Карточка т 2 как правильно заполнять

Карточка т 2 как правильно заполнять

Личная карточка работника форма Т-2


16.07.2019Для полноценного учета сотрудников используется картотека сотрудников. По законодательству на каждого наемного сотрудника ведется специальная карточка, заполняемая по форме Т-2. Ее унифицировали и утвердили в 2004 году с помощью .Заполнение должно осуществляться с соблюдением всех норм и правил, так как в противоположном случае на организацию будет наложена ответственность.

Бланк Т-2 используется для систематизации данных по работникам на предприятии. Двумя основными целями являются:

  1. ознакомление с рядом записей, вносимых в трудовую.
  2. учет всех лиц с военной обязанностью;

Основной задачей картотеки является систематизация данных лиц по структурным подразделениям.

Это позволяет быстро находить определенные категории работников.Получается, что документ используется для хранения информации о сотруднике и его особенностях.

Заполнение дела и различной документации может осуществляться на основе данных, вписанных в бланк.Важно!

На основе картотеки заполняют личные дела, поэтому вся информация должна быть полноценной и достоверной.

С 1 января 2013 года законодательно было утверждено, что унифицированные формы Госкомстата не являются обязательными.Указанный факт не распространяется на форму Т-2 для наемных сотрудников, так как ведение картотеки обязательно. Исключением являются только индивидуальные предприниматели, которые могут как вести картотеку, так и не иметь ее. Здесь все зависит от их желания и типа управленческой работы, проводимой ими.Согласно законодательству ведение личного дела в организации невозможно без специальной формы, так как на ее основе оно и будет заполняться.

Заполненная форма является обязательной бумагой для кадрового делопроизводства.

Бланк в виде Т-2 собирает в себя все сведения и информацию о работнике, который трудится у указанного работодателя.

Форма Т-2 является стандартным вариантом для хранения информации.Для каждого конкретного лица есть данные в виде:

  1. сведений о трудовой деятельности, в том числе переводов на другие должности или увольнении.
  2. наличия воинского учета;
  3. сведений о нем, в частности, ФИО и любой информации личного характера;

Вариант формы не зависит от наполнения бланка данными. Бланк должен иметь полноценную информацию о конкретном лице, включая любые изменения в его жизни и трудовой деятельности. Например, человек прошел переподготовку или повысил квалификацию.

Эти данные должны быть внесены в документацию.То же самое происходит при изменениях личной информации.

Примером может служить смена места проживания или изменение семейного статуса.

Для заполнения документации потребуется ряд сведений о сотруднике. Это позволит оформить бланк правильно. Список документов:

  1. приказ, свидетельствующий о приеме на работу.
  2. документы о том, что было закончено учебное учреждение, то есть аттестаты и дипломы;
  3. свидетельство о нахождении на учете в налоговой (ИНН);
  4. трудовая книжка;
  5. страховое свидетельство государственного типа (СНИЛС);
  6. военный билет;
  7. паспорт РФ или иного государства;

Остальные данные вносятся на основании предоставленных сотрудником данных.

В некоторых случаях могут быть запрошены дополнительные документы.Важно! Любые справки о наличии профессиональной подготовки или переподготовки также должны быть предоставлены.Кодирование является необходимым элементом заполнения.

Здесь есть ряд нюансов:

  1. кодировка дат осуществляется с помощью арабских цифр: число, месяц, год — 24.04. 2016.
  2. при внесении в кодировочные поля неверных данных форму будут считать недействительной. По этой причине требуется аккуратное точное внесение кодов или их непосредственная простановка перед сдачей карточки в архив;
  3. даты расшифровываются. Пример: 15 августа 2015 года;
  4. если записи нет или имеется отрицательный ответ, то графа остается пустой;

Заполнение ряда разделов требует использования специальной Инструкции, которая утверждена .

Законодательно не установлен срок формирование документа, но лучшим вариантом будет его создание сразу при принятии гражданина на работу.

Все данные вносимые в личное дело и трудовую книжку должны совпадать с информацией в документации, в том числе и по датам.Обязанность ведения картотеки, то есть внесения новых данных и оформления новых бланков, возложена на кадровый отдел или на других ответственных лиц. В редких случаях картотеку ведет сам руководитель организации.Картотека является документацией со строгой отчетностью, поэтому хранится отдельно от личных дел.Сам бланк имеет 11 разделов и 4 страницы. При трудоустройстве заполняют первые две страницы, а остальные оформляются уже при непосредственной трудовой деятельности.

