Имеет ли право компания принять чистую трудовую книжку от сотрудника

Можно ли оформить принесенный работником бланк трудовой книжки?


Вы здесь Опубликовано 2009-10-19 19:51 пользователем Кадровик и HR По состоянию на: 22.06.2010Журнал: Всё для кадровикаГод: 2010Автор: Бурнашева Зульфия Наильевна Тема: Документы кадровой службы, Оформление приема на работуРубрика: Есть проблема? Вот решение К нам пришел устраиваться на работу молодой человек.

Он недавно закончил институт, но уже успел как индивидуальный предприниматель поработать руководителем нескольких торговых точек. Будущий сотрудник принес нам бланк трудовой книжки, и попросил оформить ее, так как по трудовому договору он устраивается на работу впервые. Объяснил, что приобрел бланк официально, через торговую сеть «Комус», когда работал индивидуальным предпринимателем и закупал бланки трудовых книжек для своих работников, а теперь «не пропадать же добру».

Можем ли мы взять у будущего работника этот бланк и заполнить его, ведь не в переходе он куплен, а в таком же порядке, как это делаем мы? Казалось бы, ну какая разница, откуда взялся бланк трудовой книжки, главное, что он установленного образца, а значит, нарушений нет. Но так ли это? Давайте попробуем разобраться.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Согласно ч. 2 ст. 66 ТК РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее Правила). Согласно п. 46 указанных Правил изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей в них и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утвержденном Минфином России.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н (далее Порядок №117н).

Первое на что нужно обратить внимание – это то, что Порядок № 117н устанавливает правила получения бланков трудовой книжки именно работодателем, а не работниками.

Второе — работодатель вправе использовать только те бланки трудовой книжки, которые получены им на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем.

При этом Изготовителем является Объединение «ГОЗНАК» Минфина России, а в роли распространителей могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя.

НЕ ЗАБЫТЬ! Необходимо постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее Из вышесказанного следует, что работодатель не вправе принимать от работника и заполнять принесенный им бланк трудовой книжки, независимо от того, каким образом этот бланк оказался у будущего работника. Наша справка В отличие от ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (1974 г.), когда при отсутствии у гражданина трудовой книжки требовалось

«предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией…»

, в настоящее время никаких справок о периоде, предшествовавшем поступлению на работу, не требуется.

Необходимо отметить, что бланки трудовой книжки и вкладышей в нее являются документами строгой отчетности.

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки, с указанием серии и номера каждого бланка (п.

41 Правил). Обратите внимание, что бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся в бухгалтерии. ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

42 Правил). По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

утверждена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Эта форма имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки (пример). Поскольку работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только на основании договора, заключенного с Объединением «ГОЗНАК» Минфина России или распространителями, получение бланка трудовой книжки от работника и указание в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, что бланк трудовой книжки получен от работника, будет являться нарушением трудового законодательства.

Поэтому даже если вы уверены, что сам работник в свое время приобрел чистый бланк в соответствии с Порядком и Правилами, тем не менее, оформить этот бланк вы не можете. НЕ ЗАБЫТЬ! Оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, не позднее недельного срока со дня приема на работу Резюме Принимать от работника и заполнять принесенный им бланк трудовой книжки нельзя Итак, как мы выяснили, работникам кадровой службы не следует принимать от работника бланк трудовой книжки и уж, тем более, что, к сожалению, встречается на практике, отправлять работника, принимаемого на работу впервые, на поиски указанного бланка.

В результате в газетном киоске, переходе или в лотке работник покупает такой бланк, особо не задумываясь при этом о возможных последствиях. А ведь при уходе на пенсию может выясниться, что бланк трудовой книжки недействителен (иногда даже не имеет водяных знаков), и работник будет вынужден подтверждать свой трудовой стаж, собирая бесчисленные справки.
А ведь при уходе на пенсию может выясниться, что бланк трудовой книжки недействителен (иногда даже не имеет водяных знаков), и работник будет вынужден подтверждать свой трудовой стаж, собирая бесчисленные справки.

ПРИМЕР Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Трудовые книжки: правила выдачи трудовой книжки, проблемные и спорные ситуации

Важное По теме Читайте все материалы (177) по теме . Есть обновление (+168), в том числе: 07 февраля 2007 г. 13:10 В день прекращения трудового договора работнику выдается с внесенной в нее записью об увольнении, производится окончательный расчет, а по его письменному заявлению, в соответствии со Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ), также копии документов, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

При выдаче работнику на руки трудовой книжки от него берется расписка в ее получении, проставляемая в книге учета движения трудовых книжек, а также вносится соответствующая запись в личную карточку работника, которая также удостоверяется подписью работника. Если в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения трудовой книжки на руки (об отказе получить трудовую книжку должен быть составлен акт, подписанный свидетелями), и по этим причинам невозможно выдать трудовую книжку, работодатель должен предпринять следующие действия.

В адрес работника направляется заказным письмом с уведомлением письменное требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, поскольку пересылка трудовой книжки почтой допускается только с его согласия. Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления такого уведомления ( ТК РФ). Обратите внимание! На практике встречались случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт с письмом от работодателя, но в данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное).

Таким образом, для избежания подобных ситуаций и с целью обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде, рекомендуем работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кроме того, законодатель дополнил перечень случаев, когда работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, а именно: 1) в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой ТК РФ; 2) при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй ТК РФ.

Своевременно выдать трудовую книжку работнику в первую очередь в интересах работодателя, ведь согласно пункту 35

«Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»

, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек), а также ТК РФ, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Кроме того, бывший сотрудник может подать в суд на работодателя с просьбой о компенсации морального вреда.

Конечно, причинение морального вреда работник должен сначала доказать.

Суд может принять в качестве доказательств многое: справку о заболевании, возникшем в связи с потерей работы, нравственные страдания, обусловленные невозможностью трудоустроиться, получение статуса безработного в связи с задержкой выдачи трудовой книжки и так далее. Во всех случаях причинения работнику морального вреда неправомерными действиями или бездействием работодателя ему выплачивается денежная компенсация ( ТК РФ).

Более подробно с вопросами, касающимися компенсации морального вреда, вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Компенсация морального вреда». Также в случае задержки выдачи трудовой книжки, работодателю надо будет издать новый приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора и внести изменения в трудовую книжку об изменении даты увольнения на день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Обратите внимание! Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее. Рассмотрим некоторые проблемные и спорные ситуации, вызывающие затруднения практических работников, связанные с выдачей трудовой книжки.

Законодателем установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. По письменному заявлению работника сотрудник кадровой службы может выдать копию трудовой книжки для предъявления в различные органы. Но, достаточно часто некоторые органы требуют предъявления подлинника документа.

Например: Пенсионный Фонд Российской Федерации, для назначения пенсии; ОВИР при оформлении загранпаспорта и другие. Необходимо заметить, что ответственность за сохранность трудовых книжек лежит на сотруднике ответственном за ведение и хранение трудовых книжек. И при выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа, или его подделки.

Как же поступать в такой ситуации? Министерством труда Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно.

Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. При этом рекомендуем, взять с работника письменное заявление в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки. Часто срок возврата указывается номинально, так как в реальности работник может вернуть трудовую книжку только после того, как получит ее у затребовавшего органа.

Но, тем не менее, этот срок должен быть поставлен.

Не редко работники просят выдать трудовую книжку для снятия нотариально заверенной копии.

С такой просьбой чаще всего обращаются юристы, главные бухгалтеры, аудиторы, руководители организаций. Нотариально заверенная копия необходима для получения профессиональных сертификатов.

В таком случае возможно несколько вариантов решения. Во-первых, можно воспользоваться уже предложенным вариантом, и выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника на определенный срок.

Второй вариант: работник отдела кадров самостоятельно обращается к нотариусу, чтобы заверить трудовую книжку своего сотрудника. И если исходить из указаний закона, то второй вариант более правильный.

При выдаче трудовой книжки могут возникнуть и другие спорные ситуации. Например, сотрудник при увольнении просит передать его трудовую книжку третьим лицам (родным, друзьям, коллегам), или переслать ее с курьером.

Обратите внимание! Отдать трудовую книжку третьему лицу можно только при наличии у него нотариально заверенной доверенности. Без такой доверенности трудовая книжка выдается только в случае смерти работника.

Тогда основанием для выдачи документа, будут служить, свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство с умершим и паспорт. Копии всех представленных документов должны быть заверены отделом кадров, и подшиты в личное дело работника.

В книге движения трудовых книжек необходимо сделать запись кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка. В соответствии с пунктом 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работник может направить письмо с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте. Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. На практике возможна следующая ситуация, когда работник отказывается получить трудовую книжку, каким-то образом мотивируя свое решение, например, считает что расчет, произведенный при увольнении, был неверен. Как должен поступить работодатель в этом случае, будет ли он обязан оплатить этому работнику заработную плату за все дни задержки выдачи трудовой книжки?

Обратите внимание! В соответствии со ТК РФ, выплата заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки производится в случае, если эта задержка произошла по вине работодателя. В описанной ситуации работник сам отказался от получения трудовой книжки, и вины работодателя здесь нет.

Поэтому в этом случае работник не может рассчитывать на выплаты. Можно порекомендовать работникам кадровой службы документировать такой отказ работника, в качестве доказательства и направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

В случае длительного отсутствия работника по невыясненным обстоятельствам, если при этом место нахождения его неизвестно, для прекращения трудового договора с ним рекомендуется, обратится в суд, с иском о признании работника безвестно отсутствующим.

На основании судебного решения можно прекратить с этим сотрудником . В трудовую книжку вносится запись:

« Трудовой договор расторгнут в связи с признанием судом безвестно отсутствующим»

. Основанием для внесения такой записи будет являться приказ об исключении работника из списочного состава, основанный на решении суда.

. Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник, а при её отсутствии – организация, где теперь трудится работник, на основании выписок из соответствующих архивных документов. Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку.

В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе, исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Исправительные записи в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Наиболее часто встречающаяся ситуация, изменение анкетных данных.

Например, причиной может служить, вступление в брак, развод, смена неблагозвучной фамилии и другие.

Все произошедшие изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке. Порядок внесения изменений данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника предусмотрен пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69

«Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

(далее Инструкция №69). Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

При чем, недостаточно будет одного документа, Как правило, по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества.

А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом, должна легко читаться.

Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Дополнение сведений об образовании, профессии, специальности, довольно часто встречающаяся ситуация.

Например: человек поступает на работу после окончания профессионального технического училища, затем получает высшее образование.

В соответствии с пунктом 2.4 Инструкции №69 старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. В случае, если данные об образовании, профессии, специальности отсутствуют в трудовой книжке, то в таком случае, просто заполняются пустые строки. Пример 1. В трудовой книжке работника в графе «Образование» было указано «среднее профессиональное образование», а в строке «Профессия, специальность» стояло «электрик».

Пример 1. В трудовой книжке работника в графе «Образование» было указано «среднее профессиональное образование», а в строке «Профессия, специальность» стояло «электрик». Работая, он закончил университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера электрических сетей. Как в таком случае дополнять сведения об образовании: в той же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное образование», а в строке «профессия, специальность» в соответствии с данными диплома написать через запятую «инженер электрических сетей».

Окончание примера. Часто, на практике, специалисты кадровой службы считают, что в трудовой книжке необходимо делать ссылку на документ об образовании, в случае дополнения ранее внесенных сведений.

И по аналогии с записью об изменении анкетных данных располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Обратите внимание! Законодательство (а именно Инструкция №69) этой ссылки не предусматривает, соответственно делать ее нет необходимости. Кроме того, не всегда возможно отразить все изменения образования, профессии, специальности на обложке трудовой книжки, из-за ее небольшого размера.

Исправление неверных записей. В случае обнаружении неверной или неточной записи в трудовой книжке внесенной по прошлому месту работы, или при внесении неверной записи, необходимо исправить эти записи.

Правовому регулированию исправления внесенных неверных или (и) неточных записей посвящен раздел 1.2. Инструкции №69, и раздел III Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек. Ранее, исправить неверную запись мог только работодатель, который ее произвел.

Это вызывало на практике много проблем.

В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и тому подобное).

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Пример 2. Графова Н.В. 20 января 2005 года устроилась главным бухгалтером в ОАО «С». Руководитель организации подписал приказ №5-к о приеме на работу.

Начальник отдела кадров внесла неточные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

В июне Графова подала в ОАО «С» заявление об увольнении по собственному желанию.

