотрудником, должно быть закреплено условие о том, что его работа носит разъездной характер. В такой ситуации выплаты, производимые сотруднику, относятся к вышеуказанным выплатам, поименованным в НК РФ, то есть НДФЛ они не облагаются.
Данный вывод подтверждается и официальными разъяснениями.
Так, например, Минфин России в письме от 05.07.2013 N 03-04-06/25956 разъяснил, что если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (смотрите также письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14, письмо ФНС России от 10.11.2011 N Важно учитывать, что если возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работы, оформлять именно путем выплаты компенсации по ТК РФ, то при составлении локальных актов, иной внутренней документации необходимо избегать таких словосочетаний, как «надбавка к заработной плате», «доплата к заработной плате» и т.п. Дело в том, что, как было указано, в целях ТК РФ компенсации и надбавки (доплаты) являются разными видами выплат.
Первые не относятся к элементам оплаты труда, а вторые считаются частью заработной платы. В НК РФ названы именно компенсационные выплаты. Надбавки и доплаты подлежат обложению НДФЛ на общих основаниях (письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).
Еще раз акцентируем Ваше внимание, что возмещение затрат на основаниях, предусмотренных ТК РФ, должно быть обусловлено реальными расходами работников (определения КС РФ от 05.03.2004 N 76-О и 75-О). Иными словами, компенсация, в отличие от доплаты (надбавки), выплачивается по факту несения затрат работником. То есть если в каком-то месяце сотрудник с разъездным характером работы никуда не ездил (по тем или иным причинам), то и компенсировать ему ничего не нужно.
Установление компенсации в фиксированном размере влечет за собой риски признания выплаченных сотруднику сумм надбавкой или доплатой к заработной плате и, как следствие, доначисление НДФЛ. Доказательствами реальных расходов работников должны, соответственно, служить документы, подтверждающие факт служебных поездок. Четкий состав таких документов нормативно не закреплен, поэтому использовать можно любые документы: маршрутный лист, разъездную ведомость, журнал учета поездок, БСО, чеки ККТ и пр.
Выплату компенсации целесообразно осуществлять на основании заявлений работников, на имя руководителя с просьбой возместить расходы, произведенные им за счет собственных средств.
К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы.
На основании заявления издается приказ о возмещении сотруднику истраченных средств.
Также можно разработать различные схемы или планы посещения водителем конкретных организаций (клиентов), схемы расположения участков, закрепленных за работниками (письмо Управления МНС по Московской области от 25.03.2004 N 08-03/б-н) и т.д.
Как было сказано, надбавка к заработной плате может быть установлена коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.
Такая надбавка входит в систему оплаты труда и является составной частью заработной платы.
Указанные суммы подлежат обложению НДФЛ, так как на них не распространяется действие НК РФ (письма Минфина РФ от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196, от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 N Ф04-5924/13, постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11). В качестве документального оформления таких выплат могут использоваться соответствующие распоряжения (приказы) об установлении надбавок сотрудникам с указанием их размера, локальные акты, устанавливающие перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, и иные подобные документы.
Сведения о доходах физических лиц представляются по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год», утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N В случае получения налогоплательщиками доходов, освобождаемых от налогообложения в соответствии со НК РФ, эти доходы в форме 2-НДФЛ не отражаются. Соответственно, если водителю возмещаются (компенсируются) его расходы, связанные с разъездным характером работы (1 вариант), то данные компенсации в справках по форме 2-НДФЛ не отражаются.
Если водителю выплачивается надбавка за разъездной характер работы, которая, как указано выше, облагается НДФЛ (2 вариант), то при заполнении справок по форме 2-НДФЛ нужно учитывать следующее.
Согласно Справочнику «Коды доходов» (приложение N 3 к приказу ФНС России N ММВ-7-3/[email protected]) в форме 2-НДФЛ: — по коду дохода 2000 отражается вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей; — по коду дохода 4800 отражаются иные доходы.
С учетом того, что рассматриваемая надбавка является частью оплаты труда, на наш взгляд, она может отражаться по коду 2000, в то же время считаем, что не будет ошибкой и отражение этой выплаты по коду 4800 «Иные доходы». Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга профессиональный Лазукова Екатерина Ответ прошел контроль качества 18 марта 2015 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Компенсации за разъездной характер работы и страховые взносы
Важное По теме Читайте все материалы (109) по теме .
