Как писать официальное письмо образец

Как писать официальное письмо образец

Деловая переписка – примеры писем


» Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию.

О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, , гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга.

Посмотрите еще раз на , чтобы не допускать ошибок.Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке.

Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке.

В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение.

Деловое письмо состоит из таких основных частей:1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть.

Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».2.

Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!».

Однако, использовать имя не обязательно.

Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений.

Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли.

Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.4.

Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем).

Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете , то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.5.

Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается.

В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.6.

Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype.

Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ.

Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

( 103 оценки, среднее 4.27 из 5 ) 12 672Понравилась статья?

Поделиться с друзьями:Читайте статьи по теме

Как писать деловые письма (с примерами и образцами)

Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы. Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.

Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).

Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы: Бумажная Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.

Электронная по форме бумажных Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты.

Прикрепляется в виде вложений. Электронная Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.

Важно знать, как правильно писать деловые письма.

От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий.

Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями. Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами.

Разница между ними заключается в позициях сторон:

  1. Деловое письмо – это обращение от имени организации или специалиста. Стиль и форма подразумевают его дальнейшее использование в статусе документа. При разногласиях или развитии партнерства оно будет подтверждать информацию (факт обращения, дату, условия и т.д.).
  2. Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.

Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.

Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.

Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.

Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология , в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому. Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.

Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по . Он проводится в университете Skillbox.

Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).

  • Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.
  • Сопроводительное письмо. Может быть как формальным подтверждением (например, опись вложений для подтверждения получения документов), так и разъяснением причины отправки документа (например, отправляя резюме, соискатель объясняет – чем его привлекла вакансия и почему он считает себя подходящим кандидатом).
  • Письмо – обратная связь. В этом случае необходимым элементом является указание на входящий документ или вопрос.
  • Рекламация (претензия). Содержит указание на нарушение условий договора (или договоренностей), недопустимые действия. Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или , конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
  • Оферта. Документ, подтверждающий готовность сотрудничать на основании ряда существенных условий. Может быть отправлена в ходе участия в конкурсе, предварительного согласования договора, отбора предложений.
  • Информационное. Материалы, отправляемые в рамках сотрудничества (например, пересылает заказчику или специалист коммерческого отдела – образец договора).
  • Извещение. Предупреждение об изменении обстоятельств (смена реквизитов, адреса, графика и т.п.).
  • Подтверждение о получении документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация взятых обязательств. Используя подтверждение, специалист может сократить количество «ненужных» звонков и обращений.
  • Просьба. Невозможно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания, возникновения дополнительных условий. Письмо-просьба позволяет своевременно решить возникающие вопросы.
  • Письмо – фиксация важной информации. Все устные и неформальные договоренности имеет смысл закреплять письменно.
  • Требование. Запрос разъяснений, информации, сведений. Оформляется как просьба («Просим разъяснить…, выслать… и т.д).
  • Отзыв. Такой документ может содержать позитивную или негативную информацию об опыте сотрудничества, работе конкретных специалистов, благодарности, поздравления.
  • . Синтез рекламы и предложения о сотрудничестве.
  • Гарантийное. Подтверждает обязательства и содержит просьбу об ускорении действий (например, отгрузить товар с пост-оплатой).

Общие правила, которым нужно следовать:

  • Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
  • Эмоциональные высказывания недопустимы.

    Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.
  • Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.
  • Для каждой мысли – отдельный абзац.

    Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
  • Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».

  • Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д.
    Большую степень неформальности позволяют в и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.

  • Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.

Особенности оформления официальных писем:

  1. Должны содержать реквизиты организации.
    Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.

  2. В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие.

    Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

  3. В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка.

    В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

  4. Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения).

    При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

  1. Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.
  2. до встречи/связи;
  3. оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.
  4. В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
  5. готовы предоставить информацию;
  6. Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:
    • готовы предоставить информацию;
    • до встречи/связи;
    • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы.

В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями. Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются или в формате – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле.

Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию). Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время.

Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае: Директору ООО «Снаб»Иванову О.Б. В ответ на ваше письмо от 01.03.2021 г. об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:

  • 29 марта 2021 г. необходим доступ в офис 16 арендатора Левчук Анны Петровны.
  • В остальные дни в офисе работа производиться не будет.

При необходимости готовы предоставить пропуск.

С уважением, Левчук А.П. Индивидуальный предпринимательЛевчук Анна Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету. Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.

В бухгалтериюООО «Васко» Бухгалтером ООО «Рассвет» 01 августа 2021 г.

был ошибочно оплачен Счет №1234 от 20.08.2021. Прошу вернуть денежные средства в сумме 3 737,00 рублей (Три тысячи семьсот тридцать семь рублей 00 копеек) на счет ООО «Рассвет».Реквизиты счета:Р/с: 4080ххххххххххФилиал «Точка» ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие»г.

Москвак/сч 3010ххххххххххБИК: 044ххххххПри необходимости готовы предоставить дополнительную информацию. Главный бухгалтер ООО «Рассвет»______________Иванова Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы.

На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде. Ниже находятся примеры таких программ. Онлайн-курс в университете Нетология.

Рассказывают, как вести переговоры от момента первой встречи до заключения договора. В том числе обучают навыкам деловой переписки. Курс можно пройти за счет работодателя.

Курс в Skillbox. Вы узнаете про особенности коммуникаций с иностранными клиентами. Научитесь договариваться о встречах, описывать проекты и задачи, презентовать услуги и товары компании, обсуждать финансовые вопросы и многое другое.

Для прохождения курса необходимо знать язык на уровне Intermediate (В2) или выше.

С деловыми письмами в организации и различные инстанции может обращаться как физическое лицо, так и сотрудники компаний. Важен «статус» подписи: , , , граждане действуют от собственного лица.

  1. Письмо от имени организации, адресованное первому лицу, либо оферту подписывает руководитель компании.
  2. Сотрудник организации может отправить письмо от собственного имени, если обращение не является офертой, но тогда он подписывается с указанием должности.
  3. Если составил документ и будет работать по нему другой человек, то ниже слева он указывается как исполнитель.

Правила деловой этики требуют ответа на письма не позднее трех рабочих дней. Коммерческие предложения, приглашения, извещения не подразумевают обязательной обратной связи.

У государственных организаций могут быть другие установленные сроки реагирования на поступающую корреспонденцию. Требования, претензии, отказы и просьбы сопровождают извинениями. Даже если компания не видит за собой недоработок – сохранение репутации и шанс на дальнейшее сотрудничество этого требуют.

  • Электронная переписка между организациями ведется с корпоративного адреса фирмы или сотрудника. В ряде российских компаний действуют запреты на рассмотрение сообщений, поступающих с «неофициальных» адресов.
  • Фрилансеру или самозанятому также стоит придать электронному адресу «деловой» вид.
  • Если сообщение носит официальный характер, то важно настроить подтверждение получения его адресатом.
  • Отправлять письмо с незаполненным полем «Тема» – глубочайшее нарушение деловой этики.
  • Формируя ответ, полезно убедиться, что в нем сохранена история переписки. Рекомендуется избегать автоматического обозначения ответа в теме (Re:…). Лучше отобразить содержание (например, «Ответ по срокам выполнения проекта офиса»). У адресата могут быть сотни сообщений. Найти нужную информацию среди всех «Re:…» — затруднительно.

Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления. Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами. Автор: (KadrofID: 79032) Добавлено: 14.04.2021 в 19:45 Согласен с Рекомендуем

Есть клиенты, которые пытаются все контролировать и буквально влезать во внутреннюю кухню и процессы, что может вредить качеству работы и .

Обычно я никогда не даю номер мобильного телефона новым клиентам, если они находятся в другом городе или регионе.

И тому есть веские причины, .

Как правильно написать деловое письмо

Как написать деловое письмо Автор Вадим Иркутский Приятное чтение Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно.

Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев. Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности.

В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

  • Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
  • Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
  • Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
  • Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
  • Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
  • Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
  • Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.
  • Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
  • Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
  • Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
  • Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

  1. стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).
  2. циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.

Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает. Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т.

д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации.

Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

  1. достоверности информации в содержании;
  2. отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
  3. сокращения слов нежелательны;
  4. краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
  5. полноты содержания;
  6. отсутствие эмоциональной оценки (только факты).
  7. использование сленга и просторечий неприемлемо;
  8. отсутствие грубости, нейтральный тон;

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз.

В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации. Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами.

У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке.

На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере. При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет.

Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003.

Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа.

Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность.

Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер.

Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

  1. контактные данные;
  2. дата и номер письма;
  3. почтовый адрес;
  4. е-mail;
  5. отметка о получении.
  6. название организации;
  7. ИНН, КПП;
  8. банковские реквизиты;

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты): Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид).

Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.). Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый».

Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!».

В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

  1. основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
  2. формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
  3. указание на приложения (если таковые есть);
  4. итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
  5. должность руководителя и его подпись;
  6. ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.
  7. вступительная часть (причина, цель, повод для написания);

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма: Деловой стиль письма При написании писем уместен официально-деловой стиль.

Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

  1. содержательное, но краткое изложение;
  2. объективность и структурированность.
  3. точность подачи информации;
  4. официальность;

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы.

Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты.

Как можно больше конкретики и фактов.

Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль.

Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом.

Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Рекомендованные для вас статьи:

  1. Как использовать Правило Парето 80/20
  2. Профессиональная деформация личности
  3. Самые необычные профессии – 101 работа (примеры), фото и описания
  4. Список новых и перспективных профессий будущего
  5. Профессия – пилот дронов. Зарплаты, обучение, вакансии

Обращение в деловом письме Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне.

Этот же тон носит и обращение.

Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству.

Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

  1. Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени.

Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!» При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!».

В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т.

д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон. Оформление делового письма Строгих требований к оформлению нет.

Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются.

Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

  1. если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
  2. отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
  3. текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
  4. бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
  5. у каждого приложения идет отдельная нумерация;
  6. в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами.

Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца.

Пример, «25 июля 2017 г.» Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например: Директор ООО «Компания» И.И.

Иванов Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается. Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример: Директор ООО «Компания» И.И.

Иванов Главный бухгалтер А. Н.

Петрова Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами. В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна. Электронное деловое письмо Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем.

Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера. Электронное деловое письмо состоит из частей:

  1. подпись с контактными данными.
  2. приветствие:
  3. суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
  4. тема;

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

  • Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
  • Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
  • Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
  • Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.
  • Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса.

Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью.

Пример: С уважением, коммерческий директор ООО «АДОТ» Тапочкин И.А.

Тел. 8(348)22-32-48 8-909-208-208-0 Е-mail [email protected] В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?».

Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Сохраняйте историю переписки. Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо.

Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ.

Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

  1. «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
  2. «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже.

На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия.

Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация.

Ниже приведены примеры содержания каждого. Гарантийное деловое письмо. Образец: В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют.

Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец: В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц. В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт.

Писать просьбу, сделать или то или другое не следует.

Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений.

Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

(30 оценок, среднее: 4,63).

Оцените, пожалуйста, мы очень старались!

Загрузка.

  1. Прочитали: 89025

Профессиональная деформация личности Если тебя не тянет ни в одну из профессий Автор Вадим Иркутский Образование в банковской сфере, трейдер более 7 лет, автор множества статей. Финансовые рынки затрагивают все товары и услуги, которыми мы пользуемся ежедневно, и избегать их было бы ошибкой.

Разумный подход к трейдингу и инвестициям всегда окупается.

Образец делового письма

36846 Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

  1. Бланк и образец
  2. Проверено экспертом
  3. Онлайн просмотр
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  1. ;
  2. информационное письмо;
  3. и т.п.
  4. ;
  5. ;
  6. ;
  7. ;
  8. поздравительное письмо;
  9. ;
  10. ;
  11. ;

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Деловые письма всегда должны содержать подпись.

При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания.

Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании. Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  1. дата написания,
  2. вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  3. реквизиты отправителя и получателя,
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте. Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации.

    Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

    Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма). Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления. При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д.

    Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время.

    Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту. В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы».

    Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов. В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.