Личная карточка работникаЗаполнение бланка и его порядок предусмотрены рядом Указаний, которые утверждены с помощью .У формы есть несколько особенностей:

  1. имеются данные, которые не должны быть разглашены ответственным лицом;
  2. кодировка проводится с использованием шифров кодов общероссийского классификатора;
  3. имеет удостоверение подписями сотрудника. В первый раз это происходит при принятии на работу, а в дальнейшем при вносимых изменениях в трудовую, в том числе при увольнении.
  4. оформление производится только с помощью сведений, которые имеют документальное подтверждение;

Завершается документ реквизитами при увольнении.

Вся информация должна храниться у работодателя, у которого карточка и оформлялась.При оформлении учитываются все правила. Список норм:

  1. половая принадлежность указывается по стандарту буквами «М» или «Ж»;
  2. название предприятия должно быть указано полностью. Пример, открытое акционерное общество «Стройлес». Сокращать наименование можно только при таком варианте в учредительной документации. Также должно быть указано ОКПО;
  3. вид работы в виде основной или совместительства должен быть записан полностью;
  4. ИНН и СНИЛС должны быть указаны в соответствии с предоставленными документами;
  5. «Алфавит» содержит первую букву фамилии человека;
  6. дата рождения прописывается с использованием данных удостоверения личности. В текстовой зоне пропись стандартна, а в коде используется числовой вариант.
  7. данные, в частности ФИО, записывают разборчиво и без ошибок;
  8. табельный номер сотрудника закрепляется за ним на весь период трудовой деятельности. Он не должен содержать больше 6 цифр;
  9. должен быть указан тип трудоустройства, например, постоянно или временно;

Вписание места рождения также имеет ряд особенностей:

  1. кодировка места жительства установлена Общероссийским классификатором для административно-территориальных объектов.
  2. аул, кишлак, село или станица прописываются полностью.

    Остальные населенные пункты сокращаются по стандартной схеме, например, деревня — дер., а город — гор.;

  3. число символов записи не превышает 100 символов;
  4. район или область записывается в родительном падеже;

Графа с гражданством прописывается полностью с использованием Общероссийского классификатора информации о населении.Графа должна быть полноценно заполнена и иметь установленный код.ГражданствоКод по ОКИНРоссийской Федерации1РФ и иностранного государства2 (дополнительно должно быть указано иностранное государство)Иностранный гражданин3 (указание страны)Лицо без гражданства4 Знание языков записывается без наличия сокращений.

Степень владения должна быть указана в следующем варианте:Степень знания языкаКод по ОКИНвладею свободно3читаю и могу объясняться2читаю и перевожу со словарем1Кодировка имеет двух кодовую систему.

Первый код соответствует языку, а второй степени владения. Пример: При свободном владении английским потребуется пропись в виде «014 3».Образование также должно быть закодировано.Вид образованияКод по ОКСОНачальное (общее)02Основное общее03Среднее (полное)общее07Начальное профессиональное10Среднее профессиональное11Неполное высшее15Высшее18Послевузовское19Неоконченное образование имеет ряд особенностей, которые потребуется учесть при оформлении.

Любые записи должны быть основаны на полученных дипломах, аттестатах и иных документах.При наличии нескольких образований записываются все учебные учреждения.В первой графе вписывается основная специальность, по которой сотрудник трудоустроен в организацию, а в дополнительной второе образование.По диплому классификация устанавливает для высшего учебного заведения разделение на магистра и бакалавра (указывается направление) и специалиста (указывается специальность.

Для среднего учебного заведения указывается профессия, например, слесарь.На заметку! Учебные заведения могут быть сокращены в наименовании, если это не влияет на смысл.Расшифровка образования:Работник, имеющий неоконченное образованиеВид образования по классификации.Проходящий обучение в Вузе, но не закончивший егоОбщее или среднее с зависимостью от наличия образования на данный моментТретий курс или отсутствие окончания обученияЧисло оконченных курсовОкончание трех курсов ВузаНеполное высшееОбучение в среднеспециальном образовательном учреждении без его окончанияУказывается образование которое уже было получено, то есть полное или неполноеОкончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназиюСреднее (полное) общее образованиеОкончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведениеНачальное профессиональное образованиеСостав семьи должен быть указан с определением степени родства. Также прописываются все лица, с которыми сотрудник проживает или находится на обеспечении.Состояние в бракеКод по ОКИННикогда не состоял (не состояла) в браке1Состоит в зарегистрированном браке2Состоит в незарегистрированном браке3Вдовец (вдова)4Разведен (разведена)5Разошелся (разошлась)6Раздел оформляется на основе военного билета (временного удостоверения) или призывного удостоверения.После оформления раздела требуется подпись сотрудника, который согласен с внесенными записями.

