Акт выдачи карт

Акт передачи топливной карты водителю

9660 является важной частью документооборота компании, которая владеет транспортом с наемными водителями. Посредством этой бумаги можно соблюсти алгоритм документального оформления выдачи бензина водителям.

1. Бланк и образец
2. Проверено экспертом
3. Бесплатная загрузка
4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Подавляющее большинство компаний, работающих в транспортной сфере либо имеющих дело с перевозками, сталкивается с проблемами контроля использования топлива. Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет:

1. За счет распечаток сделать нагляднее расходы компании, собрать статистику, улучшить логистические процессы в целом.
2. Уменьшить время оплаты на заправочных станциях.
3. Уменьшить расходы за счет корпоративной скидки, обычно предоставляемой топливными компаниями.
4. Оптимизировать бухгалтерскую отчетность.

Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.

Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:

• В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
• Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
• Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
• Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.
• Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.

Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей.

Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией. Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании. Водитель и работодатель с этим документом приходят к соглашению передачи имущества в виде топливной карты.

Для того чтобы бумага имела юридическую силу, она обязательно должна содержать:

1. Полное наименование.
2. Если в компании принята такая практика, то регистрационный номер. Так факт наличия легче будет зафиксировать в журналах.
3. Город.
4. Реквизиты составившей его организации.
5. Дату.

В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:

1. Наименование организации.
2. Представитель организации, от лица которого совершается передача. В образце это генеральный директор.

   Желательно, чтобы в бумаге фигурировало то же лицо, на которое был оформлен договор на поставку топлива с топливной компанией. Указывается ФИО.

3. Цель передачи топливной карты именно этому лицу.

   Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом). Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.

4. Сколько экземпляров акта составлено.
5. ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт.

   Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.

6. Название и номер топливной карты.
7. На основании каких документов работодатель передает водителю имущество.

   В ООО такой документацией является Устав.

Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника.

На обоих должны стоять подписи того и другого.

Только так документ будет обладать желаемой юридической силой. В конце страницы отведены специальные графы на подписи получателя карты и того, кто ее передает. Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс.

Тогда в документах подобного плана будет стоять подпись назначенного материально ответственного лица.

Вообще, особенность топливной карты состоит в том, что она может быть выдана тремя возможными вариантами:

1. Бесплатно.
2. С условием возврата. За нее водителем оставляется денежный залог. При возврате карты в бухгалтерии производится обратная проводка. При этом стоимость карты не должна нигде фигурировать. То есть общие расходы организации от этого увеличиваться либо уменьшаться не должны. Это вытекает из 250 статьи Налогового кодекса.
3. С оплатой, за определенную сумму. В этой ситуации стоимость сразу списывается на счет производственных затрат.

В представленном образце акта прописана безвозмездная передача. Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем.

Для того чтобы систематизировать процесс выдачи карт, заводят специальный документ – журнал учета приема и выдачи топливных карт.

За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива. Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил. В этом документе может регистрироваться и номер акта передачи топливной карты водителю.

Необходимость в составлении акта передачи топливной карты водителю при подписании приказа, естественно, отпадает.

Инструкция: составляем приказ о передаче топливной карты сотруднику

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками — это распоряжение директора, которое определяет особый порядок расчета за горюче-смазочные материалы и устанавливает лимиты платежей. Локальный акт помогает оптимизировать расходы на ГСМ и упростить их бухгалтерский учет.

11 июня 2023 Автор: за водителями по маркам машин Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов: Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.

Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.

В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон. Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно.

Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно. В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета. Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.

Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ. Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:

• Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
• Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
• Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.

В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.

Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:

• Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.
• Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
• Приобретал топливо.

Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя.

Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК. Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам.

После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

Для учреждения выпускают два типа ТК — основную для бухгалтерии и персональную для водителя. Распоряжение готовим для личной карточки шофера.

Помимо факта передачи зафиксируйте и ограничения по суммам на каждый месяц.

Отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам не нужен.

Необходимые составляющие приказа:

• Основания для издания: оптимизация затрат на горюче-смазочные материалы, контроль за оборотом топлива в учреждении.
• Меры ответственности за нарушение установленных лимитов (при необходимости). Если эти меры не обозначены в допсоглашении к трудовому договору, пропишите нормативы здесь: обоснование превышения лимитированных затрат, компенсация нарушений и правила расходования остатков по карточке.
• Перечень ответственных за исполнение лиц.
• Сведения об организации (используется фирменный бланк), основные реквизиты (номер, дата, место выпуска).
• Информация по каждой ТК: наименование, номер, лимиты и срок действия.
• Суть распоряжения: использование в организации ТК, закрепление их за водителями или автомобилями.
• Список пользователей: перечислите всех служащих, которым выдадут индивидуальные карточки.

Вот примерный шаблон — образец приказа на выдачу топливных карт сотрудникам и определение расходных лимитов: Наименование организации ПРИКАЗ № г. ___________ «__» _______20 __ г.

В целях оптимизации затрат на ГСМ и контроля за оборотом топлива ПРИКАЗЫВАЮ:

• Закрепить топливные карты за сотрудниками ________________ (наименование организации) в следующем порядке:
• Сотрудникам ________________ (наименование организации) при исполнении своих должностных обязанностей использовать для заправки служебных автомобилей только топливные карты.

ФИО сотрудника Должность Марка, г/н автомобиля Наименование ТК Номер ТК Установленный лимит Срок действия лимита

• Контроль за исполнением приказа возложить на ____(ФИО, должность ответственного сотрудника).

Руководитель организации Подпись ФИО Ознакомлен: Подпись Должность, ФИО ответственного сотрудника Заполненный образец приказа об использовании топливной карты выглядит так: Работник, которому выдана топливная карточка, несет за нее дисциплинарную и материальную ответственность. Например, если карта повреждена или утеряна, то его привлекут к дисциплинарной ответственности по — это выговор или замечание.

Если же по вине водителя произошла незаконная трата ГСМ, то работника привлекут к материальной ответственности ( и ).

Об авторе статьи Задорожнева Александра Бухгалтер В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Уведомление о снижении заработной платы — это официальное сообщение работнику о готовящемся понижении оклада.

Отчитаться придется в электронной форме. Бумажного бланка отчета не предусмотрено.

13 апреля 2023 Приказ об организации дистанционного обучения в период карантина — это распоряжение директора школы об изменении порядка учебного процесса в связи с распространением коронавируса.

27 мая 2023 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Главный бухгалтер 20 февраля 2023 Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.

Содержание Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ.

Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях. Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности.

Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

1. денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
2. литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис.

Например, информация о нем, а также о подключении к программе Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС. В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

1. списание денежных средств в оплату;
2. остатки денежных средств.
3. перечисление аванса поставщику ГСМ;
4. отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012.

Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование. Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации. В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС Содержание операции Дебет Кредит Приобретение за плату Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты 10 60 Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60 Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10 Перечислена оплата поставщику 60 51 НДС принят к возмещению 68 19 Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления) Приняты на забалансовый учет электронные носители 012склад Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику 012работник 012склад Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации 012склад 012работник Списан более не используемый электронный носитель 012склад Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить.

Для этого организация сама может разработать форму документа.

Назвать его можно, например, акт-приема передачи. Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата. Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования.

После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета.

Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком.

Он должен передать организации:

1. накладную (акт приема-передачи);
2. отчет по топливным картам об отпущенном топливе.
3. счет-фактуру;

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов. Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей Содержание операции Дебет Кредит Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС 60авансы 51 Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей 10 60 Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60 Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10 НДС принят к вычету 68 19 Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов.

Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752. По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете.

Главный бухгалтер В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит.

С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2023 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми.

Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.Под корпоративными картами понимаются любые карты, которые используются в бизнес-целях. По типу они делятся на дебетовые и кредитные, по используемой валюте на рублевые и валютные, по персонификации на именные и неименные.Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им.

Если сотрудник увольняется, карта блокируется.Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников.

Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.Ак Барс Банк предлагает при открытии счета сразу , или вы можете получить ее позднее.Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность, но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты.

Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.Можно совершать:

1. покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
2. оплату поставщикам;
3. командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.
4. оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;

Нельзя использовать для следующих целей:

1. крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
2. передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.
3. выплата зарплаты и дивидендов;
4. личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;

Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций.

ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к.

средства на его счете являются финансами физлица.За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.Подтвердят покупку:

1. договор на оказание услуг или поставку;
2. бланк строгой отчетности (БСО) и другие.
3. акт;
4. кассовый и/или товарный чек;
5. накладная;

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.Главным плюсом можно считать жесткий контроль за расходами, а также оперативное поступление информации о тратах.

Кроме того, если сотруднику в командировке потребуются деньги, то достаточно будет пополнить баланс карты со счета.Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.Если вы рассчитываетесь с поставщиком корпоративной картой, то на вас не распространяется ограничение по наличным расчетам до 100 тысяч рублей.Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.Из минусов — нельзя использовать постоянно для снятия наличных.

Крупные операции с наличными попадают под контроль банка, при операциях свыше 600 тысяч банк обязан сообщить о них в Росфинмониторинг. Нельзя рассчитаться с помощью корпкарты с подрядчиками-физлицами или самозанятыми.Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.

: Теги: Пост написан компанией Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.