Как правильно отмечать табель рабочего времени

Как правильно отмечать табель рабочего времени

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

бухгалтер, юрист 24 декабря 2022 Табель учета рабочего времени — это документ, в котором приводится список работников и количество фактической отработки и отклонений по каждому сотруднику. Его составляют ежемесячно. Содержание По нормативам, обязательность ведения табеля учета рабочего времени установлена . Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  1. иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.
  2. контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  3. учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и, в случае необходимости, обосновать взыскание, наложенное на работника.

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться. По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

  1. в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  2. после чего он передается в бухгалтерию.
  3. табель рабочего времени составляет и ведет уполномоченное лицо;

Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи.

Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывается в трудовом договоре.

Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.
Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию. Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно.

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:

  1. сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  2. заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную, — для формы Т-13 методом сплошного заполнения. Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.

п. ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций.

Содержится в базах Росстата, состоит из:

  1. 8 цифр — для юрлиц;
  2. 10 цифр — для ИП.

Номер документу присваивается по порядку. Датой составления обычно является последний день отчетного месяца.

Табель сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае. Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте.

В нашем примере для работника Петрова А.А.

использованы 4 сокращения:

  1. К — командировка;
  2. В — выходной;
  3. Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  4. ОТ — отпуск.

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

  1. в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.
  2. в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами.

Полный список кодов смотрите в конце статьи.

В примере использованы:

  1. 2000 — зарплата (оплата труда);
  2. 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске. Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9.
Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом: Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия.

В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  1. 3 дня — в связи с командировкой;
  2. 10 дней в отпуске.

Табель подписывают в конце месяца:

  1. руководитель отдела;
  2. кадровый работник.
  3. сотрудник, ответственный за ведение;

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  1. какой вид отпуска проставлять;
  2. период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  3. каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями: ОТ Очередной оплачиваемый отпуск ОД Дополнительный оплачиваемый ДО Административный (без сохранения ЗП) У Учебный с сохранением ЗП УВ Учебный без отрыва от производства (сокращенный день) УД Учебный без сохранения ЗП Р По беременности и родам ОЖ По уходу за ребенком до 3 лет ОЗ Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях ДБ Дополнительный без сохранения ЗП При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника.

Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми. Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц. Присутствие на рабочем месте: Я Работа в дневное время Н В ночное время РВ Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином С Сверхурочная ВМ Вахтовым методом Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениям, что и обычная.

Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, в верхней строке указывайте Я (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени. Командировки и повышение квалификации: К Служебная командировка ПК Повышение квалификации с отрывом от труда ПМ Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности Отсутствие на рабочем месте: Б Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) Т Временная нетрудоспособность без выплаты пособия ЛЧ Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях ПВ Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) Г Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей ПР Прогул без уважительных причин НС Режим неполного рабочего времени В Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) ОВ Дополнительный оплачиваемый выходной НВ Дополнительный неоплачиваемый выходной ЗБ Забастовка НН Невыясненная причина неявки РП Простой по вине работодателя НП Простой по не зависящим ни от кого причинам ВП Простой по вине работника НО Отстранение от работы (оплачиваемое) НБ Остранение без сохранения ЗП НЗ Приостановка работы при задержке ЗП Если работник выходит на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу (30.03-03.04.2020), в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов. Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в ): 2000 Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения) 2010 Выплаты по гражданско-правовым договорам 2012 Отпускные 2300 Больничное пособие 2530 Оплата в натуральной форме 2760 Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию 3020 Проценты по вкладам 2022 года по форме Т-12 в 2022 году бланк по форме Т-13 Т-12 Т-13 в word Правовые документы бухгалтер, юрист В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер.

В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право.

Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год.

Пишу статьи с 2012 года Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

КАДРОВИКУ: ЛЕНТА БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2022 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 типа бланков + 15 основных правил + 4 полезных подсказки.

Мы на 100% уверены в том, что вы согласны с утверждением, что заполнение табеля учета рабочего времени – задача важная и ответственная. Выгодно это и работодателю, и сотруднику.

В первом случае босс может с чистой совестью «бить рублем» работника, который вместо того, чтобы стоять у станка, попивал пиво в баре «Голубая устрица», а во втором – дворник сможет доказать свой выход на работу в законный выходной (а что делать, если Новый год для погоды – не указ, и вовсю идет снег?). Табель учета рабочего времени – это акт, содержащий информацию о том, как каждый из тех, кто работает на предприятии соблюдает рабочий режим.

Сюда же вносятся любые отклонения от трудового графика. Заполнение табеля рабочего времени по образцу необходимо:

  1. кадровикам для принятия «судьбоносных» решений о поощрении особо отличившихся или устрашения разгильдяев (например, составления приказа о вынесении выговора);
  2. бухгалтерии компании для того, чтобы правильно начислить заработную плату и другие выплаты (больничные, отпускные, премии, командировочные и т.д.) Но не всегда все так радужно! Иногда богиням калькулятора и программы 1С приходиться рассчитывать сумму штрафа для прогульщиков и тех, кто вечно опаздывает. Такова жизнь!
  3. «продвинутому» руководству для принятия верных управленческих решений. Может, стоить все таки отправить на заслуженный отдых Марию Степановну, которая умудряется по 7 раз в год уходить на больничный? Какой образец для подражания она подает корпоративной молодежи?

Нормативными актами Роскомстата утверждено 3 образца табеля учета рабочего времени для заполнения:

  1. форма Т-12. Записи допустимо вносить вручную.

    В ней отражаются начисления зарплаты, потому целесообразно поручить вести эту бумагу кому-то из бухгалтеров.

  2. форма Т-13. При таком образце заполнение происходит на основе данных турникетов или других автоматических систем. И частично, и полностью его можно вести на компьютере.

  3. при первой подачи документ является «первичным» и в специальной графе ставиться «0». При внесении каких-то изменений табелю присваивается единица и т.д.;
  4. имеется возможность указать специфические бюджетные обозначения, например, «учебный отпуск»;
  5. регистрировать можно как записывая все неявки-явки (сплошной метод), либо только указывать отклонения;
  6. акт не предусматривает расчет зарплаты.

    На его основе это делают уже в бухгалтерской службе.

  7. форма № 0504421.

    Создана для бюджетных организаций. Если вам посчастливилось работать на государство, то нужно знать несколько особенностей заполнения такого табеля учета рабочего времени:

    • имеется возможность указать специфические бюджетные обозначения, например, «учебный отпуск»;
    • регистрировать можно как записывая все неявки-явки (сплошной метод), либо только указывать отклонения;
    • при первой подачи документ является «первичным» и в специальной графе ставиться «0». При внесении каких-то изменений табелю присваивается единица и т.д.;
    • акт не предусматривает расчет зарплаты. На его основе это делают уже в бухгалтерской службе.
  • Документ создается в одном экземпляре.
  • Из утвержденной таблицы нельзя удалять какие-либо поля или графы. В случае нестандартной работы (смены) можно лишь добавлять специальные графы для их учета.

    Для этого нужно оформить специальное распоряжение руководства.

  • За несколько дней до начала месяца (отчетного) ответственный работник готовит табель.

    Так что хорошенько подумайте, кто у вас на фирме настоящий гуру .

  • В эту таблицу заносят имя и фамилию человека, номер дела (личного). Количество столбцов должно совпадать с количеством дней в данном месяце.
  • Форс-мажорные ситуации (опоздания, прогулы и т.п.) и нештатные обстоятельства указываются с помощью специальных буквенных и числовых кодов.
  • На следующем листе размещена учетная таблица и сведения о работниках. Будьте аккуратны, чтобы случайно не «перекрестить» кого-то из коллег или не «наградить» новой неблагозвучной фамилией.
  • Если заполнением табеля по образцу занимается третий работник, он тоже должен данные в бумаге удостоверить своей подписью.

  • Заполнение бумаги или электронного листа происходит каждый день. Основой служат официальные акты, например, больничные листы, уведомления, приказы, заявления, письменные распоряжения начальства и т.п.
  • Сотруднику, которому поручено заполнение табеля, следует контролировать правильность учета рабочего времени, он отвечает за подлинность данных. Так что если уборщица тетя Люся просит вас поставить заветную отметку в документ, а сама норовит убежать на полдня на рынок, подумайте, нужны ли вам неприятности.
  • Табель по образцу может вестись и вручную, и в форме электронного документа.

    Так что если ваш завскладом до сих пор не дружит с компьютером – не беда.

  • Следует учитывать, что в бланке по форме Т-12 в двух разных разделах ведут учет рабочего времени и его оплату.
  • На бумаге должна стоять подпись начальника (всей фирмы или конкретного подразделения).

    Не забудьте «подмахнуть» табель.

  • Функция заполнения табеля вменяется в обязанность сотруднику (кадровой службы, бухгалтерии, руководителю отдела) специальным приказом и указывается в его должностной инструкции. Так что просто тыкнуть пальцем на пробегающую по офисному коридору Виолетту Степановну не получится!
  • В квадратике напротив каждой фамилии указывают, сколько часов отработал тот или иной сотрудник за рабочий день, или количество смен при сменной системе работы.

    Не забывайте, что праздничные и нерабочие дни тоже следует отмечать, даже если вы лично в этот день не работаете, а жарите шашлыки на даче у друзей.

  • На титульном листе нужно указать полное наименование учреждения (или отдела, если речь идет о нем) и дату, когда бланк начали вести. Дату окончания указывается при закрытии табеля учета.

Табель учета рабочего времени при заполнении по образцу оформляют так:

  1. в следующих столбиках (с 4 до 7) каждый день делаются о рабочем времени отметки (выход-невыход на рабочее место, декретный отпуск, болезнь и т.п.). Для этого придуманы специальные коды.

    Делают записи только на основе необходимых документов (первички), например, приказа.

    И хотя изучать наизусть (какой ужас!) коды нет надобности, потому что они указаны на первом листе бланка, но ознакомится с ними и обосновывающими документами стоит:

  2. невыходы считают целыми днями, а другие отступления от рабочего графика при необходимости можно считать даже поминутно и указывать цифру под буквенным кодом.

    Не может же ваш сторож уйти в отпуск на 3 часа, а вот опоздать на 40 минут – очень даже может быть!

  3. сначала следует заполнить три графы (первые) и «шапку» бумаги. Мы уверенны, что вы еще не забыли имена и фамилии коллег.

    Сюда же записываются их табельные номера и название предприятия;

  4. столбики 5 и 7 в образце предназначены для суммирования времени работы, а с 8 до 17 – для отчетности по каждому человеку отдельно.

«Налетчики» из налоговой инспекции могут даже в самой расчудесной фирме выявить такие ошибки в заполнении табеля рабочего времени:

  1. в табеле неправильно указаны коды, не учтены сверхурочные и переработки.

    Не жлобтесь! Вы бы ведь не хотели, чтобы любимая жена работала бесплатно по субботам, а вы остались на выходных без ее умопомрачительно вкусного борща?

  2. информация о зарплате в документах первичной отчетности и табеле отличается.

    Например, приказом вы отправили сотрудника в отпуск на 24 дня, а он, бедняга, по табелю вышел трудиться через 20 суток;

  3. информация о зарплате в табеле и расчетных бухгалтерских документах отличается.

    Ну и почему уважаемый Сергей Петрович настолярничал на 10 тысяч рублей, а расписался в ведомости за 8 тысяч?

  4. неправильно начислены суммы к выплате по больничным листам.

    Пора вам, батенька, освежить в памяти соответствующие нормативные акты.

За все эти «прегрешения» вас (бухгалтера или руководителя) могут оштрафовать на 500 рублей. Ну а если о заполнении табеля вы и вовсе не слыхали и такого документа для учет рабочего времени на предприятии вообще нет, то готовьтесь выложить до 50 тыс.рублей согласно статье 5.27 Административного Кодекса РФ (http://koapkodeksrf.ru). Еще раз о порядке ведения табеля учета рабочего времени в видеоролике: Отметки в бумаге или электронном листе ставьте только после того, как получите подтверждающие документы.

Серега со склада утверждает, что не выходил на работу 3 дня не по причине запоя, а лечился от банальной простуды?

Дождитесь от него больничного листа!

  • Если вы пока не поняли причину опоздания или неявки сотрудника на рабочее место, пользуйтесь специальным кодом для невыясненных обстоятельств (НН), чтобы не попасть впросак. Не спешите клеймить человека позором и называть прогульщиком. А вдруг бедолага попал в больницу с острым аппендицитом?
  • При внесении любых изменений в рабочий режим старайтесь как можно раньше предоставлять сотрудникам соответствующие документы. Если ваш инженер – страстный любитель рыбалки и на ближайшие выходные у него уже припасена коробка с червяками и бутылка коньяку «для сугрева», не стоит показывать ему приказ о рабочей субботе в пятницу вечером. Пожалейте человека и сделайте это в начале недели!
  • Если вносите записи в табель вручную, не брезгуйте копиями (для себя) и черновиками. От потери и порчи документов, а также описок не застрахован даже агент ЦРУ.

В целом, правила заполнения табеля учета рабочего времени достаточно просты. Их стоит знать каждому руководителю и кадровому работнику, чтобы правильно начислять заработную плату и уберечься от штрафных санкций в случае проверки контролирующих органов.

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники.

Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.

Содержание Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года.

Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н. Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

  • Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.
  • Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем.

Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени. Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации.

Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником. Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять: Также есть два способа ведения табеля:

  • Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
  • Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день.

А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение. Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему.

Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения.

Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине).

Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:

  1. его порядковый номер и дату составления:
  2. код ОКПО:
  3. наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:
  4. период, за который ведется табель:

Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:

  1. графа 1 — порядковый номер записи;
  2. графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
  3. графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
  4. графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).
  5. графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
  6. графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
  7. графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов: Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
  8. графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;

Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял.

Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.

Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.

  1. Бухгалтерская отчетность
  2. ПФР
  3. ФНС
  4. ФСС

Новая субсидия работодателям от ФСС за трудоустройство безработных граждан, зарегистрированных в службе занятости. Что такое УИН? Для чего нужен код в платёжном поручении, когда и как его использовать в 2022 году.

Изменился порядок начисления пособий через ФСС. Изменилась и форма-4. Мы расскажем о новом порядке её заполнения и сдачи.

Роль и правила ведения табеля учета рабочего времени

Табель учёта рабочего времени — базисный документ для определения и величины любого работника.

Зная несколько простых правил заполнения, ориентироваться в обозначениях будет легче. Можно ли на предприятии обходиться без табеля? Зачем вообще учитывать время?

ТК РФ в статье 91 приводит определение , то есть того, которое каждый сотрудник потратил на труд, согласно трудовому договору. Поскольку продолжительность труда и отдыха регламентирована законодательством, у работодателя возникает обязанность фиксировать и документировать рабочее время в установленной законом форме.

Любая система оплаты труда подразумевает пропорциональный отработанному времени заработок.

Для того, чтобы выяснить соответствие нормативного и фактически затраченного времени, требуется специальный учётный регистр.

Кроме этой функции, табель выполняет и другие ключевые задачи:

  • содержатся данные о режиме работы и его отклонениях от нормальной продолжительности для каждого конкретного трудящегося;
  • для всего без исключения численного состава табель отображает информацию о явках и причинах отсутствия сотрудников на предприятии;
  • выполняются функции источника аналитических данных. Например, возможен анализ соблюдения гарантий работающим в части реализации их права на отдых.
  • на основе этого документа определяется стаж и характер выполняемой работы по профессии и разряду;
  • подтверждает перед налоговыми органами расходы организации на оплату труда;

Табель учёта рабочего времени основан на первичном наблюдении и стоит первым в цепочке целого ряда организационно-распорядительных документов предприятия. Используется он как в качестве доказательств затрат организации на оплату труда, так и в качестве доказательств присутствия любого работника на рабочем месте.

Для бюджетных учреждений и госпредприятий в 2015 году принята форма ф.0504421 (Приказ МФ РФ №52н от 30.03.2015г.). В коммерческих предприятиях и организациях в качестве регистров учёта рабочего времени на основании распоряжения Госкомстата (Постановление №1 от 05.01.2004 года) с 2004 года и по настоящее время используются унифицированные формы:

  1. Т-13 — применяется для автоматизированных турникетов и проходных или электронных систем контроля присутствия;
  2. Т-12 — с возможностью расчёта зарплаты при упрощённом учёте.

Кодировка времени присутствия или отсутствия в них аналогична.

Используются одни и те же цифровые и буквенные шифры:

  1. соответствуют шифры «С» или «04», и часы переработки;
  2. Неявка в дни — «Б» и «19».
  3. Обычное рабочее время обозначается символов «Я» или «01» с числовым указанием продолжительности работы в часах;
  4. Для отражения — «ОТ» и «09»;

Всего используют 36 условных обозначений времени присутствия или отсутствия на рабочем месте. В приведённом выше распоряжении Госкомстата содержатся указания по применению документа, где расшифрованы все тонкости заполнения. Составляют документ в единственном экземпляре.

Скачать образец табеля учета рабочего времени формы Т-12 можно , а формы Т-13 — . Сами условные обозначения искать нигде не нужно. Форма табеля содержит необходимые справочники буквенных и цифровых кодов.

Кроме них, на первой странице содержатся обязательные для любого первичного учётного документа реквизиты:

  1. номер;
  2. отчётный период (месяц).
  3. дата;
  4. название ;

В разделе учёта рабочего времени приводятся данные по дням для каждого работающего, включенного в табель.

Для идентификации работника указываются его фамилия, инициалы, должность, табельный номер. Под шифрами обозначения дней работы или проставляют время в часах, фактически затраченное на ежедневное исполнение служебных обязанностей. Итоговая часть суммирует аналитические данные за две половины месяца и за весь месяц в целом.

Отображается количество явок и неявок по каждой из причин в часах. Заверяется табель подписями ответственных лиц; приводятся расшифровки подписей, даты подписания и должности заполняющих и проверяющих табель.

Если на предприятии ведение табеля возложено на определённое лицо (в составе кадровой службы, например), то ежедневная обязанность следить за занятостью работников, выяснять продолжительность работы и характер отклонений — прерогатива этого работника. Правильность заполнения контролирует руководитель подразделения, сверяясь, при необходимости, с данными электронных турникетов или других систем слежения за присутствием работников.

Но, зачастую, сами руководители подразделений ведут учёт явок и отсутствия своих подчинённых по графику, сверяя со специалистами кадровой службы наличие приказов об отпусках, командировках, переводах, отстранениях и прогулах.

В любом случае, обязанность ведения табеля по подразделению закрепляется приказом руководителя организации. Последующие разделы табеля заполняются бухгалтерией при начислении зарплаты.

Вне зависимости от режимов работы, на предприятии может применяться один из методов отражения рабочего времени:

  1. сплошная регистрация;
  2. регистрация отклонений.

Если продолжительность рабочего дня неизменна, проще фиксировать только отклонения (переработки или неявки). Если существует необходимость суммированного учёта времени при постоянных отклонениях от нормы в связи с характером работы, применяют «сплошной» метод. Это позволит не допускать переработок отдельных сотрудников и учесть в последующих графиках рабочего времени интенсивность привлечения персонала в течение года.

Например, служба охраны работает по графику «с восьми до восьми», при таком графике в табеле у охранника Прохорова В.В., заступившего в утреннюю смену с 1 августа 2016 года будет отмечено:

  • — «Я» 12 и так дальше.
  • — «В» (выходной);
  • — «Я/Н» 1/7(7 ночных часов с 00 до 7 утра, затем 1 обычный час с 7 до 8);
  • — «Я/Н» 2/2 (2 обычных часа с 20 до 22, затем 2 ночных часа с 22 до 24);
  • — «Я» 12 (работа с 8 утра до 20 вечера);

Во избежание переработок администрация может привлекать подменный персонал или рассчитывать штатную численность таким образом, чтобы при годовом фонде рабочего времени у каждого работника была возможность полноценно отдыхать и использовать очередные отпуска. В процессе работы периодически возникают вопросы, как правильно отразить нестандартные ситуации.

Вот несколько примеров: Дни нетрудоспособности, в том числе совпавшие с выходными и праздниками, нужно отмечать кодом «Б», если больничный оплачивается, и «Т», если не оплачивается. Если работнице выписан больничный по уходу за дочерью или с ыном на 19 дней, то 15 первых дней отмечаются «Б» и 4 дня «Т». Если больничный оформлен в отпуске, то по предъявлении табель можно исправить:

  1. «ОТ» (продление отпуска);
  2. «НН» (невыясненную причину невыхода после отпуска) или «В» (выходной) — на
  3. «ОТ» на «Б» (за дни болезни).

Изменения нужно заверить теми же лицами, что подписали табель первоначально, ситуацию описать: «исправленному с … на … верить».

Если сотрудник заболел, отработав часть времени, нужно выбрать, ставить ли ему смену в этот день, или отмечать больничный. Допускается, что дата открытия листа нетрудоспособности может быть отмечена, как рабочий день.

По закону №255—ФЗ от 29.12.2006 (часть 2 статьи 3) дни оплаты работодателем в этом случае сдвигаются на второй — четвёртый. Для работника, который отпросился уйти с работы раньше положенного времени, нужно поставить часы фактического нахождения на работе, например, 5 часов.

Три часа отсутствия нужно доказать заявлением на имя руководителя, в табеле они не отражаются и не оплачиваются.

Существует несколько кодов для обозначения разных видов отпусков.

Очередной оплачиваемый «ОТ», дополнительный «за свой счёт» «ДО».

Бухгалтерии должно быть ясно, производить оплату за отпуск или нет, если дни оплачиваемые, должен быть соответствующий приказ.

Те же правила относятся к отпускам для мам и для работающих студентов-заочников. «Р», «У» — оплачиваются, «ОЖ» и «УД» — нет. Поскольку такая переработка компенсируется днями отпуска (по статьям 104 и 119 ТК РФ), отмечать её в табеле не нужно.

Для мам, находящихся в отпуске по уходу за малышами, одновременно отмечают коды «ОЖ» и «Я» с отработанным временем (4 часа, например). Если женщина пожелает продолжить отпуск, это её право.

При в табеле для скользящих графиков работы не отражают сверхурочные часы, потому что по итогам года может оказаться, что выходных работнику предоставлено достаточно. На время замены напарников во время отпусков или болезней график будет более плотным, зато в последующие периоды работодатель должен предоставить дни отдыха дополнительно. Для работников, чья смена началась в одну календарную дату, а закончилась в другую, часы работы разносят на обе эти даты.

Если смена пришлась на праздничный день, используется код «РВ», а для общепринятых выходных такое правило не действует, «РВ» в субботу и воскресенье не ставится, это либо «Я», если день явочный, либо «В», если выходной.

Переработки в не оплачиваются, а зарплата начисляется по среднему заработку, поэтому ТК РФ (статьи 129,167) предусматривает только код «К».

Исключение — однодневные командировки, когда работник успел отработать какое-то количество времени на рабочем месте.

Узнайте в нашем интересном материале, . Если вы выбираете между тарифной и бестарифной системой оплаты, то вам стоит прочесть . Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в .

Поскольку табель предназначается как объект информации для разных пользователей, исходя из максимальных требований к хранению, его нужно (полных лет, после завершения отчётного года):

  1. 50 лет, если в нём содержались данные о занятых на вредных и опасных работах.
  2. 5 лет, если работники трудились в нормальных условиях;

Хранится табель в бухгалтерии, вместе с расчётной ведомостью. В составлении табеля нет ничего сложного — документ организован таким образом, чтобы в сжатом виде содержать максимум полезной информации.