Дополнительно потребуется роспись кадровика с расшифровкой.ЗапасПризывПункт 1. Категория запасаИнформация с билета, за исключением офицеровНе заполняютПункт 2.

Воинское званиеСогласно записи в военном билете«Подлежит призыву»Пункт 3. «Состав (профиль)». Заполняется без сокращенийСогласно военному билету, в частности «командный», «медицинский», «солдаты»Не заполняютПункт 4.

«Полное кодовое обозначение ВУС» Записывается полное обозначение — шесть цифр или шесть цифр и буквенный знакЗапись в военном билетеЗапись в удостоверенииПункт 5.

«Категория годности к военной службе»Категория, указанная в билете.По указанным данным удостоверенияПункт 6.

«Наименование военного комиссариата по месту жительства»

Согласно последней записи при постановке на учет как военнослужащего запасаСогласно выданному удостоверениюПункт 7.

«Состоит на воинском учете» записывается с помощью карандаша«А» — мобилизационное предписание. «Б» — закреплен за предприятиемНе заполняютПункт 8. «Отметка о снятии с воинского учета» при предельном возрасте или негодностиСнят с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровьяСнят с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровьяВсе графы при трудоустройстве или переводах должны заполняться полностью.

Вся информация не имеет сокращений и ошибок.Дополнительно потребуется указать данные приказа и ознакомить сотрудника с записями.Раздел с аттестацией заполняется с указанием обязательных данных. В них включают датировку аттестации, решение комиссии при переводах или отправке на аттестацию, а также наличие ссылки на документацию, которая сопровождает аттестацию.В последнем случае также указываются все реквизиты такого акта, который является протоколом результатов.При заполнении граф с повышением квалификации используются предоставленные справки.

В обязательном порядке должны быть указаны дата обучения, тип повышения квалификации, а также учебное заведение с уточнением факультета и направления.Дополнительно должен быть указан тип предоставленного документа, который может быть дипломом или свидетельством.Графу «Основание» не трогают, если повышение квалификации происходило без решения организации.Профессиональная переподготовка вносится аналогично повышению квалификации, то есть потребуется внести все данные по этому факту и указать специальность (направление, профессию), по которой производится переподготовка.Этот раздел заполняется всеми наградами и поощрениями любого характера.

Например, сюда вносятся все данные по поощрению человека в организации, муниципальном органе или государстве.Награды должны иметь дату и всю необходимые данные.В графу с отпусками должны быть внесены любые варианты отдыха, в том числе по беременности или за свой счет. В обязательном порядке проставляются все даты начала и фактического выхода на работу.Важным моментом является учет отпуска без сохранения стажа, то есть проставляются временные рамки отсутствия, а также даты ухода и возвращения на работу.
В обязательном порядке проставляются все даты начала и фактического выхода на работу.Важным моментом является учет отпуска без сохранения стажа, то есть проставляются временные рамки отсутствия, а также даты ухода и возвращения на работу.

Это необходимо для учета стажа.В разделе должны быть прописаны все социальные льготы временного или постоянного характера с указанием основания предоставления.

Например, при беременности потребуется указать появившиеся льготы временного типа.В дополнительные сведения заносят данные, которые позволят получить полноценность учета. Сюда относится обучение различного типа, например, вечернее или заочное, а также наличие инвалидности с указанием решения МСЭ.Любое увольнение сопровождается соответствующей простановкой данных в 9 раздел.

Здесь необходимо прописать все сведения по увольнению, включая основание с указанием статьи ТК РФ и расшифровкой. Дополнительно проставляется дата и номер приказа.После закрытия карточки потребуется получить роспись увольняемого, что будет означать его согласие с внесенной записью.

Личная карточка работника 1 стр

Второй лист

Третий лист (заполнен только 3 раздел)

Четвертый лист (заполнены только 8 и 11 разделы)

11 раздел

Для отсутствия ошибок требуется следовать определенным нормам.Правила:

  1. сверка военного комиссариата с учетным документом осуществляется с помощью простого карандаша;
  2. 2 раздел заполняется строго от руки;
  3. запись должна вестись на картоне или на плотной бумаге. Это позволит избежать изнашивания.
  4. нельзя совершать ошибки, делать помарки или прочерки;
  5. почерк должен быть разборчивым;
  6. заполнение осуществляется от руки или на компьютере с дальнейшей распечаткой. Ручка используется только синяя или черная;

При совершении нескольких ошибок кадровик или другое ответственное лицо будет подвергнуто штрафу, по этой причине требуется проверять все вносимые данные.Важно! Любая запись, которая была внесена во время трудовой деятельности сотрудника, вносится от руки. Дополнительно потребуется ознакомить сотрудника, который после данной процедуры обязан оставить свою роспись.Одной из наиболее частых ошибок является замена испорченной формы, но такая процедура может быть проведена только при первичном оформлении.

Если порча произошла при внесении последующих записей, то форма замене уже не подлежит.Спецсимволы, в частности, знак равенства, двоеточие или косая черта (=, :, /) не могут быть использованы в документе. Зона кодирования также должна их исключать. Кроме этого, любая буква или цифра в ней будет считаться ошибкой.Получается, что текст за территорию полей можно выводить, но только не в зону кодирования.Одной из распространенных ошибок является простановка прочерков.

В различной документации такой вариант допускается, но в Т-2 он запрещен. Если нет сведений, которые могут быть внесены, то графы остаются пустыми.Простановка прочерков карандашом также запрещена.

Картотеку распечатывают на картоне с помощью типографского способа. Они имеют срок хранения в 75 лет после увольнения гражданина.Хранение осуществляется при помощи специальных номенклатурных папок, которые отделяют от личных дел и другой документации, в том числе приказов.Чаще всего процесс хранения осуществляется в специальном запираемом сейфе.

Это требуется для обеспечения безопасности личных данных персонала.

За это несет ответственность назначенное лицо, которое чаще всего является начальником кадрового отдела.Особых правил не установлено, но на практике хранение осуществляют согласно структурным подразделениям. Единственной необходимостью считается разделение картотеки лиц, которые работают сейчас и уже уволенных.

Основной документооборот сейчас переводится в электронные формы. В случае с картотекой такой вариант невозможен.

При ведении электронного варианта бумаг потребуется также иметь дубликаты в виде бумажных носителей.При ведении электронной документации в виде бланков в них вносится часть информации, так как в ряде случаев в них вносятся собственноручные записи, которые не могут быть продублированы на компьютере.Получается, что электронная картотека может быть введена, но только на основе бумажного аналога, который будет полноценно оформляться.Карточки для работников оформляются при приеме на работу. На основе полученных данных они оформляются в виде специального бланка.

Вся информация, которая будет внесена в дальнейшем в документ, должна быть продублирована в личное дело с обязательным ознакомлением человека.

Ведет картотеку ответственное лицо.

Именно оно должно внести все сведения и данные по работнику в бланк и использовать их по назначению, в том числе для заполнения документации.Поделиться с друзьями:

Личная карточка работника по форме Т-2: инструкция по заполнению

/ / , 6,658 Просмотров Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством.

Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Оглавление

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства.

Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений. Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

форму для заполнения личной карточки, названную Т-2. На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике.

Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале. Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.
Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям. Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях.

Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму. Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

  1. премирования;
  2. внутреннего перевода;
  3. дисциплинарного взыскания;
  4. ухода в отпуск;
  5. увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке.

Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью. Она должна находиться:

  1. на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
  2. на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
  3. на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя.

Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования. Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве.

Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации. Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

  1. удостоверение личности работника (паспорт);
  2. анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
  3. ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
  4. – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
  5. военный билет;
  6. СНИЛС;
  7. свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
  8. справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.
  9. трудовая книжка при устройстве на основное место работы;

К сведению!

Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

скачать бесплатно в формате Word.

в формате Excel.

в формате Pdf.

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела. Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве.

Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы. Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.
  • 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
  • Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.
  • Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
  • Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
  • Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее .

Затем заполняется табличка:

  1. постоянный или временный характер работы;
  2. номер СНИЛС;
  3. табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
  4. основная работа или по совместительству;
  5. номер ИНН;
  6. дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
  7. пол работника (буквой «М» или «Ж»).
  8. в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);

Первый раздел начинается с номера и даты заключения – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте. Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами. Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.
Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат. Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

  1. без гражданства – 4.
  2. двойное ­– 2;
  3. для граждан РФ – 1;
  4. иной страны – 3;

Графа 5.

Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

  1. «свободно владею» – цифра 3.
  2. «читаю и могу объясниться» – код 2;
  3. «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;

Графа 6.

Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов. Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование.

Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР.

Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной. Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.

Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН:

  1. не был женат (не была замужем)– код 1;
  2. в разводе – 5.
  3. в браке – цифра кода 2;
  4. в гражданском браке – цифра 3;
  5. вдова или вдовец – 4;

Графа 11.

Паспортные данные выписываются из документа.

Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей. Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

  1. дата трудоустройства или перевода в обычном формате;
  2. оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
  3. должность (по штатному расписанию);
  4. личная виза работника (роспись).
  5. структурное подразделение, где будет трудиться работник;
  6. номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);

Также должны быть заполнены все пункты таблицы, нужно указать:

  1. № решения аттестационной комиссии.
  2. дату, когда проходила аттестация;
  3. номер и дата соответствующего протокола;
  4. ее результат;

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

  1. период (с… – по…);
  2. учебное заведение, где проходило обучение;
  3. информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.
  4. данные о полученном подтверждающем документе;
  5. вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);

Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию. В табличной форме вносятся сведения:

  1. о профессии, полученной сотрудником;
  2. номер и дата выдачи документа о прохождении;
  3. о периоде переподготовки (даты);
  4. номер приказа о направлении на переподготовку.

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.

Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

  1. Дополнительного отпуска.
  2. По уходу за ребенком.
  3. А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.
  4. Ежегодного оплачиваемого отпуска.
  5. Ученическому отпуску.
  6. И.д.
  7. По беременности и родам.

Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу.

Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен. Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты. Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.

Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником.

Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8. Что вносится в данный раздел карточки:

  1. причина увольнения работника;
  2. номер и дата приказа об увольнении;
  3. дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями. Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост!

(4 оценок, среднее: 5,00 из 5) Загрузка.

Поделиться Тэги 13.05.2019 30.04.2018 23.04.2018 21.01.2018 29.10.2017 27.10.2017

Личная карточка Т-2: правила заполнения и образец

Личная карточка—документ, обобщающий всю информацию о человеке, включая в себя биографию сотрудника, предыдущие места работы, воинскую обязанность и прочую информацию.Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.Содержание

Документы, необходимые для заполнения.Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично.

Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из .После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения.

Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.Личную карту работника следует завести после издания приказа о , точных сроков ее открытия в законодательстве не предусмотрено. Для заполнения данного документа понадобится не так много документов, как может показаться на первый взгляд.От сотрудника вам понадобиться документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовая книжка и бумаги подтверждающие его образование.В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.

Важно не допускать ошибок при заполнении.Данная форма документа состоит из 11 разделов, однако немаловажным является заполнение верхней части документа.

Ответственный за ведение кадровой документации должен правильно заполнить реквизиты организации и верхнюю часть личной карты, в противном случае при возникновении спорного или судебного прецедента карта будет недействительной:

  1. далее указать идентификационный номер налогоплательщика, в случае отсутствия свидетельства о постановке в налоговую инспекцию данный код можно узнать на сайте ИФНС с помощью паспортных данных сотрудника;
  2. вид работы указывается на том же основании что и характер, можно указать «основная» или «по совместительству». Кроме реквизитов организации и верхней части документа нужно указать коды общероссийского классификатора информации (ОКИН).
  3. в данной части нужно указать табельный номер сотрудника, важно знать, что он состоит не более чем из 6 цифр и не меняется, независимо от движения работника по карьерной лестнице;
  4. в столбике «Алфавит» принято записывать первую букву фамилии, при смене фамилии буква меняется, так же как и остальные данные. В столбце «Характер работы» указывают на основании заключенного «постоянно» или «временно»;

Нужно указывать только правдивую информацию.Во избежание ошибок рассмотрим заполнение личной карточки сотрудника по разделам.Основная информация в первом разделе заполняется с документа удостоверяющего личность, далее с пункта 5 со слов сотрудника. В случаях, когда человек владеет тремя и более иностранными языками компания вправе дополнить строки в электронной версии формы документа.Пункт 6 заполняется с предоставленных документов об образовании, не зависимо от количества оконченных и неоконченных образовательных учреждений сотрудник кадровой службы должен перечислить все заведения.Сведения о профессии и трудовом стаже вносят в пункт 7 и 8 соответственно, на основании предыдущих записей в . Профессия вносится в соответствии штатного расписания и приказа о приеме на работу.Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10.

В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства.Паспортные данные полностью записывают в пункт 11, адрес прописки и фактического проживания в пункт 12. На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника.
На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника.

При отсутствии военного билета данный раздел пропускается.

Если мужчина не проходил срочную службу и не списан по определенным показателям в пункте 2 раздела 2 нужно указать «подлежит призыву».В третьем разделе формы Т-2 указывают сведения о рабочем месте сотрудника, а именно: на работу, структурное подразделение (при наличии), должность, сумма , основание приема на работу (приказ руководителя предприятия).После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.

Можно внести сведения о дополнительных курсах.Раздел 4 заполняют при проведении аттестации работников для изменения в должности или перевода в другое структурное подразделение. В данном разделе работник кадровой службы обязан указать период аттестации, ее результат и ссылку на документ прохождения аттестации.В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации.

Так же заполняется период обучения и его результат.

При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр.Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.В данном разделе ответственный за заполнение данного документа должен внести вид отпуска, документ-основание позволяющий выйти в отпуск, количество дней, а также дату начала и конца отдыха работника.

Когда строки в данном разделе заканчиваются нужно доложить дополнительный лист-вкладыш с продолжением раздела восемь.

Новую карточку заводить не требуется.В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных .

Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2.

В этом разделе нужно также указать вид предоставляемой льготы, номер и дату выдачи документа подтверждающего право на льготу.Раздел 10 заполняется по усмотрению работодателя и наличия определенных навыков или медицинских отклонений работника.

Сюда можно вписать наличие водительского стажа у сотрудника той или иной категории или сведения о дополнительном образовании не входящие в раздел 2, например, курсы кройки и шитья или получение дополнительного образования на заочной форме обучения.При расторжении трудового договора работодатель обязан указать статью Трудового Кодекса, на основании которой трудовые отношения прекращены в разделе 11 данной формы личной карты сотрудника.Вместе с этим надо указать номер и дату приказа на увольнение и непосредственно дату увольнения.

Небольшие ошибки можно исправить.Бывает так, что штатом отдела кадров допускаются ошибки при заполнении личной карты работника.

Особенных последствий это за собой не повлечет, на самого же работника и вовсе никак не повлияет.

Однако в случае, если ошибок изрядное количество, то при внешней проверке на отдел кадров возможно будет наложен штраф за плохую работу.Основные погрешности, встречающиеся чаще всего:

  • Применение специальных символов. [/], [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;
  • Прочерки. Эта известная оплошность обусловлена тем, что во многих иных бумагах прочерки возможны либо даже нужны. В форме Т-2 их находиться не должно. В случае, если в графе нечего писать, то ее требуется оставить совершенно пустой.
  • Небрежное заполнение документа. Текст может выйти за границы специализированных полей, если это нужно. Однако в области кодирования он оказываться не должен. В случае если в данной области будет хотя б 1 буква, карта тогда рассматривается как испорченная, и ее понадобится перепечатать вновь;

Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.Читайте также:

Личная карточка работника

1.

Хранение и систематизация информации. Личная карточка является своеобразным досье сотрудника. В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д.

Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров. Например, кадровик может сформировать какие-либо льготы для работника, исходя из состава семьи, указанного в карточке. Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат.

Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал. 2. Документирование важных изменений. Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике.

Разумеется, они сопровождаются своевременными приказами, графиками, актами и прочим — однако вся сумма знаний об этих изменениях содержится именно в личной карточке — их можно увидеть хронологически. Хранение данных на едином бланке Т-2 поможет избежать недоразумений или конфликтных ситуаций. Большое количество информации можно будет восстановить в случае утери.

Обо всех изменениях, происходящих в его карьере, сотрудник расписывается в личной карточке, удостоверяя своей подписью принятие этих изменений и согласие с ними. 3. Воинский учет. Работодатель обязан вести учет сотрудников (это указано в Федеральном законе «О воинской обязанности и военной службе»).

Сам учет осуществляется по личным карточкам, в которых заполняется соответствующий раздел. Так же работодатель, заполнив личную карточку, должен разъяснить военнообязанным сотрудникам порядок исполнения ими воинской обязанности. 4. Статистика и информация к размышлению.

В целом информация из Т-2 может служить своеобразной базой данных о человеческих ресурсах организации.