Данное решение интересно не только спецификой деятельности страхователя (он являлся одним из подрядчиков при выполнении госзаказа по строительству олимпийских объектов в г. Сочи), но и выводами судей, сделанными (увы!) не в его пользу. Но прежде чем анализировать, какие именно действия страхователя привели к негативным последствиям (сумма доначисленных страховых взносов составила 1,162 млн руб., штрафные санкции не применялись), представим кратко суть проблемы.
В период регулирования сферы страховых взносов (до 01.01.2017) Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее – Закон № 212-ФЗ) нередко возникали споры относительно того, нужно ли включать в базу для исчисления страховых взносов выплаты, которые работодатель производит своим сотрудникам в качестве компенсации за разъездной характер работы. Напомним: выплата подобной компенсации является обязанностью работодателя в силу ст.
168.1 ТК РФ. С учетом продолжительности судебных процессов по времени окончательные решения по ряду споров (включая решение по делу № А32-30411/2016), возникших еще в 2016 году и ранее, арбитры принимали уже в 2017 году (не исключено появление подобных решений и в 2018 году).
Между тем, принимая во внимание схожесть правил администрирования, установленных положениями утратившего силу нормативного акта и гл.
34 НК РФ, очевидно, нельзя исключать вероятность возникновения подобных споров и в настоящее время. Поэтому далее мы будем анализировать ситуацию, апеллируя одновременно к нормам как Закона № 212-ФЗ, так и гл. 34 НК РФ. Для предметного разговора, полагаем, имеет смысл напомнить, что от обложения страховыми взносами освобождены все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность (за исключением ряда выплат, поименованных в названном подпункте).
Ранее такое освобождение было закреплено в пп.
«и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, теперь аналогичная норма содержится в абз.
10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ. При этом Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат (см. схему). Виды компенсационных выплат работникам Компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда Это доплаты за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 146 – 148 ТК РФ), выплаты за сверхурочную работу, работу в ночное время, выходные и праздничные дни, за совмещение должностей (ст.
149 – 154 ТК РФ). Такие выплаты являются составной частью заработной платы (ст.
129 ТК РФ) Денежные выплаты, которые направлены на возмещение затрат, понесенных работником при исполнении трудовых обязанностей Выплата подобных компенсаций обусловлена ст. 164, 165 ТК РФ. Примерами могут служить выплаты за разъездной характер работы, при переезде на работу в другую местность (ст.
168.1). Как правило, такие выплаты компенсируют материальные затраты работников и не входят в систему оплаты труда Таким образом, компенсации, которые работодатель выплачивает сотрудникам на основании ст. 168.1 ТК РФ в связи с разъездным характером работы, следует относить ко второй категории выплат. Эти выплаты производятся с целью возмещения затрат, понесенных сотрудниками в рамках трудовых отношений.
По общему правилу они носят социальный характер, несмотря на наличие трудовых отношений, и не входят в систему оплаты труда: размер и порядок выплаты подобных компенсаций (а также перечень работ, профессий, должностей работников, которым они выплачиваются) устанавливаются локальными документами работодателя. Следовательно, обозначенные выплаты можно не включать в базу для исчисления страховых взносов:
- ранее – на основании пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ;
- теперь – в силу абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Вместе с тем данное освобождение возможно лишь при наличии надлежаще оформленных документов, подтверждающих обоснованность и целевой характер таких выплат.
Что логично, поскольку речь в данном случае идет о фискальной преференции.
Так, в период действия Закона № 212-ФЗ на наличии таких документов настаивал Минтруд (см.
Письмо от 08.06.2016 № 17-4/В-234).
Соответственно, в отсутствие документов, подтверждающих такие расходы, суммы произведенных в пользу работника выплат не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером работы и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (см. также Письмо Минфина России от 04.08.2017 № 03-15-06/50073). Более того, в Письме № 03-15-06/50073 финансисты прямо указали, что суточные, выданные сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации.
Арбитры зачастую поддерживают подход чиновников контролирующих ведомств к решению обозначенного вопроса. К примеру, АС УО в Постановлении от 05.07.2017 № Ф09-3285/17 по делу № А60-40533/2016 согласился с доводом общества, что спорные выплаты (суточные) по своему характеру и содержанию не являются оплатой труда, производятся вне зависимости от трудового результата, а представляют собой компенсацию, направленную на возмещение дополнительных затрат работников компании, постоянная работа которых имеет разъездной характер. Судья Верховного суда также признал правомерными выводы нижестоящих инстанций о том, что спорные выплаты не носят стимулирующий характер и не являются элементом оплаты труда, следовательно, не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов (см.
Определение от 03.11.2017 № 309-КГ17-15716).
Аналогичные выводы в схожих ситуациях сделаны в постановлениях:
- АС СЗО от 15.02.2017 № Ф07-12816/2016 по делу № А66-7002/2016 (расходы подтверждены локальным актом о возмещении расходов на проезд работникам при выполнении своих должностных обязанностей, трудовыми договорами, приказами о направлении в служебные поездки, путевыми листами, авансовыми отчетами).
- АС ПО от 30.10.2017 № Ф06-24504/2017 по делу № А65-27526/2016 (расходы подтверждены локальным актом о порядке возмещения расходов работников, подлежащих компенсации, трудовыми договорами, путевыми листами, товарными накладными, свидетельствующими об исполнении водителями функции перевозки грузов, маршрутными листами);
Но вернемся к делу № А32-30411/2016, предметом которого стали также компенсационные выплаты работникам в связи с разъездным характером работы. Осуществление подобных выплат страхователь обосновал производственной необходимостью: длительные служебные поездки обусловлены темпами выполняемых подрядных работ и постоянным контролем за их скоростью и качеством со стороны заказчика и, как следствие, невозможностью тратить работниками ежедневно на дорогу до места работы и обратно 4 – 5 часов. При этом сотрудники не состояли на регистрационном учете в г.
Сочи. Документально работа сотрудников на олимпийских объектах оформлялась так. Издавался приказ о командировке сроком на календарный месяц.
На следующий месяц – новый приказ. Данная схема применялась в отношении работников, занятых на различных должностях (в том числе в отношении машиниста экскаватора, водителя, механика, монтажника, охранника, кладовщика, производителя работ, начальника бригады, инженера-геодезиста, начальника сметно-договорного отдела и др.). По итогам командировок указанных лиц составлялись авансовые отчеты с обозначением понесенных расходов в качестве командировочных.
Но! Расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также на наем жилого помещения в авансовых отчетах не отражались.
Более того, общество не доказало осуществление расходов на проезд работников к месту командировки и обратно, а также проживание работников в месте командировки (в локальном акте оговорено, что расходы на наем жилья не компенсируются, если работники проживают в бытовых вагончиках непосредственно на строительных объектах).
Кроме того, в табелях учета рабочего времени отработанное время командированных работников отмечалось буквой Я (вместо буквы К, предусмотренной для отражения времени нахождения в командировке) с указанием количества отработанных часов, что соответствует явке работника на рабочее место (К использовалась для отражения работы только в выходные и праздничные дни). При этом работникам, якобы находящимся в командировке, ежемесячно перечислялась (согласно банковским документам) в полном объеме, предусмотренном трудовым договором, а не в объеме среднего заработка. Проанализировав названные документы страхователя в совокупности, суды (см.
Постановление АС СКО от 15.09.2017 Ф08-6021/2017), руководствуясь нормами ТК РФ и Закона № 212-ФЗ, пришли к выводу (с которым впоследствии согласился судья ВС РФ), что спорные выплаты, произведенные страхователем, не носят характер компенсации фактически понесенных расходов (то есть не являются командировочными выплатами по смыслу ст.
168 ТК РФ), а признаются доплатами за разъездной характер их труда.
(Добавим: не доплатами в смысле ст.
168.1 ТК РФ, хотя она также предусматривает возмещение дополнительных расходов работников, обусловленных проживанием вне места постоянного жительства, именуемых суточными.) Как подчеркнул Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд (Постановление от 23.05.2017 № 15АП-3810/2017), если выплаты работникам, постоянная работа которых протекает в пути и имеет разъездной характер, производятся в порядке, установленном локальными нормативными актами и коллективным договором, имеют фиксированный и систематический характер, выплачиваются постоянно и в соответствии с выполняемой трудовой функцией и при этом они не представляют собой возмещение понесенных работниками конкретных (определенных) расходов, то такие выплаты следует квалифицировать в качестве элемента оплаты труда из-за их полного соответствия критерию компенсационных выплат в смысле ст.
129 ТК РФ. Иначе говоря, компенсации, которые общество выплачивало сотрудникам в связи с якобы разъездным характером работы, суды с учетом конкретных обстоятельств спора (выплаты за разъездной характер работы производились в том числе охранникам, кладовщикам, сметчикам) и документов, представленных в дело, совершенно справедливо, на наш взгляд, квалифицировали в качестве стимулирующей доплаты за сложные (или особые) условия труда. Не последнюю роль в данном деле сыграли и огрехи (они указаны выше), допущенные страхователем при оформлении подтверждающих документов.
С учетом сказанного считаем, что решение, принятое в комментируемом Определении ВС РФ № 308-КГ17-19692, едва ли можно признать знаковым и способным оказать сколь серьезное влияние на правоприменительную практику в части споров об обложении страховыми взносами компенсаций за разъездной характер работы.
Вместе с тем оно является в этом смысле показательным для страхователей, в том числе занятых в строительстве.
Компенсации сотрудникам с разъездным характером работы
Есть отдельные категории сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан возмещать им расходы, связанные со служебными поездками.
комментируемом письме указано, что суммы компенсаций работникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных коллективным договором или локальными нормативными актами. Такие затраты можно учесть и в целях налогообложения прибыли.
(ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182) Трудовой кодекс оперирует таким понятием, как «разъездной характер работы», однако не содержит его конкретного определения.
Так, разъездной признается работа водителя или курьера. Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.
Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях. В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.
* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы.
Обращаем внимание, что не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками — поездками работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса.
Более четкой формулировки законодательство не содержит.
Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.
В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.Гарантии и компенсации при разъездах Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций. Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка. При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:
- Перечнем профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (утв. постановлением Совмина РСФСР от 12.12.78 № 579);
- Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87);
- отраслевыми соглашениями.
Если указанные документы не распространяются на работодателя, то он вправе установить надбавку за разъездной характер работы в локальном нормативном акте.
Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:
- иные расходы, которые связаны с разъездным характером работы.
- суточные;
- на проезд и проживание во время служебной поездки;
То есть организации могут компенсировать любые расходы сотрудника, связанные с разъездной работой. Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.Документальное оформление Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.
1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника.
2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы.
В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов.
Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.
3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер.
Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
В данную категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов персоналу с разъездным характером работы. Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.
Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.
На вопрос о возможности признания в расходах, учитываемых для целей налогообложения прибыли, сумм возмещения затрат, связанных со служебными поездками, Минфин России дает положительный ответ. И опять же указывает на то, что в расходах могут быть учтены только компенсации, предусмотренные соглашениями или локальными нормативными актами.
Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Источник: Журнал : Теги:
- , старший консультант ГК «ВнешэкономАудит»
6825 9750 ₽ –30%
Без страховых взносов и НДФЛ
Важное По теме Читайте все материалы (109) по теме .
Есть обновление (+24), в том числе: 22 июня 2017 г. 13:35 ГК «» Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников. Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы.
Рассмотрим ситуацию подробнее. Общий ответ на этот вопрос содержится в ТК РФ.
Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:
- в пути (напр., водители); имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты); в полевых условиях (геологи); в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).
Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками. ! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит!
«Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации»
, — уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ. Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре. Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст.
41 ТК РФ). Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:
- перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер; локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).
! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1.
ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами — постоянный.
Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562). Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами ( ТК РФ).
Сюда входят:
- расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт); найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы); дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).
На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538). «На основании положений абз.
10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей». Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст.
ст. 164 и 168.1. Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, — делают выводы сотрудники Департамента. Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).
Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ТК РФ.
По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя — компенсация за служебные расходы не является оплатой труда. Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки.
У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.
Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.
Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:
- работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно); работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами; в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.
Общая сумма компенсации сотрудникам оставляла примерно 450 000 руб. ежемесячно, сумма страховых взносов — около 140 000 руб.
При этом внутреннего положения о разъездной работе у компании не было. И именно из-за отсутствия такого документа установленная трудовым договором компенсация, по сути, таковой не являлась, а представляла собой часть оплаты труда (ст.129 ТК РФ), и ее нельзя было исключить из базы для расчета НДФЛ и страховых взносов. Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам.