Приказом №75-к от 30 июня 2005 года она была уволена на основании ТК РФ. В трудовую книжку были внесены следующие записи: № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 Открытое (ОАО) «С» 1 20 01 2005 Принята на работу бухгалтером Приказ от 20.01.2005 №5-к 2 21 01 2005 Запись за №1 недействительна, принята 20.01.2005 в бухгалтерию на должность главного бухгалтера Приказ от 20.01.2005 №5-к 3 30 06 2005 Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 30.06.2005 №75-к Начальник отдела кадров Суворова Л.П. (подпись) М.П. Окончание примера.

Пример 3. Допустим, согласно медицинскому заключению работник нуждается в предоставлении другой работы.

Однако работник отказывается от данной работы. Специалист кадровой службы ошибочно внес запись в трудовую книжку работника об увольнении по ТК РФ (по собственному желанию), хотя должен был внести запись о расторжении трудового договора с ним на основании ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением). Запись в трудовой книжке будет выглядеть так: № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 5 25 07 2005 Уволен по собственному желанию, Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 25.07.2005 №35к 6 25 07 2005 Запись за номером 5 недействительна.

7 25 07 2005 Уволен в связи с отказом от перевода, Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 25.07.2005 №35к Окончание примера.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно указать, какая запись недействительна, затем написать «восстановлен на прежней работе». С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике.

Рассмотрим некоторые из них. Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи.

В таком случае, исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. А именно: После последней по хронологии записи, ставится следующий порядковый номер, например 7 и под этим номером делается запись о недействительности записи под номером, скажем 3 и воспроизводится правильная запись.

В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на соответствующий приказ, и если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, обязательно необходимо указать, на чей именно приказ ссылаетесь. Также, неверная запись может быть обнаружена сразу после того как было оформлено увольнение сотрудника.

Раз увольнение оформлено, то соответственно блок записей произведенных в вашей организации, или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями.

Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому мы рекомендуем поступать следующим образом. В трудовой книжке создается новый блок, то есть вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (то есть в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата.

Вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении. Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку бывшего работника, пришедшего исправить запись в трудовой книжке за тот период, когда он работал у вас.

. В соответствии со ТК РФ «Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя»: «В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом».

. В соответствии со ТК РФ

«Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя»

: «В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом». Таким образом, Трудовым кодексом Российской Федерации установлено, что работник имеет право своевременно получать информацию о записях, сделанных в его трудовой книжке, поэтому администрация организации обязана знакомить владельца книжки (вкладыша) с каждой записью о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении.

Факт ознакомления работника с записью в трудовой книжке должен быть подтвержден письменно. Поэтому не следует оформлять этот факт ознакомления работника на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Расписка работника должна появиться в графе 6 раздела 3 личной карточки Т-2.

В самой же трудовой книжке работник расписывается только один раз на титульном листе при заведении трудовой книжки ранее не имевшему ее работнику.

Если организация работает в условиях территориальной разобщенности ее структурных подразделений, Инструкцией №69 предусмотрено проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовые книжки, в заочном порядке путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке Т-2.

. Нормы, определяющие порядок ведения трудовых книжек, относятся к законодательству о труде. Исходя из этого лица, ответственные за ведение трудовых книжек, в случае нарушения правил их ведения, могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства о труде.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную статьей 5.27

«Нарушение законодательства о труде и об охране труда»

Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ).

Кроме того, отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная КоАП РФ: 1.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда- влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. 2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии с Постановлением Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 года №5

«О некоторых вопросах возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»

: Под аналогичным правонарушением, указанным в КоАП РФ, следует понимать совершение должностным лицом такого же, а не любого нарушения законодательства о труде и охране труда (например, первый раз должностное лицо не произвело расчет при увольнении одного, а позднее — при увольнении другого работника).

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам. Если это обстоятельство работодателем не оспаривается, и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.

Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно ТК РФ наступает, если заработок не получен в результате: · незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу; · отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе; · задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника; · других случаев, предусмотренных федеральными законами и коллективным договором. К примеру, неполучение трудовой книжки в день прекращения трудовых отношений может быть вызвано отсутствием работника на работе в этот день либо его отказом от получения трудовой книжки. При таком положении работодатель, согласно ТК РФ, обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Период времени со дня прекращения трудового договора до дня отправления уведомления рассматривается как период задержки выдачи трудовой книжки, подлежащей оплате. Поэтому, в случае неполучения уволенным работником трудовой книжки в день увольнения, работодатель должен на следующий же день отправить уведомление бывшему работнику. Тем самым он оградит себя от материальной ответственности.

В противном случае работодатель обязан выплатить работнику заработную плату за весь период задержки трудовой книжки. Кроме того, ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.

В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом.

Действующим в настоящее время законодательством за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов КоАП установлена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда, а на должностных лиц организаций — от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. Более подробно с вопросами, касающимися трудовых книжек, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Трудовые книжки: порядок заполнения».

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

29 мая 2018Сотрудник вашей организации попросил выдать ему трудовую книжку?

Или вы сами хотите получить трудовую на руки? Когда работодатель не вправе отказать в такой просьбе, а когда может ее проигнорировать – в нашей статье.По закону работодатель обязан отдать трудовую книжку сотруднику в 2 случаях (ст. 62, ст. 84.1 ТК РФ):1. Работник увольняется.

Выдача трудовой осуществляется вместе с другими обязательными документами в день увольнения.Внимание!

Кадровику обязательно нужно сделать запись о выдаче книжки в журнале учета. Подробности см. 2. Работник оформляет пенсию или иное обязательное социальное страхование и ему необходимо предоставить в ПФР или иной орган, осуществляющий соцстрахование, оригинал трудовой книжки. В данном случае работодатель должен выдать документ на основании заявления работника, оформленного в свободной форме, в течение 3-х дней с момента получения такого запроса.

Сотрудник также обязан в течение 3-х дней после получения книжки от учреждения соцстрахования вернуть книжку работодателю.Но стоит ли выдавать книжку, если сотрудник не собирается оформлять пенсию или увольняться?Если сотрудник по каким-либо причинам, не поименованным выше, просит выдать ему оригинал трудовой, то работодатель решает вопрос на свой страх и риск.

Разрешения или запрета на выдачу книжки действующее законодательство в ситуациях, не поименованных в ст.

62 и ст. 84.1 ТК РФ, не содержит. Ответственность за отсутствие книжки на рабочем месте в любом случае несет сотрудник организации, ответственный за ее сохранность. Соответственно работодатель имеет полное право отказать работнику в просьбе.Если же было принято решение выдать книжку, то рекомендуем:1.

Прописать сроки возврата книжек сотрудниками в локальном акте и ознакомить с ним персонал под роспись.2.

Взять с сотрудника расписку, оформленную в свободной форме, о том, что ему выдана трудовая книжка.3. Сохранить расписку в журнале учета трудовых книжек либо завести отдельный журнал на случай временной выдачи документа.4.

Сделать копию трудовой книжки. В данном случае будет гораздо проще оформить дубликат документа в случае его утери.Что делать, если трудовая утеряна, узнайте в материале »А как оформляется дубликат трудовой, читайте Работодатель обязан выдать книжку на руки сотруднику лишь в двух случаях: при увольнении либо для предоставления в орган, осуществляющий обязательное соцстрахование.

В остальных ситуациях работодатель имеет полное право отказать в выдаче документа.

Как получить трудовую книжку

9037 Содержание страницы Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее.

Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии.

Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью. Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве.

Для ее получения существует несколько путей:

  • выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
  • некоторые ВУЗы в качестве приложения к диплому также снабжают своих выпускников трудовыми книжками. Конечно, это вряд ли позволит вчерашнему студенту быстрее найти работу, но процесс оформления на новом рабочем месте, определенно, ускорит.
  • будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение. Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.

Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ. Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки.

Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:

  1. либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
  2. либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.

При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа.

При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.

Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать. Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать.

В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано. Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя.

Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки. По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем .

Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом. Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя.

Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса. Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания. По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность.

Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований.

Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.

В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой.

Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка. Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее.

Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу.

В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.

Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него.

Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен.

Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом, подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней. Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство.

Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата.

Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ.

Наказание за это не предусматрвается. Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение.

Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.

Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество. Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность. Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.

Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.

Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.

Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату.

Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию. В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки.

Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение. Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку.

Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:

  • Если первый пункт не сработал, можно отправить трудовую книжку по тому же адресу ценным письмом с уведомлением о вручении. Правда, если работник не давал заранее письменного соглашения на такую пересылку, в случае конфликтных или спорных ситуаций он может использовать данный факт против работодателя;
  • Необходимо отправить по месту прописки бывшего сотрудника уведомления с просьбой забрать трудовую;
  • Можно передать трудовую книжку бывшему работнику через его представителя. Однако, последний должен предъявить нотариально заверенную доверенность на получение этого документа.

Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей.