Авансовый отчет списаны на затраты хозяйственные расходы проводка

Хозяйственные и прочие расходы, произведенные через подотчетных лиц


Отражение в бухгалтерском учете выдачи (возврата) подотчетных сумм на хозяйственные и прочие расходы. № Дебет Кредит Содержание операции Бухгалтерские проводки при выдаче денег под отчет 1 71 50-1 Выданы из кассы организации суммы денежных средств работникам под отчет, на хозяйственные и прочие расходы Бухгалтерские проводки при перечислении денег для хозяйственных и прочих расходов на банковские карты работников 1 71 51 Аванс на хозяйственные нужды перечислен на банковскую карту работника организации Бухгалтерские проводки при возврате неиспользованной подотчетной суммы 1 50-1 71 Внесены (возвращены) в кассу неиспользованные суммы денежных средств работниками организации, полученные ими под отчет, на хозяйственные и прочие расходы Бухгалтерские проводки при возврате перерасхода подотчетной суммы 1 71 50-1 Погашена задолженность работникам по перерасходу (согласно расчетным документам) подотчетной суммы денежных средств из кассы организации Отражение в бухгалтерском учете списания сумм расходов, произведенных подотчетными лицами при приобретении активов. № Дебет Кредит Содержание операции Бухгалтерские проводки при покупке внеоборотных активов с оплатой их через подотчетных лиц 1 08 71 Отражена (начислена) покупная стоимость объекта, включая НДС 2 08 71 Отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС Бухгалтерские проводки при покупке активов, относящихся к оборотным средствам с оплатой их через подотчетных лиц 1 07, 10, 41, 15 71 Отражена (начислена) покупная стоимость товарно-материальных ценностей, включая НДС 2 07, 10, 41, 15 71 Отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС, если они включены в фактическую стоимость приобретения товарно-материальных ценностей Бухгалтерские проводки при покупке денежных документов (с НДС) с оплатой их через подотчетных лиц 1 50-3 71 Отражено поступление денежных документов в кассу организации от подотчетных лиц в сумме фактических затрат на их приобретение (с НДС) Бухгалтерские проводки при приобретении ценных бумаг с оплатой их полной стоимости за наличный расчет 1 58 71 Начислена фактическая первоначальная стоимость ценных бумаг, принятых на баланс организации.

Стоимость приобретения ценных бумаг оплачена через подотчетных лиц Бухгалтерские проводки при отражении расходов организации по безвозмездно полученным активам 1 91-2 71 Стоимость произведенных расходов подотчетных лиц с НДС по безвозмездно полученным активам списана на прочие расходы организации Отражение в бухгалтерском учете списания сумм расходов, произведенных подотчетными лицами при оплате работ (услуг) сторонних организаций.
Стоимость приобретения ценных бумаг оплачена через подотчетных лиц Бухгалтерские проводки при отражении расходов организации по безвозмездно полученным активам 1 91-2 71 Стоимость произведенных расходов подотчетных лиц с НДС по безвозмездно полученным активам списана на прочие расходы организации Отражение в бухгалтерском учете списания сумм расходов, произведенных подотчетными лицами при оплате работ (услуг) сторонних организаций. № Дебет Кредит Содержание операции Бухгалтерские проводки в промышленных предприятиях при отражении работ (услуг) сторонних организаций с оплатой их через подотчетных лиц 1 20, 23, 25, 26, 29, 44 субсчет «Коммерческие расходы» 71 Списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для промышленных предприятий Бухгалтерские проводки в предприятиях торговли при отражении работ (услуг) сторонних организаций с оплатой их через подотчетных лиц 1 44 субсчет «Издержки обращения» 71 Списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для предприятий торговли Отражение в бухгалтерском учете представительских расходов, оплаченных через подотчетных лиц.

№ Дебет Кредит Содержание операции Бухгалтерские проводки в производственной организации 1 26, 44 субсчет «Коммерческие расходы» 71 Отражены представительские расходы (затраты), оплаченные через подотчетных лиц, в составе коммерческих (общехозяйственных) расходов Бухгалтерские проводки в организации торговли 1 44 субсчет «Издержки обращения» 71 Отражены представительские расходы (затраты), оплаченные через подотчетных лиц, в составе издержек обращения Отражение в бухгалтерском учете списания сумм расходов, произведенных подотчетными лицами по операциям, связанным с оплатой труда. № Дебет Кредит Содержание операции Бухгалтерские проводки при выплате заработной платы работникам по платежным ведомостям на почте 1 70 71 Списана сумма выплат заработной платы по платежным ведомостям на почте Бухгалтерские проводки по удержаниям из заработной платы работников по 1 70 71 Удержана из заработной платы работника сумма по исполнительным листам Бухгалтерские проводки при перечислении удержаний почтовым переводом 1 76 71 Отражена сумма почтового перевода подотчетного лица (бухгалтера), ответственного за удержания по постановлению судебных органов (других удержаний) Отражение в бухгалтерском учете списания сумм расходов, произведенных подотчетными лицами по прочим операциям. № Дебет Кредит Содержание операции Бухгалтерские проводки при отражении оказанных услуг по исправлению брака в производстве с оплатой их через подотчетных лиц 1 28 71 Списана стоимость потребленных работ (услуг) с НДС на затраты текущего периода(месяца) Бухгалтерские проводки при списании на издержки обращения транспортно-заготовительных расходов подотчетных лиц в оптовой и розничной торговле 1 44 субсчет «Издержки обращения» 71 Отражены (начислены) расходы с НДС по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), если они включены в состав расходов на продажу в организациях торговли Бухгалтерские проводки при списании транспортно-заготовительных расходов, без расчетных документов через подотчетных лиц, на отгрузку продукции (товаров) 1 45 71 Стоимость транспортно-заготовительных расходов с НДС включена в себестоимость отгруженной продукции (товаров) Бухгалтерские проводки при погашении кредиторской задолженности через подотчетных лиц 1 60, 76 71 Списана полностью или частично сумма кредиторской задолженности организации на расчеты с подотчетными лицами Бухгалтерские проводки при отражении целевых расходов, произведенных через подотчетных лиц 1 86 71 Начислена стоимость произведенных расходов, финансируемых за счет целевого использования средств Бухгалтерские проводки при списании расходов по чрезвычайным обстоятельствам с оплатой их через подотчетных лиц 1 91-2 71 Произведена оплата чрезвычайных расходов через подотчетных лиц организации Бухгалтерские проводки при реализации ценных бумаг на сторону через подотчетных лиц 1 91-2 71 Отражены расходы подотчетных лиц по продаже ценных бумаг в составе прочих расходов организации-продавца.

Продажа ценных бумаг не является основной деятельностью организации Бухгалтерские проводки при отражении расходов будущих периодов, произведенных через подотчетных лиц 1 97 71 Начислена стоимость произведенных расходов будущих периодов с НДС Вас также может заинтересовать

Проводки по авансовому отчету в 2021 году

» По полученным в подотчет денежным средствам работник отчитывается предоставляя авансовый отчет. Данный документ утверждается руководителем и на его основании формируются необходимые проводки. В статье рассмотрим какие формируются проводки по авансовому отчету.

Важно! Порядок документооборота при работе с подотчетными сотрудниками должен быть прописан в учетной политике компании для целей бухучета. Аванс, выдаваемый работнику для осуществления служебных поручений организации, о расходе которого необходимо отчитаться, является подотчетом. Денежные средства, выданные в подотчет могут быть потрачены на:

  1. представительские расходы.
  2. хознужды организации (например, покупка товаров, работ, услуг);
  3. командировку (сотруднику выдаются суточные, деньги на проезд и проживание);

Правила выдачи денежных средств под отчет: Основания для выдачи денег в подотчет Денежные средства в подотчет выдаются на основании одного из следующих документов: · заявление работника (с визой на директора, размером выдачи, а также сроком, на который разрешено выдать средства), но с 19 августа 2017 года оно не обязательно; · приказа руководителя о выдаче средств под отчет.

Кому можно выдать деньги в подотчет Выдать под отчет денежные средства из кассы организации можно работникам, с которыми организация заключила: · трудовой договор; · гражданско-правовой договор. То есть, выдать аванс на расходы можно как штатному сотруднику, так и подрядчикам. Например, компания наняла работников по договорам ГПХ для выполнения определенного объема работ.

Для выполнения этих работ требуется покупка материалов. Поэтому таким работникам можно выдать денежные средства для закупки материалов. Способ выдачи денег в подотчет Деньги в подотчет могут быть выданы наличными или по безналу.

В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета, либо выдаются из выручки, поступившей наличными в кассу.

При перечислении денег по безналу, организация переводит сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении в этом случае указывается, что деньги выдаются под отчет. В приказе руководителя на выдачу подотчетных денежных средств должна содержаться следующая информация: ФИО лица, которому выдаются подотчетные средства, сумма денежных средств, выдаваемая сотруднику и срок, на который выдаются денежные средства.

Важно! Подотчетные средства могут быть перечислены на зарплатную карту работника или на его личную банковскую карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления. Руководитель компании устанавливает определенный срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться за полученные им денежные средства.

Например, бухгалтеру выдан аванс на покупку канцтоваров на 5 дней.

По истечении этого срока бухгалтер в трехдневный срок должен предоставить отчет. Когда отчет составляется по командировочным расходам, то отчет должен быть предоставлен в срок до 3-х дней с даты возвращения из поездки. Если деньги работнику поступили на карту, то отчитаться по ним он может и позже указанного срока.
Если деньги работнику поступили на карту, то отчитаться по ним он может и позже указанного срока.

То есть к безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно.

Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств.

Читайте также статью ⇒ На сегодняшний день компании могут не применять большинство форм первичных учетных документов.

Это в том числе касается и авансовых отчетов.Отчет по израсходованным денежным средствам работником предоставляется по унифицированной форме (АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо по самостоятельно разработанной форме. Если организация выбрала второй вариант, то ее должен утвердить директор.

Для этого он издает приказ к учетной политике. На лицевой стороне АО должны указываться ФИО сотрудника, его должность, а также назначение выданного ему аванса.

Оборотная сторона данной формы предназначена для указания подотчетным лицом перечня документов, которыми он может подтвердить свои расходы. Все прилагаемые документы нумеруют в порядке записи их в АО.

Бухгалтером компании проводится проверка:

  1. общих сумм расходов, а также счетов учета.
  2. наличие подтверждающих документов;
  3. целевого расходования средств;
  4. правильность оформления отчета;

После проверки авансовый отчет передается директору для утверждения и принимается к учету. Неиспользованный подотчетным лицом аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО).

Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (РКО).

Подотчетные денежные средства списываются на основании данных авансового отчета после утверждения документа бухгалтерией.

Читайте также статью ⇒ Когда бухгалтеру сдан АО, он должен сформировать необходимые проводки. Денежные средства, выдаваемые в подотчет и в случае возмещения перерасхода по АО, отражаются по дебету 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со следующими счетами:

  • Счет 50 «Касса».
  • Счет 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета».

Денежные средства, потраченные подотчетным лицом списывают с 71 счета на:

  1. счета учета затрат;
  2. иные счета исходя из характера расходов.
  3. счета, на которых учитывают купленные ценности;

Если подотчетное лицо возвращает неизрасходованные деньги, то это отражается по дебету счетов учета денег и кредиту 71 счета.

Аналитический учет 71 счета осуществляется по каждой сумме денежных средств, выданных в подточит. Важно! Денежные средства в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу.

В первом случае они выдаются из кассы организации на основании РКО. А во втором – перечисляются на карточный счет подотчетного лица. Рассмотрим основные проводки Хозяйственная операция Проводка Д К Сотруднику под отчет выдана расчетная банковская карта 71 50 (субсчет «Денежные документы») Сотрудником получены наличные 71 50 Подотчетным лицом возвращена расчетная банковская карта 50 (субсчет «Денежные документы») 71 Стоимость ТМЦ, товаров и ОС, приобретенных подотчетным лицом для организации, иногда проводятся через такие счета как 60 «Расчеты с поставщиками» и при оформлении АО 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Рассмотрим основные проводки Хозяйственная операция Проводка Д К Сотруднику под отчет выдана расчетная банковская карта 71 50 (субсчет «Денежные документы») Сотрудником получены наличные 71 50 Подотчетным лицом возвращена расчетная банковская карта 50 (субсчет «Денежные документы») 71 Стоимость ТМЦ, товаров и ОС, приобретенных подотчетным лицом для организации, иногда проводятся через такие счета как 60 «Расчеты с поставщиками» и при оформлении АО 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Однако у компании в данном случае долг перед поставщиком не возникает и значит данные проводки не нужны.

Необходимо сформировать следующую проводку: Хозяйственная операция Проводка Д К Оприходование имущества, приобретенного через подотчетного сотрудника 08 (10, 41) 71 Исключением будет только ситуация, при которой работник внес предоплату за товар, но не забрал его, либо расчет осуществлялся за товар, который уже оприходован в учете. В этом случае потребуются проводки с использованием 60 и 76 счетов. Рассмотрим подробнее на примере: Сотруднику компании выдан аванс в размере 4000 рублей для покупке картриджа.

Однако, в наличии картриджа не оказалось, а их поставка ожидается только через неделю. Сотрудник оставил аванс продавцу и договорился забрать картридж позже.

В этом случае нужно будет сформировать следующую проводку: Д60 (субсчет «Авансы выданные») К71.

Вопрос: Когда требуется составление промежуточного авансового отчета? Ответ: Заполнение промежуточных АО возможно, если это предусматривается в локальных нормативных актах компании.

Например, работника отправили в длительную командировку на срок 6 и более месяцев.

В этом случае для правильного формирования себестоимости он может предоставлять промежуточные АО за каждый месяц. Правила предоставления промежуточных отчетов должно быть прописано в положении о расчетах с подотчетными лицами и положении о командировках. Кроме того, должен быть указан способ, которым сотрудник будет передавать документы.

Кроме того, должен быть указан способ, которым сотрудник будет передавать документы. Например, лично, по почте, через курьера или в виде сканов с досылкой оригиналов по почте. По возвращении работника из командировки, с ним можно будет провести уже окончательный расчет.

Вопрос: Оформляется ли авансовый отчет, если работник не истратил выданные ему денежные средства и в полном объеме вернул их в кассу? Ответ: Нет, в этом случае авансовый отчет составлять не нужно. Наличные работнику выдаются под отчет из кассы на основании расходника.

Работник, получивший наличные, обязан выполнить поручение руководителя и отчитаться за истраченные деньги.

Для этого им предоставляется отчет.

Если поручение работодателя он выполнить не смог, то и отчет ему предоставлять не нужно. Работник просто возвращает в кассу полученный аванс. ( Пока оценок нет ) Поделиться:

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.Пример.Рассмотрим при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»Выданы в подотчет денежные средства.Не забудьте, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом, следовательно, дебетуется данный счет по конкретной сумме.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит20 (23, 25, 26, 29, 10, 08)71 Списаны расходы подотчетного лицаВ том случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой: Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит19

«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лицаЕсли подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит50 «Касса»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организацииЕсли работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Отражена сумма невозвращенного авансаВ дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работникаПри погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса».

Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.Для того, чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит55 «Специальные счета в банках»51 (52) «Расчетный счет» («Валютный счет»)Переведены денежные средства на специальный карточный счет71 «Расчеты с подотчетными лицами»55 «Специальные счета в банках»Учтена сумма средств на карточке (аванса), выданной работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов В вышеприведенном материале, были перечислены все основные требования, предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания. Несмотря на то, что любая организация стремиться организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередко возникает ситуация, когда работник не своевременно предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный остаток.

Как поступить бухгалтеру в данном случае?В такой ситуации вопрос может быть решен двумя способами:· работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника;· работодатель принимает решение не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица.

В зависимости от принимаемого варианта осуществляется и отражение данных операций в бухгалтерском учете.Рассмотрим каждый из вариантов в отдельности.Во-первых, необходимо отметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенного аванса из заработной платы работника работодатель имеет право на основании статьи 137 ТК РФ**Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155) или простое (часть третья статьи 157);*В соответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос, о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Пример.Работнику организации, ответственному за проведение официального приема в феврале 2004 года были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 рублей.После проведения официальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 рублей с учетом НДС и документы об оплате данного счета;счет-фактура от транспортной организации, за услуги доставки участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 рублей, в том числе НДС и платежные документы.Таким образом, принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 рубля.Так как подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 рублей, а израсходовало только 14 632 рублей, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 рублей.

Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

Руководитель организации принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника.

Работник согласен с решением руководителя.Обратите внимание!Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований статьи 138 ТК РФ, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.Пример.Предположим, что сумма начисленной заработной платы данному работнику с начала года составила:В январе 2004 года – 5 000 рублей;В феврале 2004г – 5 000 рублей;Данный работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей. Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходы физических лиц за февраль 2004 года. С начала года:НДФЛ = (5000 +5000 – 400 х 2 мес.) х 13% =1196 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма удержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей, следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц)(5 000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.Таким образом, при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:налог на доходы физических лиц — 598 рублей;сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы — 368 рублей.На руки работнику будут выданы 4034 рублей (5000 рублей — 598 рублей — 368 рублей).В бухгалтерском учете операции по удержанию с работника невозвращенной суммы будут отражены следующим образом: Корреспонденция счетовСумма, рублейСодержание операцииДебетКредит71 « Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»15 000Выданы денежные средства на представительские расходы26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы»71 «Расчеты с подотчетными лицами»12 400Учтены представительские расходы19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»71 «Расчеты с подотчетными лицами»2232Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченным подотчетным лицом94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»71 «Расчеты с подотчетными лицами»368Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей368Отражена задолженность работника перед организацией26 «Общехозяйственные расходы»70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»5000Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ»598Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»368Удержана не возвращенная сумма аванса70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»50 «Касса»4034Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 годаВ данном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 рублей), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично.

Сначала погашается задолженность в сумме равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Пример.Воспользуемся исходными данными вышерассмотренного примера. Однако в данном варианте руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.В этом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ**1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.*Исходя из этого, организация, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание налога на доходы физических лиц.Сумма дохода у физического лица с начала года составит:В январе 2004 года – 5 000 рублей;В феврале 2004 года – 5 000 рублей + 368 рублей;Определим сумму налога на доходы физических лиц.С начала года:НДФЛ = (5 000 рублей + 5 368 рублей — 400 х 2 мес.) х 13% = 1244 рублей.Так как за январь 2004 года сумма НДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то к удержанию за февраль 2004 года следует 646 рублей.Следовательно, на руки работник получит сумму в размере 4354 рубля (5 000 рублей – 646 рублей).В бухгалтерском учете это отразится следующим образом:Корреспонденция счетовСумма, рублейСодержание операцииДебетКредит71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»15 000Выданы денежные средства на представительские расходы26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы»71 «Расчеты с подотчетными лицами»12 400Учтены представительские расходы19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»71 «Расчеты с подотчетными лицами»2232Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченных подотчетным лицом94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»71 «Расчеты с подотчетными лицами»368Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»368Отражена задолженность работника перед организацией91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы»73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»368Списана задолженность работника по подотчету (на основании решения руководителя организации)26 «Общехозяйственные расходы»70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»5000Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ»646Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»50 «Касса»4354Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 годаИспользуя этот вариант, бухгалтер неизменно столкнется с вопросом нужно ли начислять сумму ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составе доходов физического лица. В рассматриваемом примере сумма невозвращенного аванса отражается в бухгалтерском учете в составе внереализационных расходов:Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».Данные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.Следовательно, на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыльПункт 3 статьи 236 НК РФ** Указанные в пункте 1 настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если: у налогоплательщиков — организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;у налогоплательщиков — индивидуальных предпринимателей или физических лиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходы физических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде.*Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование так же не начисляются. Основанием для не начисления служит пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 года №167-ФЗ

«Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

** Объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (взносу), установленные главой 24 «Единый социальный налог (взнос)» Налогового кодекса Российской Федерации.* А вот страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса начислить придется. Этого требует Федеральный закон от 24.07.1998 года №125-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

.Обратите внимание!Бухгалтеру организации следует обратить внимание и на требования Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 года №114н.