При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов. В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:
- 140 000 руб. на страховых взносах; 58 500 руб. на НДФЛ.
ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации, а не как надбавки за особые условия труда.
Это возможно при соблюдении следующих условий:
- установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер); установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).
а также
- осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.
Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).
Учет компенсаций за разъездной характер работы
Главный бухгалтер 21 августа 2023 Как учитывается компенсация за разъездной характер работы — она включается в состав расходов организации, связанных с основной деятельностью. На компенсационные суммы обычно начисляются НДС и страховые взносы, но не всегда.
Чтобы не было проблем с отражением в налоговом учете, важно все правильно оформить.
Содержание Разъездная работа предусматривает исполнение трудовых обязанностей за пределами месторасположения организации. Такой режим труда отличается от командировок тем, что носит не временный, а постоянный характер. Условия о разъездном характере работы в обязательном порядке прописываются в трудовом договоре работника: Подробнее об особенностях оформления: .
Работникам с особым режимом труда трудовое законодательство гарантирует компенсацию за особый режим труда. Компенсация за работу в пути устанавливается локальными нормативными актами организации и включает информацию о:
- возмещении понесенных расходов ().
- доплатах и надбавках за режим труда, отклоняющийся от нормальных условий ();
Согласно ст. 149 ТК РФ при отклонении работы от нормального режима трудовой деятельности работнику назначаются дополнительные выплаты к заработной плате, установленные законодательством или локальными актами организации.
Установление надбавок за разъездной характер не является обязательным. Трудовое законодательство таких норм не содержит. Но работодатель вправе установить доплату к зарплате, ее размер, перечень должностей, которым устанавливаются надбавке в коллективном договоре или ином ЛНА.
Установление фиксированной надбавки вместо возмещения расходов на основании подтверждающих документов вызывает претензии к налогообложению компенсаций за разъездной характер работы со стороны контролирующих органов. поясняет, что такие выплаты нельзя рассматривать как компенсацию при отсутствии документального подтверждения.
В отличие от установления доплат за особенности режима труда возмещение затрат, понесенных работником при разъездной работе, является обязательным. Эта обязанность установлена ст.
168.1 ТК РФ. Сотрудникам возмещаются расходы:
- на наем жилья;
- суточные;
- на проезд;
- иные затраты, осуществленные с разрешения работодателя;
Порядок возмещения расходов и их размер устанавливаются работодателем в коллективном договоре (ином ЛНА). Для подтверждения произведенных расходов работник обязан предоставить документальное подтверждение: проездные документы, счета гостиниц, договор аренды жилья, иные документы, подтверждающие понесенные затраты.
Если для исполнения трудовых обязанностей сотрудник использует личное имущество (например, автомобиль), работодатель также обязан компенсировать понесенные затраты. Подробнее . Надбавки и доплаты к зарплате, установленные за разъезды при исполнении трудовых обязанностей, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном размере.
Такие выплаты являются частью системы оплаты труда.
НДФЛ и страховые взносы на компенсацию за разъездной характер работы расходов не начисляйте только, если есть документальное подтверждение. Если первичка работником не предоставлена, выплата возмещения понесенных затрат не признается компенсационной и облагается как оплата труда.
Выплаты за разъезды при выполнение трудовых обязанностей признавайте в затратах в целях исчисления налога на прибыль только при наличии документального оформления. Надбавки должны быть предусмотрены системой оплаты труда, а возмещение расходов подтверждено первичными документами. Возмещение затрат работника при разъездном характере труда отражается в составе расходов организации, связанных с основной деятельностью.
Операция Дебет Кредит Начислена надбавка к зарплате 20, 25, 26, 44 70 Начислены страховые взносы на выплату 20, 25, 26, 44 69 Удержан НДФЛ 70 68 Выплачена надбавка к зарплате за вычетом НДФЛ 70 50, 51 Возмещены понесенные и документально подтвержденные затраты, осуществленные при разъездах 20, 25, 26, 44 73 Выплачена компенсация 73 50, 51 Правовые документы Главный бухгалтер В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера.
Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: НОВОСТИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2023 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .
Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?
