Как правильно прошить документы для сдачи в архив

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

» » » »

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

1. счет-фактуры;
2. кассовая книга;
3. отчеты (например, авансовый отчет);
4. ведомости.
5. акты выполненных работ;
6. штатное расписание;
7. приказы (как общие, так и личные);

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

1. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

1. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
2. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
3. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
4. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой. Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять. Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см.

от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

так, чтобы кончики выглядывали из-под нее.

Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

• Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

• Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

• Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

• На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

• После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки: Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции: Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

• Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

• Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

• После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

• Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

• В крайний прокол с тыльной стороны

• С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

• И соединяем концы нитки

• При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

• Остается завязать нитку узлом

• Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки: Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок: Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты. В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

1. при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
2. номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
3. если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
4. если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
5. чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
6. если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
7. если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге. Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя).

Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — .

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить.

Рассмотрим самые распространенные из них:

1. не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
2. допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов.

В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки.

После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя.

Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Читайте статью о том, и в каких случаях применяется такое сокращение.

В возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

Что такое дефолт и какие его виды бывают.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета: Поделиться:

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано.

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.

Они бывают:

1. Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
2. 

   Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

3. Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

1. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
2. Индекс дела.
3. Срок хранения.
4. Номер тома.
5. Дата составления подшивки.
6. Заголовок дела.
7. Количество листов в подшивке.
8. Название организации.

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

1. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
2. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
3. Дата подшивки.
4. Срок хранения.
5. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
6. Название документа.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно.

Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

1. 

   Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.

2. Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
3. Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
4. Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
5. Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
6. Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
7. Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
8. Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.
9. Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.

Сшить документы можно несколькими способами:

1. С помощью нитки и дырокола.

   Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема.

   Обложку при этом обычно не затрагивают.

2. С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.
3. С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема.

   Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.

4. С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема.

   В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур.

   Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

1. 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
2. 3 года – для видео- и фотодокументов.
3. 5 лет – для кинодокументов.
4. 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
5. 15 лет – для научной документации.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления.

Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер. Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

1. Фамилию и должность составляющего опись.
2. Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
3. Дата составления описи.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

1. Подшивка.
2. Нумерация листов.
3. Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
4. Составление описи дела.
5. Контроль группировки документов в деле.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива.

Ее особенности таковы:

1. На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
2. Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
3. Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
4. Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
5. Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

1. Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.
2. Количество листов в деле (цифрами и прописью).
3. Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе. Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность.

Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений. Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации.

Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17… Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые. ( Пока оценок нет ) Поделиться:

Как правильно прошить в 3 дырки рабочую программу учителя

» Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив.

Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2023 году:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013.
• Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22.05.2019.
• Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет.

А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов.

Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет.

Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения.

Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию. Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

1. приказы по основной деятельности;
2. внутреннюю переписку.
3. приказы по личному составу;

Бухгалтеры сшивают:

1. ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).
2. акты выполненных работ;
3. счета-фактуры;
4. накладные;
5. путевые листы;
6. оборотные ведомости по материальным средствам;
7. авансовые отчеты;
8. кассовую книгу;

Сшивайте документацию одним из этих способов:

1. сшейте нитками;
2. используйте специальное оборудование.
3. скрепите степлером;

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят.Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.Рекомендуем прочесть: Какие требования в г краснодаре на получение земельного участка при рождении 3 ребенка сколько лет надо быть прописанным в краснодареПо ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить.

Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.Есть общий порядок сшива бумаг. Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

• Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
• Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».
• Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
• Отсортируйте регистры по дате.
• Подготовьте опись (ее не нумеруют).

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции.

А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4. Нумеруются не только бумаги, но и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию.

Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).Такой работник организации именуется делопроизводителем.Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

1. Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
2. Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.
3. Подготовить нить длиной не менее 70 см.
4. Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
5. Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера. Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист.

Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

• Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
• Бумажный клей.
• Лист чистой бумаги.
• Нитки. Лучше использовать капроновые.
• Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:Шаг 1.

Удалить скрепки, скобы.Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.Шаг 3. В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3.

Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие сделайте по центру.Шаг 4. Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).Шаг 5.

Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

Шаг 6. Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Шаг 7.

Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8.

Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Шаг 9.

После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров.

Шаг 11.

На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника. На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов. Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации).

На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий.

Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа. Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки.Перед началом сшивания документов их следует правильно подготовить к архивированию. Этот процесс включает несколько простых шагов:

• содержание, цель хранения и количество страниц каждого документа;
• дату формирования тома;
• срок хранения документов;
• Оформить обложку. Обложка стандартных размеров – 229х324 мм. под документы формата А4. Для долговременного хранения документов необходимо использовать обложки из твёрдого износостойкого материала (картона, пластика).
• Скомплектовать архивный том. Для формирования комплекта следует изъять все инструменты скрепления листов (скрепки, булавки, биндеры). Стандартная толщина архивного тома – не более 4 см. Количество листов – до 250 шт. Документы в один лист (накладные, счета, и пр.) допускается сшивать в том с количеством листов до 500. К сформированному для сшивания архивному блоку добавляется пустой лист.
• Пронумеровать том. Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом. Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу. Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист. Цифра на нём не ставится.
• общее количество документов;
• Составить опись тома. В перечне документов, включённых в архивный том, следует указать следующую информацию:
  наименование организации;
• реквизиты составителя.

По окончании подготовительных процедур можно приступать к сшиванию бумажных документов в сформированном архивном томе.Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше.

Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер). Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).

• Прошейте нитками.
• Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.
• Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.
• Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
• Сделайте отверстия.

Это текст, который пишется на листе бумаги, скрепляющем документ с тыльной стороны.

Как правило, в нем содержится:

1. место для подписи и ее расшифровки.
2. количество пронумерованных листов, цифрами и прописью;
3. надпись «прошито, пронумеровано»;
4. должность и Ф.И.О. ответственного лица;

Можно либо заранее напечатать расшифровку на компьютере, сформировать готовые наклейки и размножить их, либо написать весь текст сопроводительной надписи от руки.

Ни то ни другое не будет являться ошибкой и документ от этого не утратит свою действительность.Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Первичная подготовка и схема прошивки документов включают:

• Систематизацию бумаг.
• Заполнение описи.
• Оформление обложки.
• Сшив бумаг по назначению.
• Нумерацию.

Сшитая указанным образом документация хранится не менее 25 лет. Если же документы надлежит хранить в архиве меньше 10 лет, воспользуйтесь упрощенной схемой прошивки.

В таком случае разрешают не проводить:

1. систематизацию;
2. сшив нитками (оставьте бумаги в скоросшивателе).
3. нумерацию;

Порядок прошивания ничем не отличается —пошаговая инструкция, как правильно прошить журнал нитками и сдать дело в архив:

• Сделайте отверстия.

  Проденьте нитки и плотно закрепите. Следите, чтобы текст оставался читаем.

• Если в деле, подлежащем сшиву, более 250 листов, разделите его на несколько томов.
• Пронумеруйте простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использовать шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.
• Прошейте каждый том.
• Если планируете хранить журналы более 25 лет, при подготовке к прошиванию приложите к делу дополнительную картонную обложку.

  Она защищает документы и нитки от излишнего трения.

Лист формата А3 нумеруется как один лист, подшивается за левый край и сворачивается.

Если один лист подшивают за середину, его нумеруют как два листа.

Фотографии или картинки, схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу.

В первую очередь нумеруют конверты отдельно от их бумажных вложений. Если дело составляется из нескольких томов, то каждый том получает отдельный номер. Обложку оформляют так:

• Обозначьте наименование дела. Помимо названия, определите и тему дела (акты, накладные, приказы и проч).
• Закрепите срок хранения дела — постоянный или определенный.
• Пропишите наименование структурного подразделения
• Отметьте период (год), к которому принадлежат бумаги — дату первого и последнего документа, календарный год (например, приказы по основной деятельности за 2023 год).
• Укажите название организации в именительном падеже. Если во время хранения изменилось название учреждения, укажите обновленное, корректное. Старое название поставьте в скобки, новое — под ним.

При нумерации листов в деле опись не учитывается.

Дела указываются по степени значимости: устав, протоколы, планы.

Посмотрите видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив:Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

• Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.
• Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.
• Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.
• Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).

При регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя) и при внесении изменений в сведения Федеральной налоговой службы требуемые документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.Сейчас налоговая принимает документы в обычном виде, без сшива — из Методических рекомендаций ФНС этот пункт исключен.

У организаций и ИП есть выбор: сдавать документы в скрепленном или прошитом виде. Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие:— Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г.

N БГ-3-09/198;— п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г.

«О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

;— п.6.2.2.4.

«Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей»

, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г.

N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать.

Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку.Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе.

И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

1. приказы личного и общего состава,
2. а также штатное расписание.

1. счетами-фактурами,
2. кассовыми книгами,
3. актами выполнения работ,
4. оборотными ведомостями,
5. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
6. авансовыми отчетами,
7. накладными,
8. путевыми листами,

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

1. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

1. Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

   Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.

Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка.

Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской.

Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

1. С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.

1. Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.

1. Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

1. Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

1. Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке.На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2023 год».Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества.Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию.

При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации.

Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы.

Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг.

Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.Как грамотно составить характеристику на работника.Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей).Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации.

Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей.

Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты.

Их гораздо легче хранить и систематизировать.В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации, целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления.

Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).

Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.

Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью.