Как правильно подшивать документы?
25 мая 2018СодержаниеВсем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов.Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур.
Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье.На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив. К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот.
В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.Данную процедуру можно условно разделить на несколько этапов:• Документация должна пройти обязательную проверку на правильность ее распределения на соответствующие группы документов;• Необходимо правильно начинать подшивать документы;• Проверка нумерации страниц документов;• Требуется соответствующим образом оформить надпись сопроводительного характера;• Обязательно произвести внутреннюю опись всех документов;• Корректировка реквизитов, указываемых на переплете (при необходимости).
Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства.
Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря 2009 года.Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов.
Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. Эти сроки напрямую зависят от типа документации:• 75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу;• 75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица);• 20 лет хранится патентная документация на изобретения;• 20 лет отлеживается документация, связанная с капитальным строительством;• 20 лет архивируется документация, связанная с осуществлением конструкторской деятельности;• 15 лет должны находиться на хранении различного рода научные труды и изыскания;• 5 лет пребывает на хранении вся архивная документация организации, деятельность которой связана с сельским хозяйством;• 5 лет находится на хранении различного рода документация, связанная с кино- и фотодеятельностью;• 3 года – фото- и видеодокументация.В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы.
Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия.Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений.
Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием (по каким бы то ни было причинам), то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации. А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия.Документы, подлежащие прошивке:В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц.
Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться.Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают.В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения.В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально.Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места.
Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид.
На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано.После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка.
Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя.Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись.
Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело.
Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала 250 штук. Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив.
В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до 250 листов.
Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы.При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета.
После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается.
Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания.Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе.
Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет.На некоторых предприятиях используются специальную машинку – брошюратор.
Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки.Следующий этап подготовки документов – их нумерация.
Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора.
Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны. При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком.Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций.
Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись.При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия.
После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги.Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке.
Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой.
В этом случае допускается использование дырокола.Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы. При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку.Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела.Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации.Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку.
Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела.Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии.
Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется
» Автор Софья На чтение 9 мин.
Опубликовано 14.03.2021Кажется, что тут такого – сшить документы? Но когда делаешь это в первый раз, почти всегда сталкиваешься с трудностями: то бумаги не складываются ровно, то иголка и шило не дырявят стопку.
А еще ж и правила нужно знать! Чтобы не терять время зря, можно воспользоваться пошаговой инструкцией.Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:
- Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
- Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
- Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.
- Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать.
Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13).
Но есть общие правила:
- Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
- Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
- Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
- Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
- Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
- Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
- Шов всегда проходит по левой стороне.
- Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
- Один том может содержать до 150-250 листов.
Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать.
Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.Способ прошивки зависит от места предоставления.
Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет.
Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета).
После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола.
Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени.
Пошаговая инструкция:
- Направляем иголку с ниткой в третью дырку, затем – в первую, и снова в центральную.
- В результате оба конца нити должны встретиться.
- Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
- Оставляем концы длиной 7 см, а остальное обрезаем.
- Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
- Вставляем иголку с ниткой длиной 50-70 см в центральное отверстие с тыльной стороны.
- Убираем иголку, и завязываем узел максимально близко к бумаге.
- Берем пронумерованную стопку документов.
- Проделываем первую дырку.
- Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
Чтобы было понятнее, как прошивать документы в три дырки, прилагаем схему:Как сшить диплом в 3 дырки:На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.Как сшить документацию правильно:
- Связываем нитки на узел. Если концы длинные, оставляем 7 см, а остальное обрезаем.
- Теперь нужно повторить то же самое. Снова направляем иголку в первую дырку, а затем – во вторую. Получится двойное обвитие.
- Складываем пронумерованные документы в ровную стопку.
- Отмеряем 6-10 см вниз, прокалываем, и вытягиваем иголку на тыльной стороне.
- Прокалываем бумаги иголкой с ниткой с тыльной стороны, отступив от верха 10 см и края 1,5 см.
Схема:Видео:В четыре дырки обычно прошивают дела перед сдачей в архив.
Как подшивать документы для архива пошагово показано на видео:Схема прошивки в 4 отверстия следующая:
- Иголку с ниткой заводят во второе отверстие, затем в первое, снова во второе, в третье, в четвертое.
- Сначала отрезают нить длиной 140 см и складывают пополам.
- Затем иголку снова возвращают в третье. Концы ниток связывают.
- Сверху и снизу стопки бумаг проделывают два отверстия, отступив от края 2 см.
- Еще 2 отверстия проделывают, отступив от верхнего и нижнего края по 10 см.
Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.Документы сшивают согласно следующей схеме:
- Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
- Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
- Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
- Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.
- Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.
- Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).
Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:
- Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.
- В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
- В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
- Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг.
Тогда делать дырки будет намного легче.Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов – брошюровочно-переплетный.
Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документов для сдачи в архив.
Они с легкостью проделывают отверстия в стопках из 800-1000 листов, и одновременно продевают нить:Популярные модели сшивателей для документов:
- Устройство P-600p (30 000 руб.).
- Yunger M168 (7 000-10 000 руб.);
- Станок для архивного переплета вертикальный УПД Д (13 000-15 000 руб.);
После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью.
Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА.
Но можно взять и обычную офисную бумагу.
- Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.
- Дождаться высыхания клея.
- Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
- Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
- Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).
В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?Да. Четких указаний на этот счет нет.
Можно использовать любые нитки любого цвета.
Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?Да, но только в отдельных случаях.
За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность).
В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту).
Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце.
Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.Какие документы сшивать обязательно?Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли.
Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов.
Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе.