Так как сумма невозвращенного аванса, исключается из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так последующих отчетных периодов, то у налогоплательщика возникнет постоянная разница в соответствии с пунктом 4 вышеуказанного документа* *Для целей Положения под постоянными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов.*В соответствии с пунктом 6 ПБУ 18/02 постоянные разницы отчетного периода отражаются в бухгалтерском учете обособленно (в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница).

В рассматриваемом примере постоянная разница может быть отражена в аналитическом учете по счету 91, субсчет 91-2.С возникновением постоянной разницы в бухгалтерском учете организации признается постоянное налоговое обязательство (368 рублей х 24% = 88,32 рубля) — сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде. На сумму постоянного налогового обязательства организация корректирует величину условного расхода по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, определяемая исходя из бухгалтерской прибыли (убытка), и тем самым определяет налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль.В учете это отражается следующим образом:Корреспонденция счетовСумма, рублейСодержание операцииДебетКредит99 «Прибыли и убытки» субсчет «Постоянное налоговое обязательство»68 «Расчеты по налогам и сборам»88,32Отражена сумма постоянного нало-гового обязательстваМы уже обращали внимание читателя на то, что срок, на который денежные средства могут выдаваться подотчетному лицу на хозяйственные расходы, законодательно не установлен. Правилами указано, что такой срок может устанавливаться руководителем организации.

Однако Правила говорят о возможности, а не об обязанности.

Если такой срок руководитель установил, то работник обязан отчитаться по подотчетной сумме не позднее чем через три рабочих дня после того, как срок истек.

А если срок установлен не был, то и нарушить его нельзя. Следовательно, если в организации не установлен срок, на который выдаются подотчетные суммы, то претензии налоговых органов по поводу продолжительности нахождения подотчетной суммы на руках работника нельзя считать обоснованными, но они обязательно будут.

Обратите внимание!Налоговые органы, выявляя при проведении проверок подобные случаи выдачи сотрудникам подотчетных сумм на неопределенное время, квалифицируют их как получение физическим лицом беспроцентного займа, заставляя организации определить сумму материальной выгоды, которая якобы возникает у физического лица, включить ее в состав доходов данного сотрудника и удержать сумму налога на доходы физических лиц.Мы уже отметили, что такое требование налоговых органов не является законным. Понятие материальной выгоды установлено налоговым законодательством, а именно статьей 212 НК РФ. В соответствии с данной статьей доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, являются:*1) материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей; 2) материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) в соответствии с гражданско-правовым договором у физических лиц, организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику; 3) материальная выгода, полученная от приобретения ценных бумаг.*Как видим, Налоговый кодекс не предусматривает исчисление материальной выгоды по денежным суммам, полученным под отчет.

Поэтому даже в том случае, если деньги находились у подотчетного лица свыше срока, на который они были выданы, исчисление материальной выгоды производиться не должно.Налоговые органы в данном случае пытаются подвести выданную сумму подотчета под сумму беспроцентного займа, полученного от организации.

Однако, чтобы это имело под собой законные основания, между заемщиком и заимодавцем должны существовать договорные отношения, оформленные в соответствии с Гражданским Кодексом РФ. Займы регулируются главой 42 ГК РФ «Заем и кредит». В соответствии с пунктом 1 статьи 807 Гражданского кодекса РФ по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

В том случае, если договор займа заключается между заимодавцем – юридическим лицом и гражданином (заемщиком) он должен быть заключен в письменной форме.

Такое требование вытекает из пункта 1 статьи 808 ГК РФ.Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей.

При этом условие о том, что заем является беспроцентным, должно быть указано в договоре, данное положение указано в пункте 1 статьи 809 ГК РФ.